Podnětem pro zavedení automatizace přijatých faktur byla interní analýza, ze které vzešel proces zpracování přijatých dokladů jako jeden z nejpracnějších. Nasazení nového systému ušetřilo 80 % práce s příjmem dokladů automatickým zpracováním z e-mailové schránky, extrahováním údajů z faktur a automatizovaným načtením 99 % přijatých faktur přímo do účetního systému.

Parfumerie Douglas používá centrálně podnikový systém SAP z německého ústředí, zatímco pro české a slovenské prostředí využívá externí účetní firmy s jejich ekonomickými systémy. Automaticky extrahované údaje řešením Orion Invoice Flow se proto přenáší po schválení přímo do účetního programu. Integrace také zajišťuje předání interního čísla, likvidačního čísla faktury, které má doklad v účetním systému. Uživatelé mohou využít proklik z účetního systému na zobrazení dokladu či využít jeho dohledávání podle interního čísla a různých parametrů.

Dalším přínosem nového systému je zrychlení schvalovacího procesu v řádu několika dnů. Spolehlivě totiž umožňuje adresné schvalování a rychlejší a přesnější tok dokladů podle rolí schvalovatelů. Finanční oddělení také dříve postrádalo informace, jak velká je suma závazků ve schvalovacím procesu. Schvalovací proces dokladů v papírové podobě prakticky neumožnil udržet přehled, kde se faktura nachází, což generovalo zbytečné problémy se splatností závazků a napětí ve vztahu k dodavatelům. S automatizací zpracování přijatých faktur klesly počty dotazů k dokladům na desetinu a došlo k přibližně 75% zrychlení úhrad přijatých faktur.

Vedlejším přínosem zavedení Orion Invoice Flow je také jednoduchá dohledatelnost faktur a posilování auditní stopy daňových dokladů propojením s jejich přílohami. Uživatelé k fakturám ukládají nejčastěji dodací listy nebo rozpisy služeb.