Všechny obory se v čase více či méně mění a neustále rozvíjejí. Platí to samozřejmě i pro energetiku, která u nás v posledních letech prošla obdobím významných změn. Tento vývoj logicky provázejí změny v dodavatelsko-odběratelských vztazích, které se kromě jiného zrcadlí v požadavcích na informační systémy energetických firem.

Dříve byla branže energetiky výsostně technickou a provozní záležitostí, výroba a s ní spojené agendy hrály hlavní roli. I dnes je to tak, výroba je stále na prvním místě, na významu však silně nabyla obchodní a ekonomická stránka. Na trh vstoupily nové subjekty (zejména obchodního zaměření) a vlivy, se kterými se předtím téměř nepracovalo, jsou nyní pro úspěšné působení v branži klíčové – vznik konkurenčního prostředí, možnosti nových technologií (řízení a měření spotřeb, datové komunikace), časté změny v regulační legislativě apod. Také se více upírá pozornost na procesy, které se díky těmto změnám staly složitějšími:

• fakturace – především snaha o její automatizaci a zkrácení doby zpracování podkladů
• cenotvorba – problematika volných i regulovaných cen komodit a služeb
• komunikace se zákazníky – oslovení nových zákazníků a péče o stávající

Procesní změny přitom nejsou jedinou stránkou, se kterou se energetická branže po uvolnění trhu musí vypořádat.

Kapacitní deficit

Během velmi krátké doby se v energetice objevilo množství nových výrobců, distributorů a obchodníků. Procesy a činnosti, kterými se dříve zabývalo jen několik dominantních subjektů, nyní řeší paralelně a v různém rozsahu mnoho dalších. Vzrostla tím poptávka po kvalifikovaných a zkušených pracovnících, na kterou však trh „ze dne na den“ nebyl připraven. „Při implementacích informačních systémů se stále častěji setkáváme s pracovníky disponujícími spíše obecnými administrativními znalostmi, než s kovanými energetiky znalými všech okolností a souvislostí zpracovávaných agend,“ říká Tomáš Krumphanzl ze společnosti PC HELP, a.s., která vyvíjí oborové řešení systému HELIOS Orange pro dodavatele energií. A dodává: „S ohledem na vývoj branže je to pochopitelné a tak i my, poskytovatelé IT řešení, se tomuto trendu musíme přizpůsobit, a nabídnout aplikace, se kterými se uživatelé rychle sžijí.“

Nově vzniklé společnosti na energetickém trhu patří většinou do kategorie menších a středních organizací. Na rozdíl od velkých společností, kde je náplň pracovních pozic úzce specializovaná, u menších firem často odpovídá stejná osoba za více agend a procesů, zejména na manažerských postech. Nese to sebou mnohé výhody, např. rychlejší interní komunikaci a lepší pohled na procesy v souvislostech. Na druhou stranu je na takovéto pracovníky kladen větší nápor z hlediska kontroly činností a kompetencí, musí být schopni koordinovat různorodé aktivity a kreativně vytvářet pohled do budoucna, často bez metodické podpory. Informační systém HELIOS Orange podporuje procesy středních a menších organizací již více než 15 let, tato specifika dobře zná a počítá s nimi také v řešení pro energetiku, které nese příznačný název Energo.

Přizpůsobení pracovních postupů velikosti a kapacitám subjektu je důležité hledisko, které musí korespondovat s klíčovými oblastmi fungování energetiky. Mimo výroby jsou to ty procesy, které jsou obvykle při každé změně pod největším drobnohledem – již zmiňovaná fakturace a cenotvorba.

Fakturace – vždy jiná, vždy o tom stejném …

Zaevidovat parametry odběrných míst a předpokládaných odběrů, přiřadit ceny dodávek, vytvořit platební kalendáře úhrad, získat relevantní informace o skutečné spotřebě, zpracované podklady odeslat vždy ve správný čas a na správné místo, řádně vše zaevidovat a také zaúčtovat – vždy stejný princip, avšak v mnoha různých kombinacích a dílčích variantách. Kromě těchto „obecných“ podmínek vstupují do fakturace také specifika jednotlivých komodit (teplo, voda, elektřina, plyn) a pokud dodává organizace jednomu odběrateli více než jen jednu z nich, je pro ni fakturace ještě o řád náročnější.

