„Už od roku 2000 totiž vyvíjíme věci tak, aby nejprve pomohly nám, my jim porozuměli, a pak mohou dobře pomoci našim klientům. Jsem přesvědčený, že náš nový produkt jim dokáže pomoci. Víme, že hledání v dokumentech je jedna z deseti činností, která zabírá nejvíce času, nebo že se určité procento dokumentů ztratí už při jejich zakládání. Je proto jasné, že takový systém může mít velký podíl na zvýšení efektivity práce i komunikace,“ vysvětluje Oleksandr Rossol ze společnosti Nectain.

Oleksandr Rossol

Nový produkt společnosti Nectain reaguje na trend takzvaných paperless kanceláří. Firmy, které o bezpapírovou politiku usilují, však často čelí dlouhému procesu učení se novým postupům a adaptace na různá řešení digitalizace. Tomu se Nectain snaží předcházet. Do softwaru proto začlenil umělou inteligenci, která pomáhá optimalizovat správu a uchovávání dokumentů třeba tím, že zajišťuje vyšší správné přiřazování metadat a díky tomu i přesnost vyhledávání. Systém dokáže filtrovat dokumenty podle relevance a kontextu, rozpozná duplicitu a umožňuje uživatelům, aby k dokumentům měli přístup odkudkoli.

I další plánované funkce, například inteligentní vyhledávání, budou s největší pravděpodobností založené na technologii AI. Jednou z vizí Nectainu je totiž vytvořit takový systém správy dokumentů, který pracovníkům umožní komunikovat, jako kdyby hovořili se svým živým kolegou. Tedy že popíšou běžnou lidskou řečí, jaký systém by pro ně intuitivně fungoval nejlépe, a umělá inteligence by pak podle toho automaticky uspořádala všechny jeho dokumenty do složek a kolekcí.

„Firmy očekávají, že jejich kritické informace budou přístupné, snadno vyhledatelné a dobře zabezpečené. Stejně tak potřebují, aby jejich postupy při práci s dokumenty byly efektivní a transparentní. S naším DMS systémem se jim nestane, že by se zásadní informace ztratily v e-mailovém vlákně,“ doplňuje Rossol.