EDI slouží k výměně dokumentů mezi obchodními partnery bez nutnosti ručního přepisování dat do informačních systémů. Je standardem především u supermarketů nebo velkých obchodních řetězců v segmentu rychloobrátkového zboží, ale v posledních letech proniká i do e-shopů.

O nasazení EDI se ve společnosti Muziker uvažovalo již několik let. Průlom nakonec přišel zvenčí, když je k jeho zavedení donutil nový velký dodavatel z Německa.

„Snažíme se digitalizovat a automatizovat všechny opakující se procesy, které lze delegovat na stroje. Věděli jsme, že zavedení EDI bude nezbytným krokem, pokud chceme dále růst. Požadavek německého dodavatele nás k tomu definitivně přiměl,“ vysvětluje Izabela Prokopius, vedoucí nákupního týmu ve společnosti Muziker.

Společnost Muziker přešla na EDI už v roce 2021 a od té doby za­po­ji­la také své české a slovenské dodavatele. Aby automatická vý­mě­na dokumentů fungovala, musí řešení implementovat obě strany.

„Za dva roky jsme do komunikace EDI zapojili 37 z našich 350 místních dodavatelů. To se může zdát málo, ale už nyní díky tomu šetříme zhruba 80 hodin práce měsíčně. Například pětinu našich příchozích faktur zpracováváme prostřednictvím EDI. Nyní chceme zapojit i naše velké zahraniční dodavatele. Až se to podaří, ušetří nám to i několik celých pracovních úvazků,“ říká Prokopius.

„Pro firmy je klíčové, aby se prostřednictvím EDI spojily nejprve s dodavateli, s nimiž si vyměňují největší počet dokumentů. Čím více dokumentů zpracovávají prostřednictvím EDI, tím více času a peněz ušetří,“ říká David Reichel, Solution Architect ve společnosti Grit, která vyvíjí řešení Orion EDI.

Podle Reichela je automatizace oběhu dokumentů jedním z nejčastějších způsobů, jakým firmy začínají digitalizovat: „V roce 2022 jsme dělali průzkum mezi stovkou českých firem a 60 % nám potvrdilo, že stejně jako Muziker začínají digitalizovat nákupní proces. Tedy elektronickou evidenci a automatické zpracování dokumentů, jako jsou objednávky, dodací listy nebo faktury,“ říká.

Ve společnosti Muziker chtějí v automatizaci pokračovat: „Výhledově chceme automatizovat celý proces objednávání a tvorby cen tak, aby probíhal bez zásahu lidské ruky. EDI považujeme za důležitý krok k tomuto cíli,“ shrnuje Prokopius.

Foto: Muziker