Nejde přitom jen o klasické roboty, kteří už pomáhají například v laboratořích s manipulací s testovanými vzorky, ale také o softwarové roboty, které mohou být účinnou pomocí v automatizaci procesů souvisejících s testováním, nebo s vyřizováním přívalu administrativy vyvolané současnou pandemií.

Právě automatizaci procesů mají softwaroví roboti v popisu práce, a proto se pro ně odborně používá zkratka RPA - robotic proces automation neboli robotická automatizace procesů. RPA nejsou klasičtí průmysloví roboti, jak je známe z kovu a plastu, jde o roboty, kteří svůj život žijí ve výkonných serverech.

Robotická automatizace procesů představuje ohromnou příležitost k transformaci procesů, které jsou pro fungování podniků nezbytné, ale přitom jsou samy o sobě neefektivní. Díky nim mohou podniky zkrátit vývojové cykly a zvýšit účinnost za daleko nižší náklady. Hlavní výhodou softwarových robotů je jednoduchá a rychlá integrace do stávajících firemních systémů. Prakticky jakýchkoliv – robota umíme skamarádit s nejrůznějšími aplikacemi a softwarem. Trvá to obvykle jenom pár týdnů. I díky tomu je návratnost nasazení RPA, v porovnání s jinými IT projekty, velmi rychlá.

Nejlepší výsledky má chytré rozdělení práce mezi lidi a roboty

Mnoho rutinních procesů zahrnující stále se opakující činnosti a pro lidi ubíjející úkoly mohou dělat RPA. Cílem přitom není člověka zcela nahradit. Pokud se totiž práce rozdělí mezi roboty a zaměstnance, výsledky mohou být ohromující. V současné době podniky bojují s nekonzistentní strukturou procesů. Data jsou ukládána do více systémů, což vyžaduje, aby zaměstnanci přesouvali informace ze jednoho do druhého, ale také je neustále dokola aktualizovali a ověřovali. Automatizace je v tomto kroku obtížná, protože mnoho systémů nemá API, která umožňují snadnou integraci. S RPA mohou organizace nastartovat a automatizovat tyto procesy tak, aby fungovaly nejen bez API, ale také bez nutnosti něco měnit. API není totiž nutné. Technologie robotické automatizace procesů je totiž naprogramována tak, že si provede úkony obdobně, jak by to udělala obsluha – na pozadí pracují přímo v různých aplikacích, provádějí validace, kopírování informací, vkládají a přepisují data, otevírají e-maily včetně příloh, reportují a to vše přesně podle předem nadefinovaného scénáře.

IT správci potom mohou nastavit své RPA platformě optimální počet robotů pro zpracování například reklamací, faktur či onboardingu (příchod a odchod zaměstnanců) apod. Právě při zavedení automatického onboardingu, lze ve společnosti ušetřit třeba ročně i měsíc rutinní práce, vyvarovat se chyb a zaručit, že v době nástupu, bude mít zaměstnance pro výkon své činnosti vše potřebné (notebook, založený e-mail, přístup do ERP apod.). Toho lze snadno dosáhnout v centralizovaném dashboardu, který se připravuje na míru.

Pokud oprostíme zaměstnance od rutinních procesů, mohou se věnovat jiným efektivnějším činnostem, které vyžadují hlubší myšlení nebo se mohou soustředit na vytváření budování vztahu se zákazníky.

Automatizace za časů koronaviru

Použití bezobslužných robotů je velmi široké. Mohou například automatizovat e-mailovou komunikaci, zajistit distribuci dat z jednoho systému do více, podávat žádosti, řešit reklamace, logistické procesy, sbírat a vyhodnocovat data z různých systémů a následně je reportovat.

