Pro mnoho firem byly uplynulé týdny značně chaotické. Na jedné straně se snažily nadále uspokojovat zákazníky, na druhé straně se postarat o své zaměstnance a umožnit jim hromadně práci z domova. Některé firmy ale musí zásadně přehodnotit svůj provozní model, mají-li vůbec přežít.

To jim může připadat jako nadlidský úkol. Vedení firem a jejich IT musí během hodin, dnů a týdnů rozhodovat o záležitostech, které za jiných okolností trvá analyzovat a naplánovat třeba celý rok.

Den 1. Příprava na nový běžný stav

Každý podnik má odlišnou výchozí pozici, ale pro všechny platí, že na prvním místě je bezpečnost a ochrana zdraví zaměstnanců. U těch, komu vyhovuje konvenční kancelářský život a neustálý společenský kontakt, může přechod na práci z domova a související sociální izolace způsobit nečekané psychické potíže, byť obvykle spíše mírné. Komunikace je klíčová. Proto je dnes i do budoucna důležité podporovat virtuální „přestávky na kávu“, které posílí týmového ducha a zpříjemní práci, nebo zavést vyhrazený kanál „u fontánky“, kde bude možné si neformálně popovídat.

Další otázkou je přístup k pracovním nástrojům. To znamená najít způsob, jak poskytnout zcela snadný přístup k aplikacím a službám a zajistit, aby se uživatelé připojovali bezpečně bez ohledu na to, jaké zařízení použijí. Z technického hlediska musí být možné zvolené řešení dále rozvíjet a přizpůsobovat, protože z týdnů mimořádných opatření se mohou stát měsíce. Důležité je tedy vyhnout se vázanosti na jednoho dodavatele. Toho všeho lze dosáhnout pouze softwarově.

Nadále efektivně fungovat budou schopné firmy, které se dokáží rychle přizpůsobit. To znamená mimo jiné připustit, že řešení nemusí být ihned naprosto dokonalé. Důležitější je po zavedení digitálního pracovního prostředí určit, kteří pracovníci jsou pro zajištění provozu nejdůležitější, a těm co nejrychleji poskytnout potřebné prostředky. Následně je možné platformu rozšiřovat a přidávat ostatní zaměstnance a služby.

Týden 1. Pět priorit, které je nutné stanovit hned

Umožnit zaměstnancům rychle a bezpečně pracovat na dálku je otázkou stanovení priorit. Celý postup můžeme shrnout do pěti kroků, podle nichž mohou firmy postupovat a vytvořit předpoklady pro bezpečné pokračování provozu za dnešní nejisté situace.

Jako první krok musí zaměstnavatel stanovit pravidla a hranice, HR a IT společně nastaví procesy, které ochrání zaměstnance i podnik. Jen málokterý IT tým má čas a prostředky k tomu, aby zjišťoval, kdo potřebuje přístup k jakým aplikacím nebo složkám - požádat musí sám uživatel. Samoobslužný model pomůže určit, zda má každý uživatel příslušná bezpečnostní oprávnění pro přístup k požadovaným nástrojům a aplikacím.

Vzdálený přístup ke službám je dobré východisko pro některé pracovníky, ale jiní budou potřebovat svůj notebook a pokračovat v práci stejným způsobem jako v kanceláři s připojením k internetu. To vyžaduje určitou úroveň celkového řízení.

Spěch s přechodem zaměstnanců na nový režim může vést k tlakům na zavedení nových nástrojů bez pečlivého zvážení možných dopadů. To může přinášet bezpečnostní rizika, a to jak bezprostřední, tak taková, které se projeví až v dlouhodobějším horizontu. Nebude-li bezpečnost na prvním místě, celá snaha přijde vniveč. Bezpečnostní hrozby totiž nepolevují ani v době zdravotní krize.

Kriticky důležitá je i možnost spolupráce a komunikace – kvůli zachování kontinuity provozu i firemní kultury.

A konečně, kouzlo spočívá v jednoduchosti. Všichni zaměstnanci by měli mít jediný bod přístupu k potřebným prostředkům, aby s minimálním úsilím a technickými znalostmi mohli vykonávat své pracovní povinnosti bez ohledu na to, odkud a na jakém zařízení pracují.

S okamžitým přístupem k veškerým podnikovým aplikacím na základě jednoduchého jednotného přihlášení, s příslušnými oprávněními podle své pracovní pozice. Princip nulové důvěry chrání infrastrukturu a data tím, že zajišťuje posouzení compliance a rizik před povolením přístupu.

Softwarové řešení pro digitální pracovní prostředí umožňuje zaměstnancům produktivně pracovat na libovolném zařízení hned od prvního dne. Poskytuje okamžitý přístup k veškerým podnikovým aplikacím na základě jednoduchého jednotného přihlášení, s příslušnými oprávněními podle pracovní pozice. Princip nulové důvěry při tom chrání infrastrukturu a data tím, že zajišťuje posouzení compliance a rizik před povolením přístupu.

Od prvních týdnů do dalších měsíců

Zavedením digitálního pracovního prostředí při zohlednění těchto priorit položí firma základy pro své další fungování. Po naplnění požadavku na okamžité umožnění práce na dálku bude v dalších týdnech nutné nové uspořádání formalizovat. Zaměstnanci si postupně zvyknou na odlišný způsob práce. Firma bude mít příležitost na původně nouzové řešení nahlížet jako na příležitost a přemýšlet nad možnými dalšími přínosy distribuovaných, propojených týmů.

Pro všechny zaměstnance, nejen kancelářské

Nesmíme zapomínat, že debaty na téma flexibilního místa výkonu práce se točí především okolo kancelářských pracovníků. Pro mnoho firem však představují pouze jednu skupinu zaměstnanců. Pro pracovníky v první linii má nemožnost chodit do práce závažné ekonomické dopady. Vedle využití digitálního pracovního prostředí k udržení komunikace s nimi se nabízí příležitost vybavit je digitálními nástroji tak, aby po obnovení kontaktu se zákazníky mohli poskytovat služby na nové kvalitativní úrovni. K tomu je nutné položit správné technické základy a dnešní realita řešení akutních potřeb tomu nahrává.

První kroky k zajištění efektivity do budoucna

Doba je složitá pro provoz každé firmy. Schopnost dodat zaměstnancům i zákazníkům pocit kontinuity je z hlediska důležitosti hned druhý v pořadí za zajištěním jejich bezpečí. Jako vhodné řešení přichází na pořad dne práce na dálku. Všechny firmy se dnes potýkají s vysokou mírou nejistoty. Proto je důležité, aby rozhodnutí, která dnes přijímají, a způsoby, jakým reorganizují a decentralizují práci, jednak zohledňovaly aktuální situaci, jednak umožňovaly budoucí rozvoj a nabízely nové příležitosti. To znamená zavést digitální pracovní prostředí poskytující bezpečný přístup k aplikacím a službám, které zaměstnanci potřebují, bez ohledu na místo práce a technické vybavení.

Eliška Jirovská Autorka článku je country manažerkou společnosti VMware.