Plánování kapacit je v dobrých časech důležité, avšak v komplikované době se stává absolutní nutností. (Jon Mostyn, ředitel divize firemního poradenství, Hill & Knowlton)

Setkáváte se v současnosti s některými z následujících problémů?

• Zdá se, že všichni jsou vytíženi, avšak míra efektivity zůstává na příliš nízké úrovni.
• Projekty jsou založeny na odhadech a neexistuje souvislost mezi odhadem, prováděním projektu a současným stavem zdrojů.
• Velmi často se klientům věnujete příliš, protože nemáte k dispozici průběžné porovnání základního plánu a skutečných hodnot.
• Ze schopností svých zaměstnanců nezískáváte maximum, protože nemáte k dispozici seznam dovedností, kterými lidé ve vaší organizaci disponují.
• Nedaří se vám nastavit dlouhodobé provázání projektů podle plánovanékapacity, a proto nedokážete účinně provádět strategický ani taktický nábor zaměstnanců, dodavatelů a rozvoj organizace stagnuje.
• Při řízení zdrojů a plánování kapacity vycházíte z údajů lokálních excelovýchtabulek, protože pro řízení svého nejcennějšího aktiva, svých zaměstnanců, a speciálních zdrojů nemáte k dispozici vhodné řešení napříč celou organizací.

Pokud jste na některou z výše uvedených otázek odpověděli kladně, pak je ten správný okamžik začít přemýšlet o nějakém integrovaném řešení pro řízení zdrojů a plánování projektů. Na trhu jsou k dispozici programy, které dokážou precizně plánovat a řídit i velmi rozsáhlé projekty. Stejně tak existují systémy pro plánování kapacit. Klíčová věc, na kterou musí být upřena pozornost, je získat přehled za celou společnost!

Trend směřuje k tomu, aby řízení zdrojů bylo součástí projektového řízení. Příkladem takto orientovaného řešení může být Maconomy People Planner, který umožňuje přiřadit zdroje i na nejvyšší projektovou úroveň, a nechytnete se tak do snadné pasti příliš podrobného plánování.

Vyšší míra vytížení (utilizace)

Potřebujete mít jasný přehled, co kdo dělá. Projektoví a úsekoví manažeřimají během plánování projektu a přiřazování zdrojů možnost monitorovat vytížení a dostupnost pracovníků a klíčových zdrojů. Podrobné informaceo stavu zdrojů vám mohou pomoci při snižování rizika nižšího zisku spojeného s nedostatečným využitím zdrojů, které jinak mohly být přiřazeny k ekonomicky efektivním činnostem. Proto už zmíněná aplikace People Planner přináší pohled na dostupnost zdrojů v reálném čase. Náhled na obsazení zdrojů je plně propojen s plány konkrétního projektu. Sledujete dostupnost, vytížení, efektivitu a ekonomický přínos všech zaměstnanců a klíčových zdrojů. Tím máte usnadněné přiřazení zdrojů k projektům či příležitostem. Každý lidský zdroj má v systému informaci o dosažené kvalifikaci a její úrovni. Nestane se vám pak, že na projekt pro anglického klienta přiřadíte zaměstnance, který hovoří jen česky nebo německy. U klíčových zdrojů typu stroje lze například zadat hodinový výkon a kontrolovat efektivnost.

Vytvářejte odhady založené na faktech

Projekty již nejsou vystavěny na dohadech. Při požadování zdrojů můžete vycházet přímo z plánů a odhadů konkrétního projektu. Pokud budete mít možnost sledovat postup projektu a při odhadu jeho dokončení vycházet přímo ze základních parametrů, budete mít k dispozici nástroj k aktualizaci svých zdrojů a sledování přečerpání rozpočtu. Dojde také ke zvýšení ekonomické výkonnosti projektu. V prostředí People Planner lze vytvářet plány projektů i provádět odhady nákladů a příjmů z příležitostí i skutečných projektů. Můžete nastavit základní parametry projektu a pomocí skutečných dat kdykoliv sledovat postup projektu.

Přechod z operativního na strategické plánování

Máte jasný náhled do dlouhodobých kapacitních plánů. Co kdybyste měli navíc k dispozici jasné prognózy příjmů, které budou vycházet z vámi přiřazených zdrojů? Pokud jsou potenciální objednávky (obchodní příležitosti) přímo začleněny do prognóz vašich příjmů a využití zdrojů, pak můžete plánovat do budoucnosti.

