Papírové dokumenty mají v českých firmách stále silné zastoupení. I v době pandemie koronaviru, která přeje digitalizaci, je u tuzemských společností silně zakořeněná archivace dokumentů ve fyzické podobě v šanonech. Činí tak na 86 % procent firem, byť velká část z nich používá papírovou i elektronickou archivaci (konkrétně 70 %). Pouze na papírovou archivaci spoléhá takřka 16 % společností, vyplývá z průzkumu společnosti Software602, který ve dnech 10. až 12. února 2021 realizovala agentura Instant Research na vzorku 525 firemních manažerů odpovědných za IT zakázky.

„Elektronickou archivaci jako jediný způsob uchování dokumentů používá necelých 7 % firem,“ říká Michal Vejvoda ze společnosti Software602. Čtyři z deseti IT manažerů firem (44 %) musejí při vyhledávání konkrétních dokumentů zajít osobně do papírového archivu v kanceláři a projít šanony. O něco méně (38 %) se jich musí proklikat složkami elektronických dokumentů uložených v počítači, na serveru nebo v cloudu. Třetina (33 %) pak může využít evidenční položky nebo fulltextové vyhledávání v digitálním archivu.

Michal Vejvoda

Pouze čtvrtina firem má vzdálený přístup do archivu

„Z elektronických způsobů archivace firemních dokumentů jasně vedou sdílené adresáře na firemních serverech. Používá je 39 % respondentů. Takřka pětina (19 %) účastníků průzkumu uvedla, že elektronická verze dokumentů se archivují v jednotlivých počítačích zaměstnanců. Každý devátý využívá pro archivaci systémy jako ERP nebo DMS, osmina pak cloud,“ vypočítává Michal Vejvoda. Na způsobu archivace záleží, zda a jak se k dokumentům mohou zaměstnanci a manažeři dostat i vzdáleně, což je, zejména v dnešní době vládních opatření proti šíření koronaviru a častějšího využívání home office, klíčové. Jedině tak můžou firmy fungovat plnohodnotně i s lidmi pracujícími z domova.

Vzdálený online přístup do digitálního archivu firemních dokumentů má však podle průzkumu pouze 26 % respondentů, což je žalostně málo. Takřka třetina se do digitálního archivu dostane pouze z pracovních počítačů v kanceláři, víc než pětina pak musí dokumenty hledat v konkrétním počítači konkrétního zaměstnance a 41 % musí zajít do fyzického archivu a vyhledat si dokument papírový. „Ukazuje se, že české firmy jsou z hlediska archivace dokumentů poměrně konzervativní a papír u nich stále hraje důležitou roli. V situacích, kdy je třeba zajistit vzdálený přístup k archivovaným materiálům, je to ale dost nepraktické,“ upozorňuje Michal Vejvoda.

Problematizuje to i vyřazování dokumentů, které již není třeba archivovat. Takřka čtyři z deseti respondentů (38 %) uvedli, že v jejich firmě provádí fyzickou skartaci papírových dokumentů, nebo je dokonce pálí. 19 % respondentů čas od času promaže uložené elektronické dokumenty a pouze 18 % řeší skartaci dokumentů v digitálním archivu. Šestina (17 %) účastníků průzkumu neví, jakým způsobem jejich firma dokumenty skartuje a 7 % uvádí, že využívají jiný způsob jejich likvidace.