facebook
Aktuality -> IT Projekty - 8. 3. 2018 16:35

Největší slovenský výrobce sektů 100% digitalizuje zpracování zbožových dokladů

Hubert J. E.Slovenská nápojářská jednička na trhu sektů a šumivých vín Hubert J. E. rozšiřuje možnosti automatického zpracování zbožových dokladů se svými odběrateli. Nově využívá EDI řešení ORION od společnosti CCV Informační systémy také pro automatické zpracování PDF objednávek od klíčových odběratelů a zároveň pro plně elektronické zpracování vydaných daňových dokladů. Současně se zaměřuje na automatizaci výměny dokladů se svými dodavateli, aby se tak přiblížila ideálu digitálního podniku.



Hubert J. E. má na slovenském trhu široké portfolio zákazníků. Kromě prakticky všech významných obchodních řetězců jsou mezi jeho odběrateli i maloobchodní hráči na tradičním trhu, nápojářské velkoobchody nebo gastroprovozy. Celkem přes 200 obchodních partnerů, se kterými si vyměňuje obchodní a logistické doklady jako jsou objednávky, dodací listy nebo faktury. Čistě daňových dokladů zpracuje měsíčně přibližně tisícovku.

„Náklady spojené se zpracováním, tiskem a rozesíláním takového množství dokladů byly dobrým důvodem pro elektronizaci fakturačního procesu“, říká Rastislav Levčík, manažer IT a nákupu ve společnosti Hubert J. E. a dodává: „Možnost zbavit se skladu šanonů, ve kterých musely kolegyně v minulosti dlouze listovat, aby dohledaly potřebný daňový doklad, je pak třešničkou na dortu.“

EDI (z anglického Electronic Data Interchange) je moderní způsob komunikace mezi dvěma obchodujícími subjekty, při které dochází k výměně dokladů elektronickou formou. Jedná se o elektronické dokumenty, která obsahují stejná data, jako běžně v papírové formě. Důležitou podmínkou je, aby elektronický dokumentu obsahoval strukturovaná data. Díky tomu doklady druhá strana může automatizovaně zpracovat.

Cílem proto bylo celý proces toku dokladů maximálně zefektivnit. Elektronickou výměnu dokladů (EDI komunikaci) využívá Hubert J. E. již od roku 2005 a aktuálně s pomocí EDI zpracovává polovinu všech zbožových dokladů automaticky. EDI je díky nejpokročilejším možnostem automatizace pro společnost prioritou. Ovšem ne všichni zákazníci využívají pro výměnu dokladů strukturovaná data EDI. Především menším odběratelům z oblasti regionálních velkoobchodů či gastro segmentu musela tedy doposud společnost Hubert J. E. posílat faktury e-mailem, faxem nebo vytištěné poštou. Interní průzkum vypracovaný controllingovým oddělením odhalil významný prostor k úspoře, pokud by se podařilo tento zastaralý papírový proces transformovat na využití elektronických formátů. Dalším úzkým místem s vysokou pracností pro obsluhu byl příjem objednávek od těchto zákazníků. Ty chodí od odběratelů, kteří EDI nevyužívají, většinou v podobě PDF přílohy e-mailu. Je tedy potřeba je ručně přepsat do informačního systému, aby s nimi mohla pracovat expedice.

Hubert J. E.

Na příkladu zákazníka, jakým je Kaufland Slovenská republika, jde o desítky rozsáhlých objednávek měsíčně. Kaufland se díky velkému objemu dokladů stal vhodným pilotním zákazníkem pro automatické zpracování PDF objednávek. Služba ORION PDF2EDI tyto doklady strojově převede na EDI zprávu ORDERS, kterou poté načte do informačního systému společnosti Hubert J. E. stejně jako jakoukoli objednávku od odběratele, který je na výměnu elektronických dokladů EDI připravený. Dokáže dokonce rozeznat tzv. změnové objednávky, které Kaufland využívá, a obsluhu na ně upozornit. Zpracování těchto objednávek se tak několikanásobně zkrátilo a chybovost se zároveň limitně blíží nule. Tímto způsobem je přitom možné zpracovávat PDF objednávky od jakéhokoli zákazníka a na způsobu odesílání těchto dokladů se pro zákazníka vůbec nic nemění.

Ve zpracování faktur vydaných šel Hubert J. E. ještě dále. „Všechny podoby vydaných daňových dokladů jako jsou dobropisy, cenové dobropisy, vrácení bezplatného zboží a samozřejmě faktury jsme nyní schopni odbavovat elektronicky přímo z našeho systému,“ pochvaluje si Levčík.

Veškeré daňové doklady jsou přenášeny z informačního systému SAP do konsolidačního centra ORION, kde jsou opatřeny ověřeným elektronickým podpisem, odeslány odběrateli a zároveň elektronicky důvěryhodně archivovány včetně využití časového razítka tak, aby splňovaly podmínky aktuální legislativy. „Zavedením elektronické fakturace se zbavujeme spousty papíru a již se nám nestane, že se po některé faktuře doslova slehne zem,“ doplňuje Levčík.


 
  

- Inzerce -

Využijte letní akce na předplatné časopisu IT Systems!

Nenechte si ujít příležitost dostávat pravidelně informace ze světa podnikové informatiky a předplaťte si časopis IT Systems. Udržujte si přehled v oboru a získejte inspiraci, jak využít informační technologie pro vaši firmu nebo organizaci. K pořízení nebo obnovení předplatného IT Systems je nyní ideální příležitost. Právě totiž probíhá letní akce, v rámci níž je možno získat roční předplatné jen za 699 Kč.

  

- Inzerce -

DMS jako důležitý nástroj pro management kvality

OnlioManagement kvality je důležitou součástí existence každé organizace, bez ohledu na její velikost či oblast působnosti. Nároky se sice v návaznosti na mnoho okolností liší, nicméně podstata zůstává vždy stejná. A jednou ze zásadních součástí je tzv. řízená dokumentace.

Časopis IT Systems / Odborná příloha Kalendář akcí
SAP NOW Week
RSS kanál