Pokud máte k dispozici dlouhodobé náhledy na stav svých zdrojů, můžete snadno pracovat s horizonty operativního, taktického a strategického plánování a nahlížet na prognózy příjmů, které z těchto plánů vycházejí. Toto je základní myšlenka People Planner.

Obr. 1: Vývoj tržeb. Je zřejmé, že budoucí tržby jsou nejisté, protože
přicházejí z doposud neuzavřených smluv, ale lze je (stejně jako kapacity)
plánovat na základě rozjednaných obchodních příležitostí.

Jasný přehled napříč celou organizací

Máte k dispozici grafický, intuitivní a transparentní náhled na zdroje napříč celou organizací. Co kdyby top manažeři, úsekoví a projektoví manažeři měli společně se zaměstnanci možnost nahlédnout do seznamu všechzdrojů a složek projektu v reálném čase? Pokud máte k dispozici integrované řešení, které umožňuje všem osobám ve vaší organizaci vstupovat do plánování projektu a do úkolů souvisejících se zdroji, potom můžete dosáhnout vyšší ziskovosti. People Planner vám umožňuje přejít od používání lokálních excelových tabulek nebo izolovaných systémů k jednotnému firemnímu řešení pro plánování projektů a řízení zdrojů.
Obdobné výstupy lze získat i pro klíčové zdroje typu strojů, zařízení atd.

Obr. 2

Manažer nebo plánovač zdrojů

Má k dispozici náhled na dovednosti, kapacitu a očekávané pracovní zatížení všech zaměstnanců a klíčových zdrojů. Plánování zdrojů probíhá na jedné obrazovce s ohledem na jejich dostupnost. Identifikace budoucích potřeb u specifických dovedností a včasné zajištění vhodných zdrojů je prevence proti nedostatku kapacity a konfliktu úkolů. Náhled na kapacitu a pracovní zatížení po dnech, týdnech nebo delších obdobích. Dále máme přehled o nasazení klíčových strojů a zařízení. Distribuce pracovního zatížení zvyšuje pocit pracovní spokojenosti u zaměstnanců.

Manažer projektu

Pracuje v grafickém prostředí pro plánování projektů s využitím funkce pro snadné přetahování položek myší. Funkce víceúrovňového rozpadu pracovních činností umožňuje rozdělení rozsáhlých projektů do jednotlivých etap – WBS (work breakdown structure). Sníženo je riziko překročení rozpočtu – přehledným zobrazením vývoje na základě plánu.

Top management

Prognóza příjmů je založena na všech informacích o projektu a přiřazených zdrojích. Top manažer má náhled na kapacitu a pracovní zatížení zdrojů v rámci celé organizace, nebo divize, s možností kliknutím získat i podrobnější informace o jednotlivých projektech nebo zdrojích. Sleduje ziskovost a efektivitu podle společnosti, úseků atd. K dispozici je analýza dat pomocí špičkového nástroje business intelligence: Analytix (Business Objects).

Obr. 3: Porovnání skutečně vykázaných a plánovaných hodin. Ukazuje, jak je organizace dobrá v plánování projektů.

Zaměstnanec

Má náhled na přiřazené úkoly v okně internetového prohlížeče nebo MS Outlook. Je podporováno proaktivní vyhledávání projektů či úkolů – nominace sebe sama na jejich splnění. Zaměstnanec se tedy s ohledem na svou budoucí volnou kapacitu může sám sebe přiřadit k určitému projektu. Je zřejmé, že za takovýto projekt pak cítí i vyšší odpovědnost.

Manažer rozhodujících strojů a zařízení

Informace o využití kapacit těchto zdrojů a možností plánování s větším časovým předstihem a sledování plnění zadaných úkolů. Rychlá reakce na operativní změny podle skutečnosti.

Závěr

Je zřejmé, že ono bývalé rčení „nejsou lidi“ přestalo platit. Lidé tu jsou, ale je potřeba je umět správně přiřadit k odpovídajícím úkolům a mít v rukou efektivní nástroj pro plánování a operativní změny, protože v praxi jen málokterý projekt skončí v naplánovaném čase a s naplánovanými prostředky. Naším úkolem je minimalizovat přebytek, anebo nedostatek zdrojů, který způsobuje ztráty a nespokojenost uvnitř organizace, a to je bez sofistikovaného a snadno použitelného nástroje jen velmi obtížné. People Planner přináší kombinaci snadného plánování a pokročilého řízení projektů. Díky možné integraci do ERP systému Maconomy je k dispozici možnost přehledu a řízení všech finančních aspektů projektu.