Mnoho administrativních úkonů v podnicích stále zahrnuje práci s informacemi tištěnými na papíře nebo mix informací na papíře a v digitální podobě, kde někdo musí zadávat informace z kusu papíru do digitálního systému, nebo ručně zakládat dokumenty. Tento proces je časově náročný, únavný a náchylný na lidskou chybu. Je také demotivující, jak potvrzuje výzkum provedený společností Sharp, který odhalil, že třetina kancelářských pracovníků v Evropě (31 %) popsala své pracovní prostředí negativně, protože tráví příliš času prováděním „nudných“ administrativních úkonů.

Cloud Portal Office v kombinaci s dalšími softwarovými nástroji od Sharpu umožňuje automaticky zaznamenávat data v průběhu skenování, štítkování digitalizovaných dokumentů a jejich směřování ke konkrétním uživatelům nebo skupinám na základě předem definovaných pravidel.

Příkladem využití nové služby může být digitalizace poštovního oddělení. Příchozí pošta je v něm otevírána a skenována za pomoci multifunkční tiskárny. Klíčové informace jako jsou jméno a adresa odesilatele, jméno příjemce a příslušné datum jsou extrahovány pomocí metody optického rozpoznávání znaků (OCR). Cloud Portal Office následně zakládá naskenované dokumenty do složek příjemců a ti obdrží e-mailem upozornění s příslušným odkazem. Jakmile je digitální pošta v systému, dochází k vytvoření prověřovacího záznamu, jenž zvyšuje viditelnost a lepší pochopení toho, jakým způsobem informace prochází podnikem. Veškerá zdržení a úzká místa lze lépe identifikovat a vyřešit.

Podobně lze digitalizovat proces nakládání s fakturami. Faktury jsou skenovány pomocí multifunkčního zařízení, jehož modul pro pokročilou extrakci dat umožňuje vytěžit z faktury řádkové položky pomocí OCR a následně je spárovat s čísly existujících objednávek. Faktury jsou následně uloženy do Cloud Portal Office a osoba oprávněná k jejich autorizaci obdrží e-mailem upozornění. Po jejich schválení je aktualizován účetní systém a fakturu je možno uhradit.