Společnost Software602 začala poskytovat službu Long-Term Docs pro dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů a dat podle norem vyžadovaných českou a evropskou legislativou. Služba pokrývá vstupní kontrolu, přípravu dokumentu na archivaci a péči o archivovaný dokument až do konce jeho životního cyklu. Služba Long-Term Docs ale neobsahuje vlastní úložiště dokumentů, pracuje s vlastními úložišti zákazníka, ať už jde o datová úložiště v interní síti nebo různá cloudová úložiště. Proto také není zpoplatněna podle objemu dat, ale podle počtu archivovaných dokumentů.

Služba Long-Term Docs zajistí v prvním kroku ověření, zda-li je dokument, který se objeví ve vstupní složce, ve formátu PDF/A. Pokud je dokument v jiném formátu, zajistí služba jeho převod do PDF/A-1 zajišťujícím dlouhodobou čitelnost. Současně provede kontrolu připojených elektronických podpisů a platnosti certifikátů použitých při jejich vytváření. Následně dojde k připojení ověřovacích metadat, která umožní kdykoli jednoznačně prokázat autenticitu dokumentu. Dojde také k připojení časového razítka tak, aby ochranný otisk (hash) chránil i ověřovací metadata. Protože časová razítka mají omezenou platnost, zajišťuje služba také pravidelné „přerazítkování“, tedy opakované připojování archivačních časových razítek tak, aby byla zachována digitální kontinuita dokumentu. Z hlediska uživatele stačí ukládat dokumenty do vymezeného úložiště, vše ostatní je automatizováno.

Obr. 1: Schéma fungování služby Long-Term Docs. Vstupem dokumentů mohou být vybrané složky interního nebo cloudového úložiště, mailová schránka nebo webová stránka (URL). Pro uložení archivovaných dokumentů je možno použít interní i cloudová úložiště (Google, Microsoft apod.). Pro automatizované serverové konverze dokumentů Microsoft Office do ISO formátu PDF/A je vyžadovaná instalace Microsoft Office na serveru MS Server 2008 nebo 2012. Konverze jiných libovolných proprietárních formátů (např. CAD systémů) lze provádět opět pouze při instalaci odpovídající aplikace na serveru.

U takto archivovaných dokumentů je možné nezpochybnitelně prokázat jejich autenticitu a bude možné je na budoucích zařízeních otevřít a přečíst. Tato jistota vyplývá z detailního dodržení všech relevantních norem a požadavků české i evropské legislativy. Služba podporuje všechny archivační formáty stanovené evropskými normami:

• PAdES LTV pro archivaci PDF dokumentů
• XAdES-A pro archivaci XML dat
• a CAdES-A pro archivaci libovolných dat či dokumentů.

Služba může být použita nejen pro ošetření dokumentů typu textů a tabulek, ale také pro data z informačních systémů, videozáznamy, zvukové nahrávky a další libovolné soubory.

Vstupem, tedy zdrojovým úložištěm dokumentů určených pro archivaci může být nejen vybraná složka interního úložiště, ale také vybraná mailová schránka nebo webová stránka, u níž je třeba důvěryhodně prokázat obsah k určitému okamžiku (např. obchodní podmínky). Služba nabízí také přímou komunikaci s Informačním systémem datových schránek a zajištění archivace datových zpráv.

Dokument určený k archivaci přitom neopouští úložiště. Služba pracuje pouze s metadaty, tedy s údaji o tom, která certifikační autorita vystavila certifikát použitý k podpisu dokumentu, termínu vypršení certifikátu, s kontrolním hashem apod. Z žádného z těchto údajů není možné zjistit obsah uloženého dokumentu. Službu je poskytována prostřednictvím software, který je instalován na serveru zákazníka (platforma Windows Server).

Služba je zpoplatněna pomocí několika tarifů. Cena za zpracování jednoho dokumentu se u základních tarifů pohybuje od 3 Kč v nejnižším tarifu Start až po 1 Kč u tarifu Pro. Pro velké zákazníky jsou sjednávány individuální obchodní podmínky. Aktuálně platí nabídka na archivaci prvních 250 dokumentů zdarma.
 

„Direktiva, kterou již schválila Evropská komise, jednoznačně říká, že žádný úřad v žádné zemi EU nesmí odmítnout dokument jen proto, že má elektronickou podobu, a říká také, že elektronické dokumenty mají v důkazním řízení stejnou váhu jako listinné. To je zásada, kterou už fakticky najdeme i v české legislativě,“ prohlásil senior konzultant společnosti Software602 Martin Vondrouš. „Důležité je také to, že existují normy, které naprosto přesně popisují, jak má být takový dokument připraven k dlouhodobé archivaci a jak má být o něj pečováno.“