S čím v současné době bojuje většina společností? Vysoké náklady, pomalá obsluha klientů, neefektivita procesů, udržení konkurenceschopnosti, ale také operační rizika, hrozba podvodů atd. Obchodní útvary firem proto požadují co nejrychlejší digitalizaci, automatizaci a přechod k bezpapírovým procesům a správě digitálních dokumentů. A co na to IT? To čelí nezastavitelnému růstu objemu dat i počtu aplikací. Je potřeba nahradit a bezpečně vypnout ty nepoužívané, data a dokumenty spolehlivě archivovat v dlouhodobě čitelné podobě a uspořit peníze.

Průzkum Trask solutions se proto zaměřil na stav a současné hlavní výzvy v oblasti digitalizace obchodních procesů a archivace. V jeho rámci 9 % respondentů uvedlo, že jejich společnost již digitalizovala alespoň některé ze svých klíčových obchodních procesů včetně kompletní eliminace papíru na vstupu a výstupu. Konkrétně se jednalo o respondenty z řad finančních institucí (které papír eliminovaly alespoň v těch oblastech, kde jim to dovoluje legislativa) a telekomunikačních společností.

Celkem 43 % společností, které se průzkumu zúčastnily, hodlá k vytvoření bezpapírového prostředí směřovat dílčími kroky v průběhu delšího časového období. Mnohé však tento přechod hodlají realizovat v relativně krátkém časovém horizontu, a to buď během 3 let (30 % společností) nebo dokonce během 1 roku (15 % společností. Pouze ve 3 % případů respondenti uvedli, že se na takový přechod zatím necítí připraveni.

Většina společností se potřebuje při přechodu k bezpapírovému prostředí připravit ve více než jedné oblasti a vyřešit celou řadu výzev. Kompletní digitalizace dokumentů představuje výzvu pro 46 % z oslovených firem. K dalším oblastem, které firmy potřebují vyřešit patří také legislativa (36 %) a bezpečnost (30 %), zatímco integraci nebo postoje uživatelů označilo jako výzvu jen 21 % respondentů.

České firmy a digitální archivace

Většina oslovených společností si uvědomuje potřebu efektivní dlouhodobé digitální archivace dokumentů. Také v této oblasti ale naráží na řadu výzev. K těm nejčastějším patří rychlý růst objemu dat (bojuje s ním 61 % firem), efektivní správa archivovaných dat (55 %) a náklady na archivaci (49 %), nemálo firem však řeší také dodržení souladu s legislativou (27 %) a růst počtu aplikací (6 %).

Z hlediska spolehlivé dlouhodobé digitální archivace je pro firmy nejdůležitější důvěryhodné úložiště (uvedlo to 64 % firem) a vyřešení problematiky integrity digitálního originálu a jeho prokazatelnosti v čase (61 %).