Pilulka spolupracuje s 1 500 dodavateli a každý měsíc si s nimi vymění tisíce dokladů. Aby s tím měla co nejméně starostí, hodlá zpracovávání těchto dokladů kompletně elektronizovat a z velké části automatizovat. S tím jí pomáhají standardy pro elektronickou výměnu dokladů EDI a PDK.

„PDK je na farmaceutickém trhu dlouho etablované. Historicky ho používají nemocnice, lékárny a dodavatelé léčiv, takže jsme ho museli zavést také. Jelikož ale prodáváme i drogerii, kosmetiku nebo výživové doplňky, zavedli jsme navíc EDI. To je univerzálnější, funguje ve všech segmentech a hlavně se používá v zahraničí, takže nám umožňuje elektronicky komunikovat také se zahraničními dodavateli,“ říká provozní ředitel Pilulky, Michal Hanáček.

Doklady přes EDI nebo PDK se posílají ve standardizované, zdánlivě nečitelné podobě. Firmy si tímto způsobem nejčastěji vyměňují objednávky, dodací listy, příjemky nebo faktury. Jelikož na sebe tyto doklady logicky navazují, existují mezi nimi vazby, které umožňují automatické zpracování a kontroly. „Skvělým příkladem je zpracování faktury, kdy informační systém může fakturu automaticky porovnat s příjemkou a zkontrolovat, zda dodavatel fakturuje správné plnění. Stejně tak lze proti objednávce ověřit, zda je na faktuře očekávaná cena. Pokud vše sedí, je doklad automaticky zpracovaný a fakturant nebo účetní do procesu vstupují pouze v případě, kdy automatická kontrola najde rozdíly.“ uvádí David Reichel, produktový manažer z firmy Grit, která EDI pomohla rozběhnout.

Součástí EDI je také elektronický archiv dokladů, takže firma, která si přes EDI vyměňuje všechny doklady, pak nemusí žádný doklad tisknout. A to je cíl, ke kterému Pilulka směřuje. „Původně jsme měli v plánu naplnit tento cíl do konce roku 2020, ale vinou pandemie covidu jsme změnili priority. Přesto nyní EDI nebo PDK používá 90 % našich dodavatelů a doufáme, že nejpozději v příštím roce zapojíme i ten zbytek,“ věří Hanáček.

Foto: Pilulka