„Před nasazením našeho informačního systému zabralo zpracování fakturační dávky našim zákazníkům i několik dní práce“, popisuje stav v energetických subjektech Tomáš Krumphanzl. Na samotné účetní vystavení faktur mají organizace ekonomický systém, provozní data (spotřeba, výpočet plateb atd.) však střední a menší energetici většinou shromažďují v oddělených evidencí - nejčastěji v MS Excel. Mají tedy přehled o datech, chybí jim však podpora zpracování.

Mezi společnosti, pro které fakturace představovala časovou i organizační komplikaci, patřila i společnost Czech Energy s.r.o. (dodavatel tepla a plynu): „PC HELP nás oslovil s nabídkou systému, který by výrazně zrychlil naši fakturaci. Nabídku jsme pečlivě zvážili a nakonec ji přijali. Bylo to dobré rozhodnutí. Energo nám dnes vydatně pomáhá ve všech firemních oblastech,” říká jednatel společnosti, Ing. Miroslav Žabka. Po seznámení s možnostmi, které systém Energo nabízí, si ho uživatelé oblíbili natolik, že se rozhodli ho využívat nejen pro vyúčtování energií, ale také pro další firemní procesy:

Cenotvorba

Cenotvorba je v každém oboru zásadním krokem obchodního procesu. U energetických komodit je v určitých ohledech ovlivňována také regulačními předpisy (cenovými rozhodnutími Energetického regulačního úřadu nebo vyhláškami jiných regulátorů). Ty v některých případech usměrňují pouze část fakturované (např. náklady na distribuci elektřiny a plynu), v jiných se týkají i ceny samotné komodity a metodiky jejího stanovení (problematika oprávněných nákladů na výrobu a dodávku tepla nebo na zajištění dodávek pitné vody a zpracování vod odpadních).

Jakkoli je cenové téma v modelech fakturace elektřiny a plynu složité, je nakonec přeci jen jednoznačné – cena dodávky je věcí svobodného trhu a dohody mezi dodavatelem a odběratelem, regulaci podléhá pouze cena distribuce a souvisejících služeb. Ta je zajištěna ceníkovým předpisem a tak z hlediska fakturace jde vlastně „jen“ o správné dosazování ceníkových hodnot do výpočtových vzorců, což je činnost přímo volající po komplexní automatizaci pomocí výpočetní techniky.

U tepla (a analogicky i vody) je však situace složitější. Zde regulace nepředstavuje ceníkový předpis, ale metodickou instruktáž. Ta se více než fakturace dotýká samotného způsobu stanovení ceny. Klíčovou roli tak zde mají informace o nákladech, tedy (zjednodušeně řešeno) data z účetnictví a především odborné znalosti pracovníků, kteří je zpracovávají a interpretují. Systém může poskytovat výpočtovou podporu, hlídat stanovené limity a jejich dodržování, ale „živá“ interakce se znalým uživatelem je zde nenahraditelná.

Odezvy uživatelů

HELIOS Orange - Energo pomáhá energetikům s procesy již téměř deset let. Mezi zákazníky systému Energo patří společnosti ČEZ Energo, TTS Energo, Czech Energy, Easy Power, České teplo, NRG prodej, Západomoravská energetická, také významné energetické společnosti řady měst (např. Teplo Zlín, Teplárna Strakonice, Teplo Kopřivnice) a mnoho dalších.

Nejčastěji si uživatelé podle Tomáše Krumphanzla cení přínos do fakturace, která se po nasazení systému několikanásobně zrychlí. Velkou pomocí je systém Energo také pro ty dodavatele, kteří se zabývají více než jednou komoditou. Především pokud se jedná o kombinaci komodit z obou skupin (teplo/voda vs. elektřina/plyn), které si díky odlišným procesům vyžadují jiný přístup.

Uživatelé často chválí i drobnější každodenní „řemeslné“ funkce, např. individuální navázání ceníků, hlídání jejich platnosti, uplatňování záloh a jiné kontrolní mechanizmy, elektronické komunikace s úřady či zákazníky a v neposlední řadě jednoduchá práce se smlouvami: „Systém nám hodně pomáhá se smlouvami. Z přehledu smluv si na pár kliknutí zobrazíme veškeré informace o měřeních, zálohových platbách, fakturách a dalších informacích. To dříve nebylo možné,“ říká Lukáš Dobeš, ředitel úseku správa společnosti v ČEZ Energo, s.r.o.

www.helios-servis.cz/obory