Zaměstnanci si nechávají své žádosti o dovolenou schvalovat na papírových formulářích, které pak odevzdají do papírové krabice pro účetní. Tu pak každý měsíc čeká „veselá chvilka“ třídění obsahu papírové krabice, aby mohla správně spočítat výplaty.

Potřebujete zajistit věcně i formálně správný postup při řešení požadavků vašich zákazníků i zaměstnanců. Samozřejmě v souladu se zákonem a interními směrnicemi. Eliminovat dvojí práci, kdy se informace z jednoho systému přepisují do druhého. Sice to zní banálně, ale na mnoha místech to probíhá spíše živelně než jednoduše.
Průvodce džunglí procesů Podobných případů lze najít celou řadu – helpdesk, žádosti o kancelářský materiál, kniha jízd, ... Typické příklady toho, kdy někdo musí vynaložit velké úsilí, aby všechny záležitosti byly formálně i věcně v pořádku a dodány včas. Nemluvě o složitějších případech, které se vztahují k vnějšímu prostředí – zákazníkovi nebo státní orgánům. Zákony, vnitřní směrnice i soukromé požadavky někdy mohou připomínat džungli. Aby se v ní vaši zaměstnanci vyznali, potřebujete správné vybavení do všech podmínek a pro celou výpravu.

Správné vybavení...

Základem správného vybavení je správný průvodce. Poradí, jak nešlápnout vedle. Jeho rady jsou jednoduše přístupné a vztahují se ke konkrétní situaci. Správný průvodce ví, kdo má co udělat a taky jak. A taky do kdy a kdo tento termín ohlídá a upozorní, pokud dochází ke zdržení. V technickém světě může mít každý svého osobního asistenta, který hlídá termíny, radí, co kam vyplnit, nabízí kontextové informace a zajišťuje posun věcí dopředu. K úspěšnému cíli. Cestovní deník je další ze základů správného vybavení. Mají ho v lásce nejen cestovatelé džunglí, ale i ISO auditoři. Potřebujete dokládat, že přijaté faktury a smlouvy byly schvalovány podle interní směrnice? A co takhle automaticky generovaný záznam se všemi detaily? Ano, můžete ke každé smlouvě a faktuře přikládat papírovou košilku, kam se všichni zúčastnění podepíší a průběžně telefonáty monitorovat, kde se všechny vaše papíry nachází. Nebo na to můžete mít automatického pomocníka, který to ohlídá za vás, zaznamená všechny potřebné detaily a ještě vám bez čekání sdělí, u koho se faktura zasekla.

...do všech podmínek...

Když vás v džungli zaskočí šelma, dost možná vás sežere. Když vás zaskočí finanční úřad, asi přežijete, ale i tak to bude bolet. Když zákonodárci změní legislativu, musíte být schopni začít fungovat v nových podmínkách a nenechat se novou situací zaskočit. Inspirujte se u divokých šelem a buďte připraveni na změny a schopni rychlé reakce. V technickém světě to může znamenat být nezávislí na dodavateli. Potřebné změny v nastavení byste měli být schopni udělat sami. Ideálně pouze s využitím logiky, bez programování.

...pro celou výpravu

Jedním ze základních stavebních kamenů týmové práce je komunikace. Stejně jako komunikují členové týmu z masa a kostí, proč by nemohli komunikovat i ti virtuální? Datová a aplikační integrace nabízí cesty k tomu, aby si jednotlivé informační systémy mohly mezi sebou předávat informace, a tak nebylo nutno zatěžovat další členy týmu přepisováním informací z jednoho systému do druhého. S komunikací jde ruku v ruce sdílení informací. Nedostatek informací vede ke stejným výsledkům jako jejich přebytek. Nikdo nic neví. Mějte tedy systém, který zajistí, že sdílíte informace se správnými lidmi, v pravou chvíli a s minimem úsilí.

Nevyhazujte peníze oknem

Zdroje jsou vzácné, tak proč jimi zbytečně plýtvat? O finančním hodnocení a návratnosti investic by se dala napsat spousta dalších článků bez ohledu na to, kolik jich už bylo napsáno. A závěr? S relativně malými náklady lze zajistit věcně i formálně správný postup, skloubit legislativu a interní směrnice a integrovat jednotlivé systémy organizace. Procesy v aplikaci team assistant jsou vedeny dle jasného a předem schváleného schématu, který dodržuje zákonný postup a respektuje interní směrnice. Jednotlivé úkoly jsou automaticky posouvány správnému řešiteli spolu se všemi potřebnými informacemi.



Olga Pincová
Autorka článku, Ing. Olga Pincová, působí ve společnosti Perspia a.s., která poskytuje aplikaci team assistant.