Pilotní projekt robotizace byl realizován na jednom z hlavních HR procesů s vysokým podílem manuální práce – vytváření pracovních nabídek. Musí se zohledňovat různé druhy zaměstnanecký poměrů, samostatné právní subjekty, velikost pracovního úvazku, lokální legislativu v různých zemích a řadu dalších faktorů. „Samotná nabídka kromě pracovní smlouvy obsahuje i různé přílohy, formuláře osobních údajů a daňové dokumenty. Zpravidla jde o 5-10, v extrémním případě až o 20 dokumentů včetně jazykových mutací podle lokální legislativy,“ popisuje Vojtěch Švagr, který v SAP Services vede projektový tým.

Cílem projektu bylo zautomatizovat způsob, jak „lidští“ specialisté vytvářejí pracovní nabídku, naučit softwarové roboty používat všechny lokální pracovní postupy, vzory pracovních nabídek, příloh či daňových formulářů. K tomu bylo nejprve třeba standardizovat a zjednodušit veškeré používané dokumenty. Po šesti měsících se dospělo do fáze testování a ladění. V květnu 2016 se systém začal používat ve 4 zemích a tým 50 lidí začal generovat pracovní smlouvy s pomocí robotů, kteří bez přestání zpracovávají vstupní soubory se zaměstnaneckými daty a během 5-10 minut vytvoří pracovní nabídku. SAP chce robotickou automatizaci vytváření pracovních nabídek nasazovat postupně i v dalších zemích a letos takto plánuje vytvářet až 60 % objemu pracovních nabídek. Zároveň se část projektového týmu školí, jak software adaptovat na podmínky dalších zemí, či jiných procesů.

„Celková přidaná hodnota obnáší ušetřené desítky až stovky hodin lidské práce, která dříve směřovala do opakujících se manuálních úkonů. S automatizací se také vyhýbáme lidským chybám, protože robot funguje přesně podle daných pravidel. Lidé si ponechali takové činnosti, jako je práce s výjimkami, osobní komunikace s kandidátem a jinými odděleními,“ dodává Vojtěch Švagr.