Douglas se potýkal s neefektivním nákupním procesem. „Schvalovatelé faktur občas zjistili, že jejich kolegové nakoupili za zbytečně vysoké ceny. Jenže v tu chvíli už bylo pozdě. Fakturovanou službu jsme využili a museli jsme zaplatit. Abychom se drahým nákupům vyhnuli, potřebovali jsme schvalovat už objednávky,“ popisuje Tereza Trunečková, která v Douglasu působí na pozici Controlling & Reporting Manager.

Dalším problémem, který řešili, byla obtížná dohledatelnost dokumentů. Objednávky totiž neukládali na jednom místě, ale zaměstnanci je měli v e-mailech nebo v tabulkách u sebe v počítači. Kvůli tomu bylo obtížné kontrolovat čerpání rozpočtů. „Peníze si hlídají kolegové, kteří jsou zodpovědní za jednotlivé oblasti. Zároveň jednorázové investice plánuje i vedení. Informace byly roztroušené a kvůli tomu se někdy stalo, že jsme rozpočet překročili,“ uvádí Tereza Trunečková.

Aby těmto komplikacím zabránili, domluvila se Parfumerie Douglas s firmou Grit na vývoji řešení na automatizaci nákupu a stala se tak pilotním zákazníkem této služby. K volbě dodavatele vedly Douglas dobré zkušenosti s řešením Invoice Flow, což je nástroj od Gritu na automatizaci zpracování faktur, se kterým lze nové řešení bez problémů propojit a jeho výhody tak ještě znásobit. Novou službu lze používat i samostatně bez napojení na Invoice Flow.

Pokud nyní někdo ze zaměstnanců připravuje objednávku, rovnou ji vytvoří v novém systému. „Ten ji automaticky pošle přidělenému schvalovateli a po jeho souhlasu dodavateli, který poskytne plnění a posílá fakturu. Invoice Flow z ní vytěží údaje, takže je fakturanti nemusí ručně přepisovat. Poté fakturu spáruje s objednávkou,“ popisuje Kateřina Líbalová, produktová manažerka Invoice Flow.

Pokud oba dokumenty sedí buď na korunu přesně, nebo v rámci nastavené tolerance, fakturu už neposílá na schvalovatele. Jestliže objeví nesrovnalost, ihned o ní informuje. V obou případech tandem softwarů celý proces výrazně urychlí. V Douglasu mají také lepší kontrolu nad rozpočty jednotlivých oddělení. „Když zaměstnanec vytvoří objednávku, hned vidí, jestli právě nepřekračuje rozpočet, případně kolik peněz zbývá,“ říká Tereza Trunečková.