Tento článek je průřezem zkušeností HSI při implementaci systémů správy informací o hmotném majetku společnosti. Efektivní správa informací o hmotném majetku, aktivech a podpůrných informacích (výkresech, dokumentech) (Facility Information Management) je jak módním heslem, tak imperativem pro vlastníky průmyslových, obchodních či jiných nebytových prostor a areálů pro přežití v náročném konkurenčním tržním prostředí. Úplná a důvěryhodná evidence majetku umožňující analýzy, přehledy a výstupy je základní bází pro strategické a operativní řízení těchto aktiv.

Tradiční počítačově podporovaná řešení (Computer Aided Facility Management, Computer Aided Design) jsou dnes posunuta na vyšší úroveň díky integraci řešení s jádrovými podnikovými IS (např. SAP R3 - modul údržba - obousměrná vazba technických míst a technického vybavení na korespondující majetkové entity) a databázovými prostředími, díky pokročilým prostorovým analýzám, dynamické distribuci informací po webu a možnostem operativní tvorby výstupů, formulářů a dokumentů. V rámci databázových formulářů lze dnes zobrazovat naskenované výkresy, smlouvy a další dokumenty, propojit dokumenty v rozličných formátech (doc, xls, …), fotografie i videoukázky.

S jistou mírou zjednodušení lze říci, že v praxi se lze setkat se dvěma základními akcenty v oblasti správy podnikového hmotného majetku - s důrazem na správu nemovitého majetku nebo na správu prostor a ploch.

Správa nemovitostí
Správa nemovitostí se primárně zabývá evidencí nemovitého majetku, silnou vazbou na legislativu (stavební zákon, katastrální zákon, zákon o dani z nemovitostí) a "okolí" podniku.

Řešení správy nemovitostí zahrnuje tyto okruhy činností:

. daňová evidence pozemků a budov,
. majetkoprávní vztahy k pozemkům a budovám,
. evidence věcných břemen,
. pronájmy prostor a pozemků cizím subjektům,
. nájmy prostor a pozemků od cizích subjektů.

Důležitou součástí těchto projektů je integrace s dalšími relevantními podnikovými IS, především s účetní evidencí hmotného investičního majetku a s aplikací pro přiznání k dani z nemovitostí.

Systém správy nemovitostí integruje grafické i negrafické informace, přičemž redukuje duplicitní informace, které jsou jinak na úrovni mnoha podnikových útvarů obvykle vedeny zcela odděleně.

Informace je možné doplnit přiřazením odkazů na příslušné právní dokumenty, stavební anebo technologické výkresy, případně fotografie nebo jiné multimediální dokumenty.

Uživatelé oceňují především možnost komplexního pohledu na nemovitý majetek zahrnující majetkoprávní, daňové a vybrané ekonomické údaje v kontextu dané územní lokality a z toho vyplývající informační podporu pro zajištění majetkových práv při interakci s nemovitostmi jiných vlastníků (věcná břemena, nájmy apod.).

Správa podnikových prostor a ploch
Prostory se týkají budov a v nejjednodušší podobě jde o popis objektů v dekompozici budova - podlaží - místnost. Hovoříme-li o plochách, máme na mysli komunikace, parkovací a manipulační plochy, zeleň, atd.

Podpora podnikových činností se týká těchto oblastí: V rámci pasportu staveb je podstatné sledování a plánování oprav, revizí, údržby budov a zařízení, snadný přístup k potřebné dokumentaci. Z hlediska bezpečnostního je důležité udržovat přehled o nebezpečných látkách, protipožárních zařízení s možností jejich přesné prostorové lokalizace. Ekonomické faktory evidence majetku vyplývají jak z evidence inventarizovaného a neinventarizovaného majetku, tak i ze sledování nájmů a pronájmů budov, zařízení, parkovacích míst apod. Sledování platebních termínů, vypršení platnosti a prodlužování smluv je důležitou součástí řešení v oblasti pronájmů i pojištění majetku. Na tyto údaje navazuje analýza a tvorba nabídek pro nájemce. Přehled o využití prostor je důležitý i pro efektivní umístění pracovníků v místnostech. Dalším krokem je evidence nábytku a zařízení vč. ekonomických a pojistných údajů, přiřazení nábytku či zařízení pracovníkům nebo střediskům a vazby na inventarizace.

V případě stěhování a přesunů se řeší rezervace místností dle termínu, času, velikosti, kapacity, doplňkového vybavení, plánování způsobu přepravy majetku, odesílání a příjem (přepravci, prodejci, přepravní prostředek, ...) určení zařízení stěhovaného s pracovníkem apod. Zaměstnanci jsou vázáni na fyzická pracovní místa, může jim být přiřazen investiční majetek (nábytek, výpočetní technika), počty a umístění zaměstnanců jsou důležité pro havarijní a požární plánování.

Správa prostor a ploch má úzkou vazbu na ekonomický systém, systém údržby a personalistiku, přičemž údaje neduplikuje, nýbrž integruje, umožňuje komplexní analýzy a operativní zpřístupnění informací.

Pozn.: Autor článku, ing. Pavel Dubišar je hlavním metodikem firmy HSI, která realizuje řešení pro správu údajů o investičním majetku. Jejími zákazníky jsou v této oblasti např.: Chemopetrol, Pražská teplárenská, Pražská energetika, Severočeské doly nebo Důl Nástup Tušimice.