Manažeři a vedoucí pracovníci se dnes potýkají s rostoucím objemem elektronických dokumentů, které vyžadují jejich schválení. Administrativní úkony spojené s podepisováním dokumentů tak mohou být náročnou rutinou a s nárůstem objemu dokumentů vyžadujících schválení navíc roste i míra nebezpečí podpisu rizikového dokumentu. Manažerský semafor pomůže zjednodušit proces klasifikace dokumentů podle jejich rizikovosti, a optimalizovat tak jejich zpracování především na mobilních zařízeních.

Manažerský semafor využívá funkci barevného označování dokumentů na základě míry rizika podle předem stanovené metodiky - barevné označení žádostí zjednodušuje pracovníkům rozhodování a prioritizaci úkolů, přičemž barvy představují různé úrovně rizika: zelené žádosti mohou být podepsány hromadně, žluté a červené vyžadují individuální kontrolu. Metodiku identifikace dokumentů, pořadí barev i jejich význam a počet lze přizpůsobit potřebám dané firmy nebo organizace.

„Každý manažer denně schvaluje a podepisuje množství dokumentů a je důležité rozlišit, které z nich jsou rutinní a kterým je naopak nutné věnovat zvýšenou pozornost. V tom mi manažerský semafor velice pomáhá. Můj sekretariát mi podle nastavené metodiky označuje rizikové dokumenty, kterým se před schválením věnuji více. Šetří mi to hodně času a umožňuje se více soustředit na skutečně klíčové dokumenty, úkoly a procesy,“ říká Jaromír Řezáč, generální ředitel Gordicu.

Nástroj Manažerský semafor je rozšířením online aplikace Elektronická podpisová kniha, která slouží k pohodlnému podepisování elektronických dokumentů na PC, notebooku i mobilních zařízeních. EPK je modulovou součástí integrační platformy GINIS, kterou využívá více než 6 000 organizací české veřejné správy.