Zcela nový modul Správy dokumentů neboli Document Management Systém (DMS) je bezesporu tou největší novinkou letošní verze. „V dnešní době každá firma produkuje desítky nových dokumentů denně, které je potřeba někam archivovat, sdílet mezi uživateli, a především řídit oprávnění k nim. V těchto dokumentech potřebujete vyhledávat nebo také řídit proces tvorby takového dokumentu,“ nastiňuje využití nového modulu šéf vývoje K2 Tomáš Szkandera.

Tomáš Szkandera

„Právě systém správy dokumentů dá řád firemním dokumentům. S pomocí tohoto modulu je všechny uložíte do databáze a nastavíte jim přístupová práva. Systém eviduje každou změnu dokumentů a je tak vidět, která verze je aktuálně platná. To se hodí především ve chvíli, kdy na něm pracuje více lidí. V dokumentech je také možné vyhledávat nebo řídit jejich tvorbu pomocí K2 workflow,“ dodává Szkandera.

„Nový modul je plně integrován s workflow a ostatními moduly v rámci systému K2. Stal se tak posledním kamínkem do mozaiky funkcí, které firmy v rámci digitální transformace nezbytně potřebují,“ komentuje novinku ředitel společnosti K2 Petr Schaffartzik.

Petr Schaffartzik

Uživatelé ocení také novinky ve webové K2, která umožňuje práci s informačním systémem na jakémkoliv zařízení i mimo kancelář. S přístupem ke klíčovému podnikovému softwaru po internetu úzce souvisí také vylepšení v oblasti bezpečnosti. Ať už jde o dvoufaktorové ověřování známé například z internetového bankovnictví, nebo nová nastavení politiky hesla pro jednotlivé uživatelské role v informačním systému.

Zdokonalení se dočkal také K2 e-shop, který představuje ojedinělou platformu pro tvorbu B2B i B2C portálů řízených přímo samotným firemním ERP systémem. Nově je možné tvořit uživatelsky přívětivé URL adresy, definovat virtuální kategorie pro optimalizaci pro vyhledávače, a hlavně využít při vyhledávání na e-shopu moderní technologii ElasticSearch, která zákazníkům nabízí efektivní a přesné vyhledávání, včetně skloňování slov.

Společnost K2 také neustále pracuje na zlepšování uživatelské přívětivosti systému K2. Příkladem v nové verzi může být propojení kalendáře s různými doklady. Pro člověka je přece přirozené vidět termíny v kalendáři, tak proč si v něm nezobrazit i doklady přímo v informačním systému? V kalendáři ve verzi K2 gaia lze proto zobrazit libovolné doklady (jako třeba zakázky, faktury nebo aktivity). Nejde ale jen o zobrazení. Dokumenty lze v kalendáři nejen prohlížet, ale také měnit. Stačí doklad jednoduše přetáhnout myší na jiné datum a data na dokladu se sama přepíší.

Nová verze K2 vylepšuje také podporu zásobování. Otázku co, kdy, u koho a za kolik objednat totiž řeší každá firma, ať už jde o podnik obchodní, nebo výrobní. Nová verze K2 gaia ulehčí práci nákupčích tím, že u každého zboží nebo materiálu uvidí jeho prodeje a spotřebu v minulém období. Současně systém nabídne statistické vyhodnocení minulých dodávek, které pomůže posoudit, nakolik se na daného obchodního partnera může firma spolehnout.

Zejména výrobní podniky jistě ocení vylepšení v možnosti evidovat veškerou údržbu a pravidelný i akutní servis přímo v Informačním systému K2. Modul Servis a údržba v nové verzi ovšem údržbu nejen eviduje, ale také sám pohlídá termíny garančních prohlídek a plánovaných servisních úkonů.

Vylepšení se dočkalo také samotné jádro ERP systému K2. Nově je celý informační systém přeložen do angličtiny, a to včetně pojmenování všech databázových polí a tabulek. Tato změna, společně s nově připadnou podporou méně obvyklých znakových sad, jako třeba ruské azbuky nebo čínské abecedy, firmám otevírá možnosti jednoduché expanze na zajímavé zahraniční trhy.

„Z pohledu uživatele vlastně na první pohled nejde až o tak zásadní změnu, ale z pohledu správců a nás jako vývojářů jde o největší zásah do samotného jádra K2 za posledních deset let. A já jsem rád, že se nám to letos podařilo dotáhnout, včetně sepsání anglické dokumentace,“ říká Radovan Man, manažer vývoje K2, který měl překlad na starosti.

Radovan Man