Hubert J. E. má na slovenském trhu široké portfolio zákazníků. Kromě prakticky všech významných obchodních řetězců jsou mezi jeho odběrateli i maloobchodní hráči na tradičním trhu, nápojářské velkoobchody nebo gastroprovozy. Celkem přes 200 obchodních partnerů, se kterými si vyměňuje obchodní a logistické doklady jako jsou objednávky, dodací listy nebo faktury. Čistě daňových dokladů zpracuje měsíčně přibližně tisícovku.

„Náklady spojené se zpracováním, tiskem a rozesíláním takového množství dokladů byly dobrým důvodem pro elektronizaci fakturačního procesu“, říká Rastislav Levčík, manažer IT a nákupu ve společnosti Hubert J. E. a dodává: „Možnost zbavit se skladu šanonů, ve kterých musely kolegyně v minulosti dlouze listovat, aby dohledaly potřebný daňový doklad, je pak třešničkou na dortu.“

Cílem proto bylo celý proces toku dokladů maximálně zefektivnit. Elektronickou výměnu dokladů (EDI komunikaci) využívá Hubert J. E. již od roku 2005 a aktuálně s pomocí EDI zpracovává polovinu všech zbožových dokladů automaticky. EDI je díky nejpokročilejším možnostem automatizace pro společnost prioritou. Ovšem ne všichni zákazníci využívají pro výměnu dokladů strukturovaná data EDI. Především menším odběratelům z oblasti regionálních velkoobchodů či gastro segmentu musela tedy doposud společnost Hubert J. E. posílat faktury e-mailem, faxem nebo vytištěné poštou. Interní průzkum vypracovaný controllingovým oddělením odhalil významný prostor k úspoře, pokud by se podařilo tento zastaralý papírový proces transformovat na využití elektronických formátů. Dalším úzkým místem s vysokou pracností pro obsluhu byl příjem objednávek od těchto zákazníků. Ty chodí od odběratelů, kteří EDI nevyužívají, většinou v podobě PDF přílohy e-mailu. Je tedy potřeba je ručně přepsat do informačního systému, aby s nimi mohla pracovat expedice.

Na příkladu zákazníka, jakým je Kaufland Slovenská republika, jde o desítky rozsáhlých objednávek měsíčně. Kaufland se díky velkému objemu dokladů stal vhodným pilotním zákazníkem pro automatické zpracování PDF objednávek. Služba ORION PDF2EDI tyto doklady strojově převede na EDI zprávu ORDERS, kterou poté načte do informačního systému společnosti Hubert J. E. stejně jako jakoukoli objednávku od odběratele, který je na výměnu elektronických dokladů EDI připravený. Dokáže dokonce rozeznat tzv. změnové objednávky, které Kaufland využívá, a obsluhu na ně upozornit. Zpracování těchto objednávek se tak několikanásobně zkrátilo a chybovost se zároveň limitně blíží nule. Tímto způsobem je přitom možné zpracovávat PDF objednávky od jakéhokoli zákazníka a na způsobu odesílání těchto dokladů se pro zákazníka vůbec nic nemění.

Ve zpracování faktur vydaných šel Hubert J. E. ještě dále. „Všechny podoby vydaných daňových dokladů jako jsou dobropisy, cenové dobropisy, vrácení bezplatného zboží a samozřejmě faktury jsme nyní schopni odbavovat elektronicky přímo z našeho systému,“ pochvaluje si Levčík.

Veškeré daňové doklady jsou přenášeny z informačního systému SAP do konsolidačního centra ORION, kde jsou opatřeny ověřeným elektronickým podpisem, odeslány odběrateli a zároveň elektronicky důvěryhodně archivovány včetně využití časového razítka tak, aby splňovaly podmínky aktuální legislativy. „Zavedením elektronické fakturace se zbavujeme spousty papíru a již se nám nestane, že se po některé faktuře doslova slehne zem,“ doplňuje Levčík.