Zadavetelé veřejných zakázek mohou díky elektronickým aukcím dosáhnout výrazných úspor při nákupech zboží či služeb. E-aukce je nově možné bezplatně realizovat na elektronických tržištích nové generace. Ta dovolují vypisovat zakázky v režimu zjednodušeného podlimitního řízení, které mohou dosáhnout hodnoty do 10 milionů korun. Ve spolupráci s tržištěm Gemin.cz představujeme kroky, které je třeba při používání těchto systémů učinit.

E-tržiště nové generace nabízejí veřejným institucím možnost bezplatného využívání e-aukcí pro vypisování zakázek malého rozsahu. Poslední novela zákona o veřejných zakázkách navíc od 1. ledna 2013 počítá s povinným používáním e-aukcí. Nová elektronická tržiště tak představují jeden z nástrojů, který zadavatelům umožní tuto povinnost splnit bez nutnosti pořizovat si vlastní aukční systémy.

Zadavatel je povinen zveřejnit výzvu

Celý proces začíná uveřejněním výzvy k podávání nabídek na elektronickém tržišti. Ta musí obsahovat všechny základní informace, jako je například název a identifikace veřejné zakázky, specifikace a rozsah požadovaného plnění či způsob zpracování aukčních hodnot. Elektronické aukce mohou probíhat v otevřeném či uzavřeném řízení. V otevřeném řízení musí zadavatel oslovit minimálně pět dodavatelů, kteří jsou schopni zajistit či poskytnout požadovaný předmět veřejné zakázky. Účast na aukci přitom musí umožnit všem dodavatelům, kteří jsou na e-tržišti registrováni. Pokud má zadavatel oprávnění vypsat aukci v uzavřeném řízení, stačí oslovit alespoň tři dodavatele.

K otestování systému slouží cvičná aukční síň

Klíčovým okamžikem je otevření virtuální aukční síně. Jedná se o webovou stránku s unikátní internetovou adresou, na níž jsou zobrazovány všechny relevantní informace o průběhu aukce v reálném čase. Celý proces si mohou účastníci vyzkoušet ve cvičné aukční síni.

Podávání nabídek začíná po zahájení aukčního kola

Po otestování bezproblémového fungování e-aukce se účastníci přesunou do ostré aukční síně. Od tohoto okamžiku mohou uchazeči o zakázku začít podávat své nabídky. Termín zahájení ostré aukce určuje zadavatel a jemu také náleží právo kdykoliv před zahájením aukčního kola odložit termín začátku. Učinit tak může pouze v odůvodněných případech, jako jsou například závažné technické problémy. O případném posunutí začátku aukčního kola musí zadavatel včas informovat všechny účastníky aukce. Informaci zasílá jednoduše v rámci e-tržiště prostřednictvím oznámení do interních mailboxů účastníků, zpráva se účastníkům automaticky zobrazí přímo v prostoru aukční síně.

Zadavatel je povinen informovat uchazeče o průběhu aukce

Samotná aukce probíhá v jednom nebo více kolech, ve kterých uchazeči o zakázku podávají své nabídky. V průběhu aukce musí zadavatel povinně informovat uchazeče o všech důležitých okolnostech. Navíc jsou uchazeči oprávněni klást zadavateli dotazy prostřednictvím online diskuse. Zadavatelova odpověď na dotaz se vždy zobrazí všem uchazečům ve stejném časovém okamžiku, aby žádný z nich nemohl být zvýhodněn. Zadavatel má právo v odůvodněných případech aukci přerušit, nebo také úplně zrušit. A to zejména v případě porušení mlčenlivosti či důvěrnosti informací. Pokud některý z dodavatelů během aukce poruší pravidla, může ho zadavatel z aukce úplně vyloučit.

Aukce končí uzavřením aukční síně

Aukce končí ukončením posledního aukčního kola a uzavřením aukční síně. Aukční kolo je ukončeno po uplynutí předem nastavené lhůty, případně neobdrží-li zadavatel po určitou dobu žádné nové nabídky. Po ukončení posledního kola jsou zpracovány všechny hodnoty, které byly včas odeslány do systému. Po uzavření aukce systém označí nejvhodnější nabídku, která nejlépe odpovídá předem stanoveným kritériím.

E-tržiště Gemin.cz nabízí bezplatné využití e-aukcí pro všechny veřejné zadavatele. V České republice získalo jako první tržiště nové generace koncesi Ministerstva pro místní rozvoj na provozování elektronického tržiště.