V minulém čísle IT Systemu jsme vám stručně představili informační systém VOIS, který svou architekturou a především použitím technologií intranetu přináší velmi zajímavé řešení automatizace klíčových procesů obchodních a distribučních firem. Minule jsme vám prezentovali systém VOIS jen z hlediska jeho filozofie a základních vlastností, v následujícím článku vám představíme podrobněji jednotlivé moduly a jejich vybrané funkce.

Systém VOIS obsahuje několik desítek modulů. Jejich detailní popis by zabral mnoho stránek, což není předmětem tohoto článku. Proto jsou v následujícím článku vyjmenovány jen ty hlavní a k některým zajímavým funkcím je přidán podrobnější komentář.

Sklad, zboží, ceníky, kontakty
První skupina modulů (zboží, ceníky kontakty a sklad) je určena pro základní správu položek systému.

Modul SKLAD eviduje veškeré pohyby zboží. Pro zajištění sledování těchto pohybů na co nejnižší úrovni, jsou veškeré skladové pohyby realizovány výhradně metodou FIFO. K dispozici jsou nástroje na provádění všech potřebných skladových operací, jako jsou mezi-skladové převody, záměny zboží, slučování a rozpad skladových položek, agenda Inventury atd.. Všechny skladové operace jsou prováděny v reálném čase, díky čemuž systém v každém okamžiku zobrazuje skutečný stav skladu.

Systém je pojat jako Multi-skladový (např. pobočky) a každý sklad je přiřazen do kategorie (prodejní, reklamační, konsignační atd.). Pro každý sklad existují skladová místa.

V modulu ZBOŽÍ jsou evidovány vlastnosti zboží (název, kód, kód dodavatele, jednotka, normativ, minimální zásoba dle skladu, příslušnost pro sklad, rozměry váha a příslušný čárový kód EAN za kus-karton-paletu, celní skupiny, poznámky atd.), které jsou v jiných částech systému používány k tiskům katalogů, cenovek, publikování na WEB-shopu atd. Rozmanitost parametrů není limitována a je dána požadavky uživatele.

Dalším důležitým údajem jsou skupiny zboží, které slouží ke klasifikaci zboží do stromové struktury a jejich řazení do hierarchie, čímž se napomáhá v orientaci v sortimentu. Počet úrovní této struktury není omezen a závisí jen na potřebách zákazníka. Zboží je dále zařazeno do ceníků (cenotvorné, nákupní, prodejní) a jsou definovány rozšířené údaje pro prodej a nákup (např. výčet možných dodavatelů, dodací termíny a ceny).

Mezi zajímavé funkce patří náhrady (úplné nebo "jednosměrné"), možnost složit více jednotlivých položek do jedné tzv. Superarticlu a funkce "doplňkové zboží" - sady, která např. při psaní zakázky "sama" nabídne doplnit zboží.

CENÍKY jsou navrženy tak, aby výrazně zefektivnily běh obchodních činností v celé firmě a tomu odpovídá poměrně rozsáhlá agenda pro nákupní a prodejní ceníky. Ve všech cenících je výchozí pro stanovení slevy tzv. ListPrice cena, kterou obvykle určuje výrobce nebo hlavní dodavatel. Pokud velkoobchod pracuje se zbožím, kde se mění List Price velmi dynamicky a je potřeba efektivně hlídat minimální rabat a "maximální" prodejní cenu, je do systému integrovaná agenda označená jako cenotvorné ceníky.

Nákupní i prodejní ceníky mají několik úrovní a pracují v libovolné měně. Ceníky se dělí na standardní (i multistandardní), kdy je určitý odběratel zařazen do standardních "dealerských" kategorií dle skupin zboží, ceníky individuální, kdy je možné ještě na konkrétní položky zadat individuální cenu/slevu a ceníky akční. Ceníky jsou vázány na sklad, na kontakt nebo na skupinu kontaktů a na období jejich platnosti. Systém se pak chová tak, že po zadání kontaktu a položky, hledá v cenících nejvýhodnější cenu. Například při v době konání akce nadřadí akční ceník nad individuální a standardní. Pravidla chování (tzn. určení, která cena je nejvýhodnější - nemusí to být ta nejnižší) lze široce nastavit.

Modul KONTAKTY je centrální agenda evidující veškeré podstatné informace ke kontaktu. Její obsah je strukturován po jednotlivých záložkách. Kontakty se vztahují k obchodnímu subjektu (tak jak je zapsán v obchodním rejstříku) a dílčí záznamy jako pobočky (místa určení zboží) nebo osoby jsou pro přehlednost vizuálně řazeny ve stromu kontaktu. Kromě všech běžných údajů (název, ičo, dič, adresa, tel. Poznámka atd.) lze kontakty řadit do definovaných skupin a na definované pozice, což má velký význam při jakémkoliv hromadném vybírání kontaktů.

Pokud má kontakt "zaškrtnut" atribut zákazník, zpřístupní se záložka zákazníky, kde se nastavuje systémově vztah velkoobchodu k tomuto kontaktu. Tzn. smlouva a její platnost, nastavuje se výše kreditu a způsob restrikcí a při překročení kreditu (varování, změnit způsob úhrady, zakázat). V zakázce při překročení kreditu systém postupuje dle nastavené restrikce.

Důležitou funkcí kontaktů je možnost efektivně zaznamenávat "aktivity", tzn. vytvořit záznam kdo, kdy, s kým a jakou aktivitu vykonal, což vede k efektivní komunikaci s kontaktem založené "na znalostech".
Na kontakty přímo navazuje samostatný modul Marketingové akce, který slouží k založení akce (případně zkopírování kontaktů z minulé akce), výběru a editaci kontaktů dle různých kritérií od více pracovníků velkoobchodu. Následuje tisk štítků (hromadná korespondence nebo e-mail).

