Opravdu nám nové technologie vůbec mohou umožnit pracovat bez papíru? Zatím to tak nevypadá.

Ano, máte pravdu. V současnosti se bohužel nacházíme v přechodném období. Doklady přijdou na papíře, převádějí se do počítače, aby se následně zase vytiskly. V jedné firmě dokonce vytvoří cesťák v počítači, ten vytisknou, šéf to podepíše, naskenuje se a odešle na dopravu. A tam proběhne ještě jednou to samé. Na co dříve stačil jeden papír, je teď dvakrát vytištěno a dvakrát skenováno. Takový proces efektivní opravdu není. Ale je úplně zbytečné takto postupovat.

Budeme tedy všechno dělat na počítači? Není to trochu svazující?

Proč na počítači? Většina lidí už má v kapse smartmobil, tedy počítač pod svojí osobní kontrolou, a může na něm všechny „papíry“ vyřešit. Smartphony už umějí odemykat dveře, nastartovat auta, platit obědy nebo vás navést do správného cíle, tak proč bychom je nemohli použít i pro tu administrativu bez papíru?

Jak si to představujete? To by musel mít smartphone každý?

No a je to tak nepředstavitelné? V naší firmě má firemní smartphone 65 % zaměstnanců, dalších 30 % zaměstnanců má svůj vlastní smartphone. Tedy pouze 5 % lidí by bylo potřeba dovybavit chytrým telefonem. Smartphone pro dvě sim karty pořídíte za 1400 Kč. To není mnoho peněz, když si vezmete, co všechno by se dalo tímto způsobem nahradit.

Co konkrétně?

Například čipové karty na docházku, platební karty do kantýny, klíče od zámků na dveřích, čtečky čárových kódů, skenery a celá řada dalších úkonů. Všude vám bude stačit jen chytrý telefon.

Dají se přes chytrý telefon řídit i firemní procesy?

Ano, a jednoduše. Proces můžete zahájit třeba na počítači a pak ho příslušný člověk vyřídí ve smartphonu nebo na tabletu.

Co konkrétně? Můžete uvést nějaký příklad?

Začněme třeba dovolenkou. Vytvoření dovolenky zaměstnancem, schválení nadřízeným, převod do mzdové účtárny i napojení na mzdový systém. Nikde není potřeba papír. Pak tu jsou i další agendy – cestovní příkazy, nákupní požadavky, převodky, výkazy práce, schvalování faktur, servisní zásahy, převzetí zboží nebo služeb... Existují stovky procesů, které jsou dnes na papíře, a lze je bez problémů převést na smartphony.

Stejně zbude spousta agend, kde to bez papíru nepůjde – různé smlouvy se zaměstnanci apod.

Jde i to i v těchto případech. Podpis dokladů elektronickým podpisem má oporu v českých zákonech už od roku 2000. Tak proč bychom ho nemohli použít i na smlouvu se zaměstnancem?

Není složité pořídit si elektronický podpis?

Složitost spočívá v tom, že vás musí někdo ověřit. Musíte tedy nejprve navštívit nějakou autoritu a ta vás takzvaně ztotožní. Následně si musíte nahrát software do zařízení a to už je věc implementace.

A to má firma svých 500 zaměstnanců poslat na poštu, aby si udělali elektronický podpis?

Ale jistě že ne. Pokud jde pouze o vnitropodnikové procesy, tak vám stačí interní certifikát a ztotožnění může udělat třeba vaše HR oddělení. Prostě si na zařízení zmáčknete tlačítko vytvořit certifikát a HR to schválí. Schválený certifikát se načte do zařízení a vy jen zadáte heslo anebo si ho zpřístupníte třeba přes otisk prstu. Stejně jednoduše postupujete, pokud si chcete podpis zneplatnit.

No a je takovýto postup legislativně správný?

Podle nového Občanského zákoníku (předpis č. 89/2012 Sb.) má každý právo si pro právní jednání zvolit libovolnou formu s výjimkou převodu nemovitostí. K platnosti právního jednání učiněného v písemné formě se vyžaduje podpis jednajícího. Podpis může být nahrazen elektronickým podpisem. Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby.

Na to je ale potřeba mít aplikaci, která dokáže zpřístupnit všechny procesy na smartphone, zajistit certifikáty, provádět podpisy, skenovat, je snadno nastavitelná, dostupná odkudkoli a ne moc drahá. Vy takovou aplikaci znáte?

Jistě, je to nová služba s názvem Sofa. Najdete ji na adrese www.602.cz/sofa, kde si ji také můžete vyzkoušet. Je to služba dostupná v cloudu, takže nevyžaduje žádnou instalaci a je dostupná kdykoliv (24/7), kdekoliv (přes internet) a na čemkoliv (počítač, tablet, smartphone). Verze pro tři uživatele je zdarma. K dispozici je i TRIAL na měsíc zdarma. Služba umožňuje realizovat běžné procesy, jako jsou dovolenky, cesťáky, nákupky nebo schvalování faktur. Také vám umožní vytvářet jakékoli firemní procesy v závislosti na organizační struktuře nebo na rolích ve firmě.