Firma Fri-Service zpracovává faktury pomocí nástroje Invoice Flow od společnosti GRiT, který automaticky vyčítá údaje z hlavičky přijatých faktur a ty nahrává do informačního systému. Účetní z externí firmy tak nemusí údaje z každé faktury ručně přepisovat, ale pouze kontrolují, zda nástroj vytěžil data správně, a udělají případné korekce. „Upřímně jsme ze začátku měli strach, zda ten nástroj přepíše data z faktur správně a zda s tím ve výsledku nebude ještě víc práce než dříve,“ přiznává Markéta Čáslavská, hlavní účetní firmy Auditor. „Tyto obavy se ale po čase ukázaly jako liché. Systém funguje spolehlivě a většinu faktur vytěží správně. Nemusíme se tak zdržovat rutinní a nezáživnou činností, vytěžené faktury jen zběžně kontrolujeme a v ojedinělých případech korigujeme,“ dodává Čáslavská.

Specialista na chladírenskou a mrazírenskou techniku má dnes téměř 1 000 dodavatelů a každý měsíc zpracuje stejný počet dokladů. Zavedený nástroj na automatizaci firmu zbavil velkého množství zbytečné práce. „Dříve nám většina faktur chodila poštou a byl potřeba zaměstnanec, který se téměř celou pracovní dobu věnoval zpracování přijatých faktur a jejich převedení do elektronické formy. Jsme rádi, že dnes už nikdo takovou práci dělat nemusí,“ říká Jiří Šilhánek, finanční ředitel Fri-Service. Nasazení nástroje Invoice Flow do firmy Fri-Service přitom bylo otázkou několika týdnů.

„Zavedení tohoto nástroje pro nás mělo dva pozitivní efekty. Zmodernizovali jsme s dodavateli doručování faktur a posíláme si je pouze elektronicky. A zadruhé jsme ušetřili práci účetní firmě. Pokud by se všechny faktury zpracovávaly do našeho účetního softwaru nadále ručně, stálo by to externí účetní víc rutinní práce a nás vyšší náklady. Bavíme se přibližně o 40 000 korunách měsíčně,“ dodává Šilhánek.