Ještě před rokem chodila do společnosti 3E Projekt, která se zabývá pronájmem nemovitostí, provozem restaurací, kasin a franšíz, část faktur poštou. „Recepční je naskenovala a vložila do informačního systému Premier. Účetní ručně opsaly údaje a teprve poté faktury zaúčtovaly. Celý proces byl neefektivní a zaměstnanci při něm často chybovali,“ popsala výkonná ředitelka 3E Projekt Šárka Macurová.

Proto se management firmy rozhodl nahradit papírové doklady elektronickými a vše zpracovávat automaticky. „Vybrali jsme si cloudovou službu Invoice Flow od firmy Grit. Už z dřívějška jsme měli s tímto dodavatelem dobrou zkušenost, protože používáme jeho řešení Orion, který nám zajišťuje EDI komunikaci,“ dodává Šárka Macurová.

Po nasazení služby Invoice Flow se kompletně změnil systém práce. Faktury si nyní nechávají v 3E Projekt posílat pouze elektronicky. Umělá inteligence v Invoice Flow z pdf a dalších souborů automaticky vytěží údaje, takže odpadá přepisování. Zodpovědné osoby faktury elektronicky schválí a pak účetní jednoduše odešlou dokumenty do informačního systému.

Řešení Invoice Flow má i řadu dalších funkcí. Například umožňuje rozúčtování položek na libovolná nákladová střediska nebo přiložení dokumentů jako výkazy, dodací listy nebo fotky. Firmy mají přehled o svých závazcích a systém za ně hlídá data splatnosti.