Aktuálně kvůli pandemii koronaviru zažívá obrovský nápor Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ). Z nařízení vlády, která Česko uvedla do stavu karantény, řeší nekončící příjem žádosti na ošetřování člena rodiny (OČR). Tedy ČSSZ zpracovává požadavky o nárok na volno pro zaměstnance prostřednictvím vystaveného rozhodnutí školy dítěte. Úředníci potom musí žádosti párovat s dalšími daty, prověřovat, zda jsou oprávněné (zda byly, nebo nebyly školy zavřené, od kdy do kdy) a provádět další úřední úkony. Dělat tyto úkony ručně, je nejen velice neefektivní, ale především velice zdlouhavý a ubíjející proces, přičemž i na pracovištích ČSSZ chybí celá řada úředníků, protože i oni se starají o své děti a jsou sami na OČR.

Proces zpracování je přitom možné plně automatizovat. Pokud by bylo nasazeno RPA, probíhalo by to následovně. Rodič vyplní formulář a pošle ho na e-mailovou adresu ČSSZ. Po jeho přijetí dojde k vyhledání v interním systému žadatele a nastartuje se proces validace kritérií. Postupně dojde k vyhodnocení, zda je osoba pojištěná, a pokud ne, zjistí se, zda je pojištěný druhý rodič. Dále automatizační robot rozpozná, zda je věk dítěte nižší, než vládou určený limit a v případě, že je starší, potom vydá pokyn, ke zjištění, zda je dostupné potvrzení od lékaře. Následuje prověření, zda zařízení, které dítě navštěvuje je opravdu zavřené. Nechybí ani křížová kontrola, zda o OČR již na dítě nepožádal někdo jiný. Robot se na základě zjišťování postupně probere definovanými pravidly a rozhodne, zda pošle žádost na schválení. Pracovníkům ČSSZ posléze předloží pouze žádosti, které splňují zadaná kritéria, čímž se sníží jejich vytížení. Tímto se eliminuje i chybovost, přetížení zaměstnanci mohou něco opomenout. RPA se toto stát nemůže.

Zavedení RPA v krizi za 48 hodin

Dalším příkladem možnosti nasazení RPA v době koronavirové je automatizace procesů souvisejících s testováním pacientů. Poptávka v testovacích laboratořích je nyní obrovská a protokol na testování COVID-19 vyžaduje, aby byl pacient vyhledán ve zdravotním záznamu, přidán do systému a jakmile bude výsledek testu k dispozici, tak musí být samozřejmě vyrozuměn. Jedna z největších nemocnic v USA proto zřídila a nasadila na tuto činnost RPA robota za 48 hodin. Zatímco administrativní úkony při testování jednoho člověka zaberou pracovníkovi až tři minuty, robotovi maximálně 16 sekund. A to už je pořádná porce času navíc, v případě, že zpracováváte tisíce testovaných.

V souvislosti s mimořádnou situací způsobenou nemocí COVID-19 se naplno ukazuje, jak skvělé řešení může být RPA pro záchranu státní správy, zejména v oblasti zdravotnictví a sociálních služeb. Nejenže by toto řešení výrazně pomohlo celému oboru, ale vlivem situace, která nastala, je zde automatizace opakujících se procesů a činností nutná. Ať už jde o situace v důsledku výpadku pracovních sil nebo způsobené zvýšením objemu různých procesních úkonů.

Chytré společnosti rozdělí práci mezi lidi a roboty

Plné využití automatizace vyžaduje, aby organizace změnily způsob, jak přemýšlejí o svých procesech a činnosti potřebné k jejich dokončení. Práce v blízké budoucnosti bude spočívat v jejím rozdělení - pro lidi a pro roboty - a chytré společnosti přistoupí ke každé výzvě nejprve zvážením, nakolik lze pro konkrétní proces využít automatizaci. Hybridní digitální pracovní síla umožní firmám být úspěšnější než kdykoli předtím.

Článek byl redakčně krácen a stylisticky upraven.

Viktória Lukáčová Bracjunová Autorka článku je expertkou na problematiku RPA ve společnosti Soitron.