Diakonie ČCE, jedna z největších nestátních organizací poskytujících sociální služby v ČR, zpracovává dokumenty pomocí DMS téměř dvacet let. Původní řešení však přestalo rostoucím potřebám Diakonie stačit – uživatelské prostředí bylo nepřívětivé, systém pomalý a chyběly vlastnosti jako fulltextové vyhledávání. Proto hledala koncepčně nové řešení.

„Výběr nového systému je vždy obtížný, my jsme ale dobře věděli, jaké funkce potřebujeme a co od nové platformy očekáváme,“ říká Miloslav Běťák z Diakonie Českobratrské církve evangelické. „Vedle pokročilých funkcí pro správu dokumentů je pro nás zásadní intuitivní uživatelské ovládání, špičková podpora ze strany dodavatele a jistota dalších inovací. Zkrátka jsme chtěli kvalitní a prověřené řešení, které s námi vydrží déle, než je morální životnost jedné konkrétní verze.“

Po důkladném prozkoumání vybral Ing. Miloslav Běťák, jenž má na starosti řízení ekonomických a technicko-hospodářských oblastí Diakonie ČCE, cloudové řešení DMS eDoCat od společnosti Onlio. Jeho nasazení předcházela podrobná analýza potřeb, která ověřila smysluplnost požadovaných funkcí a odhalila potenciál pro další zefektivnění práce Diakonie. Celý proces implementace poté trval tři měsíce, přitom prostřednictvím nového řešení s dokumenty pracuje přes čtyři sta uživatelů z celé Diakonie, asi čtvrtina z nich každodenně. Díky cloudové podobě je DMS eDoCat zcela nezávislý na informační architektuře Diakonie.

„Náš DMS systém eDoCat staví na otevřených technologiích, vedle komunitní varianty DMS Alfresco Community Edition, která tvoří základ celého řešení, jde o linuxovou distribuci CentOS a databázovou platformu PostgreSQL. Ty jsou vhodné i pro nasazení v náročném podnikovém prostředí a máme díky nim vysokou jistotu spolehlivosti, bezpečnosti i dlouhodobé udržitelnosti,“ vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, která celé řešení dodala.

Mezi hlavní přínosy DMS pro Diakonii ČCE patří komplexní podpora sdílení, evidence a řízení všech dokumentů v rámci celé organizace, od úseku ředitelství až po organizační jednotky. Běžní uživatelé pak oceňují zejména pokročilé fultextové vyhledávání, jehož součástí je i našeptávač umožňující přechod k dokumentu bez nutnosti dokončit celé vyhledávání. Uživatelské rozhraní je velmi rychlé a k provedení jakékoli operace stačí pár kliknutí myší.