S využitím nového nástroje jsou všechny příchozí zprávy automaticky staženy do M-Files a přiřazeny zodpovědným osobám. Ty si pak mohou zobrazovat příslušné dokumenty odkudkoli, například i na mobilním telefonu. V M-Files jsou dokumenty také archivovány, čímž odpadají potenciální nepříjemnosti spojené s automatickým mazáním v datových schránkách po 90 dnech.

„Reagujeme na změny související s využíváním datových schránek, které se od letošního roku stalo pro podnikatele povinností. Nová funkce umožní například automatické stahování zpráv z datových schránek přímo do M-Files. Naši zákazníci se tak nemusejí obávat, že jim důležitý dokument unikne nebo že zůstane nevyřízený. V M-​Files si mohou nastavit přístupy, zodpovědnost či kontrolu vyřízení dané agendy, aniž by museli dávat přístupy k samotné datové schránce desítkám zaměstnanců,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech.

Typickým příkladem využití je podle Konica Minolta pokuta za rychlost, která přijde do datové schránky. Zodpovědná osoba ji společně s termínem vyřízení přiřadí v rámci M-Files manažerovi správy vozového parku, který ji prověří a sjedná nápravu. Zjistí například, který zaměstnanec překročil povolenou rychlost, a zajistí uhrazení pokuty. Systém zároveň automaticky hlídá vyřízení dokumentů, upozorňuje například na blížící se termín splatnosti a pomáhá předcházet upomínkám či sankcím z prodlení.

V letošním roce došlo k výraznému nárůstu komunikace prostřednictvím datových schránek, která zahrnuje rozličnou agendu a vyžaduje zapojení mnoha zaměstnanců. „Doposud měl k datové schránce ve firmě nejčastěji přístup jen jednatel a finanční ředitel. Nešvarem současnosti se stalo rozdávat přístupy kolegům jako na běžícím pásu, jen aby se rostoucí agenda stihla vyřídit. S tím ale vznikají problémy se zastupitelností zaměstnanců, nedostatečnou evidencí aktivit a potřebou manuálního stahování a zpracování,“ upozornil P. Atanasčev.