Hlavní strana -> Zprávy
Aktuality -> Analýzy - 10. 2. 2020

Digitalizace dokumentů se vyplácí

skenerSpolečnost Konica Minolta zveřejnila údaje o poskytování digitalizačních služeb v České republice. Za posledních pět let její zákazníci elektronicky zpracovali více než půl miliardy stran o formátu A4 a digitalizací dosáhli výrazného snížení nákladů na zpracování dokumentů.



Základem digitalizačních funkcí je tzv. OCR zpracování. Díky této funkci dokáže systém rozpoznat jednotlivá písmena v naskenovaném dokumentu, takže uživatelé v něm mohou klasicky vyhledávat konkrétní slova. Dokument je také převeden do editovatelné podoby, a lze jej následně upravovat či přepisovat.

Dalším krokem digitalizace dokumentu představuje jeho tzv. vytěžení, tedy identifikace specifických údajů a jejich automatizovaný přepis do dalších podnikových systémů. Příkladem může být rozpoznání a zkopírování částky z faktur do účetních záznamů. Na vytěžování pak navazují další služby, například řízené firemní procesy, jejichž pomocí lze řídit celý životní cyklus dokumentu od jeho počáteční digitalizace přes automatizované rozeslání k úpravám, autorizaci až po konečnou digitální archivaci.

Podle Konica Minolta pouhým zavedením automatizovaného přepisu údajů z naskenovaných dokumentů (tzv. vytěžením) ušetřili její zákazníci více než 65 milionů korun. Přestože digitalizace snižuje firmám náklady na zpracování dokumentů o více než polovinu, většina firem má v této oblasti stále výrazné rezervy. Mezi nejčastější nedostatky při zavedení digitalizace patří její omezení pouze na jeden typ dokumentu či oddělení, například faktury pro účetnictví. Firmy však mohou pomocí digitalizace zefektivnit také například oblasti automatizovaného zpracování dotazníků, osobních dokladů, vyúčtování či mzdových listů. V jiných případech se společnosti sice rozhodnou pro digitalizaci více dokumentů, ale chybí jim možnost řízení jejich životního cyklu uvnitř firmy. Postrádají napojení na další podnikové systémy nebo na automatizované firemní procesy.

„Ověřili jsme si, že pouhým zavedením vytěžování faktur dokážeme středně velké společnosti ušetřit za rok téměř tři sta tisíc korun,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Často se ještě setkáváme s mylnou představou, že přínos digitalizace končí naskenováním dokumentu a jeho převodem do PDF. Z našich zkušeností vyplývá, že čtyři z pěti firem zdaleka nevyužívají celý potenciál, který digitalizace nabízí.“


 
  

- PR -

AI má pracovat s vámi, ne místo vás

Jak začít s robotizací kanceláře?


Kolik peněz vaši firmu každý měsíc stojí ruční přepisování dat? Ceny, PDFka, tabulky, faktury, data v různých formátech – rutina bez přidané hodnoty, často vnímaná jako nutné zlo, která spolyká desítky hodin lidského času a vytváří dvojí náklad: přímé mzdové výdaje i ztrátu prostoru pro práci s vyšší přidanou hodnotou. Možná už víte, že tato opakující se zátěž brzdí výkon, snižuje motivaci a omezuje růst. A možná také tušíte, že díky rozvoji AI ji lze efektivně automatizovat. Otázka tak často není „zda“, ale „jak a kde začít“, aby se řešení skutečně vyplatilo.

  

- PR -

Umělá inteligence mění firemní tisk

HP přenáší AI z experimentu do každodenního provozu podniků


Firemní tisk dlouhodobě patří mezi technologické oblasti, které se vyvíjejí spíše evolučně než revolučně. S nástupem umělé inteligence se však tento segment dostává do nové fáze. HP už v roce 2024 představila platformu HP Print AI jako rámec pro inteligentní tiskové a skenovací funkce a postupně ji rozšiřuje o další schopnosti. Na letošním CES pak HP ukázala především praktickou integraci generativní AI do kancelářských zařízení prostřednictvím funkcí navázaných na Microsoft 365 Copilot, které míří na produktivitu a práci s dokumenty přímo na multifunkcích.