Ostatní moduly
Druhá skupina modulů je určena pro vytváření dokladů, jejich přehledy atd. Způsob práce a ovládání jednotlivých typů dokladů je velmi podobný. Každý doklad obsahuje pole tlačítek pro snadné listování v dokladech stejného typu a pro vyhledání souvisejících dokladů k danému obchodnímu případu. Celý sklad pracuje způsobem uchovávání pravé nákupní ceny u jednotlivých kusů ve skladu. Průměrnou skladovou cenu jen informativně zobrazuje, ale při výdeji položek se neuplatňuje.

Další moduly slouží pro vytváření sestav, manažerských výstupy pomocí OLAPu a řadu dalších operací. Pro řízení velkoobchodu je kvalitně analyzovat nutné rozsáhlé množství informací. Kromě standardních výstupních sestav generovaných přímo z databáze (např. stavy skladů) má systém VOIS integrovány prostředky OLAP. Tato databázová technologie je optimalizovaná pro dotazy a vytváření sestav namísto zpracování transakcí. Data do "OLAPu" se načítají dávkově z databáze a jsou hierarchicky uspořádána a uložena do datových krychlí namísto tabulek. OLAPové sestavy systému VOIS jsou děleny na "pevné", určené pro denní sledování (hodnocení prodeje dle poboček, skladové zásoby atd.). Další skupinu tvoří "předlohy" sestav kde si uživatel pouze upřesní určité údaje (období, kontakty, zboží …) a uživatelské sestavy, které umožňují vytvářet výstupy ("řezat" OLAPovou kostku) téměř libovolně. Dalším navazujícím nástrojem v řadě (vedle SQL a OLAPu) jsou kontingenční tabulky Microsoft Excel, které přinášejí pro určité případy vyhovující prostředí pro detailní analýzu.

Jako příklad výstupu z OLAPu slouží sledování a vyhodnocení obrátky zboží, což představuje jeden ze stěžejních hodnotících faktorů velkoobchodu. Obrátka je číslo, které říká, za kolik dní se prodá současný stav zásob, bude-li se prodávat a nakupovat stejným tempem jako v minulém zvoleném období. Zadání sestavy ve VOIS představuje určení období (měsíc, kvartál, rok, interval), určení skladových položek event. sortimentních skupin nebo značek a skladů nebo poboček, kde nás obrátka zajímá. Výstupem je strukturovaná tabulka ekvivalentní zadání a výsledné číslo je možné například porovnat s nastaveným normativem (který by měl odrážet obrátku).

Další důležitou "manažerskou" součástí systému je sledování událostí, které způsobují odesílání informací e-mailem definovaným osobám. Například vedoucí poboček mají denně v poště přehled prodejů své pobočky, jednou týdně stavy skladů atd. Obchodní ředitel může periodicky dostávat např. přehled prodejů pod minimální rabat (po zakázkách, po položkách), přehled 50-ti nejlépe/nejhůře prodávaných položek atd.

Zajímavou možností je i ukládání a sdílení dokumentů (přivěšování) ke kontaktům, zakázkám objednávkám atd. na centrální místo do adresáře serveru.

Web-Shop
VOIS obsahuje také on-line WEB-SHOP portál, který umožňuje částečně přenést režii (např. proces prodeje) přímo na zákazníka. Dle individuálního nastavení zákazník "vidí" přímo "do skladu" na aktuální stav, může zboží jen poptat nebo přímo objednat (tzn. pak si vytvoří přímo zakázku a pokud k tomu má právo může i ukončit, čímž se ocitne ve frontě na výdej).

Konfigurace
Dle velikosti firmy, implementovatelných modulů systému VOIS a typu zvolené verze databáze SQL existují tyto základní konfigurace:

. Enterprise
úplná konfigurace určená pro geograficky rozprostřený velkoobchod s velkým množstvím nezávislých skladů, několika prodejními zastoupeními (velkoobchody), maloobchodními prodejnami. Systém obsluhuje typicky 40 a více uživatelů

. Light
verze určená pro menší společnosti, které mají obvykle organizovány sklady do hvězdy (jeden centrální a ostatní podřízené) a mají jednodušší strukturu položek zboží. Tato verze je postavena na databázi SQL ve verzi Desktop Engine, která má určitá omezení (velikost databáze 2GB, neobsahuje full-text, neobsahuje OLAP). Je určen pro společnosti typicky s cca 20 uživateli

. UltraLight
tato verze je určena pro (z hlediska počtu uživatelů) malé společnosti. "Serverem" v této konfiguraci je Windows2000/NT Workstation a databáze MSDE. Systém je určen pro maximálně 10 uživatelů a vyžaduje minimální nároky na HW a systémový SW

Přechod na nový systém
Závěrem zajímavá zkušenost při vlastním "spouštění" systému. V praxi se opakovaně zdařil přechod na nový systém metodou "přes víkend", kdy se v pátek "stopne" starý systém, převedou data do VOISu a v průběhu víkendu probíhají školení na aktuálních datech. V pondělí se nahraje páteční stav a systém spustí naostro do reálného režimu velkoobchodu za vydatného dozoru. Dosavadní vyhodnocení tohoto postupu ukazuje, že značně zkracuje (minimalizují se opakovaná školení a testování "nanečisto) celkový náběh do plného výkonu firmy.