O digitalizaci a odstraňování papírové byrokracie se v českém průmyslu hodně mluví. Realita je ale jinde. Plně digitalizovaná výroba v ČR neexistuje, a to ani například v těch nejmodernějších závodech výrobců automobilů v Česku. Výkaznictví, mzdové záležitosti, docházka, sledování výkonnosti v provozu, tam všude lze poměrně snadno zavést digitální řešení, ale ne vždy se to děje. Můj kvalifikovaný odhad zní, že sofistikovanější digitální čtení dat v Česku využívá jen asi 5 procent výrobních firem.

Jak vypadá digitalizovaná továrna?

Samozřejmě také záleží na tom, co si kdo představí například pod pojmem digitalizovaná továrna. Někdo by tak označil firmu, kde fungují byť jen elektronické píchačky nebo zapínání stroje čipem. Jenže tyto záležitosti jsou triviální v porovnání s tím, jak může digitalizace běžnou továrnu opravdu změnit. A nemusí jít hned o výrobu Tesly, která by se dala označit za jakýsi světový svatý grál digitalizované továrny. Tam s mírnou nadsázkou skutečně platí, že na jedné straně vkládáte suroviny a na druhé vám vyjíždějí hotová auta. Vše je digitální, moc papírů s razítky byste tam nenašli. Jenže k takové absolutní změně byste potřebovali postavit továrnu na zelené louce.

K efektivní bezpapírové digitalizaci leckdy stačí mnohem méně. Představte si situaci s dělníkem popsanou na začátku. V digitalizované verzi by celý příběh vypadal jinak. Dělník přichází k jednomu ze dvou tabletů-terminálů nainstalovaných napevno v blízkosti 10 frézek. Rychle nakliká svůj kód. Odklikne, že nafasoval surovinu a začíná pracovat. Žádné čárky si nedělá, zpracované kusy se počítají automaticky. Stejně tak i konečný stav na konci dne.

Vše online v reálném čase

Mistři ani manažeři v takovém případě nečekají na to, až se jim z výroby sejdou všechna lejstra, která navíc mohou obsahovat řadu úmyslných či neúmyslných nepřesností a zkreslení. Vše vidí online v reálném čase. A to na úrovni celého podniku, jednotlivých pracovišť i individuálních pracovníků. Vedení si velmi snadno udělá jakoukoliv analýzu výroby, její produktivity, slabých článků. A to jak co se týče momentální situace, tak i zpětně do minulosti.

Nakoupili jste třeba zkušebně nové frézy s diamantovými hlavami? Velmi rychle si ověříte, jak se osvědčily, jak napomohly produktivitě a zda se vyplatí je koupit do celé výroby. Připadá vám, že mistr jednoho z úseků vám podává nepřesné informace a že někteří z jeho lidí nepracují, jak by měli? Několika kliknutími zjistíte, kde je pravda. Celá továrna se pak dá snadno řídit, kontrolovat a analyzovat de facto ve stylu počítačové hry.

Bagry a lejstra

Podívejme se na jiný příklad, tentokrát ze stavebnictví. Vezměme si třeba takové bagry. Používají je samozřejmě stavební firmy, existuje i řada půjčoven. Moderní bagry dnes už umožňují digitální sběr řady dat – jestli je zapnutá hydraulika, jestli je bagr nastartovaný, zda zvedá nebo nezvedá zátěž, jestli se otáčí, kdy bylo naposledy doplněno palivo… Jenže firmy těchto možností v praxi jen málokdy využívají. Opět dávají přednost starým dobrým papírům.

Takovým papírem je pak vybavený každý bagrista. Zaznamenává tam, odkdy dokdy bagroval, kde přesně, co za daný den udělal a tak dále. Jenže podobně jako u výrobních firem platí, že papír snese vše. Dochází k řadě nepřesností a zkreslení. Papír se navíc vrátí majiteli firmy například až za měsíc v hrozném stavu, protože se na něm mezitím svačilo, spadl do bláta, někdo na něj šlápl a kapal na něj olej. Ale co je nejhorší – z pohledu kontroly a analytiky je takový „papírový“ systém například majiteli půjčovny s bagry či stavební firmy prakticky k ničemu.

Eliminace podvodů

Přitom by stačilo, aby byl v každém bagru k dispozici malý tablet nebo PDA. Bagrista nebo mistr by do něj vždy zadali individuální kód a pak už se všechno zaznamenává automaticky za pomoci dat z bagru a GPSky. Majitel se tak zbaví papírů, může vše sledovat prakticky v reálném čase a má špičkový přehled o využití bagru, efektivitě pracovníků a v neposlední řadě o tom, jestli se ho někdo nesnaží podvést. V některých půjčovnách bagrů totiž například docházelo k praktikám, kdy personál půjčil některý z bagrů na den zadarmo kamarádovi a podobně, což samozřejmě při dnešních cenách půjčovného v řádu tisíců na den způsobovalo firmě velké ztráty. Tyto podvody jsou s digitalizovaným systémem nemožné.

Podobně efektivně může digitalizace fungovat například u stavebních firem. Majitel snadno zjistí, že na nějaké stavbě byly zbytečně alokovány dva bagry, když by bohatě stačil jen jeden. Může efektivněji kontrolovat personál, a navíc bude jeho firma kryta i proti nejrůznějším obviněním za způsobenou škodu.

Vůbec totiž není výjimkou situace, kdy se dvě stavební firmy, které v různých časech pracovaly na některém obřím stavebním projektu, navzájem obviňují, která z nich zničila datový kabel nebo narušila trubky na vodu. S digitalizovaným systémem bude rychle jasno, kdežto z papíru byste takové údaje luštili jen velmi obtížně. A takové detektivní pátrání by bylo dosti časově náročné. Dále si například můžete ke lžíci bagru nechat namontovat kameru, což tyto záležitosti dále usnadní.

To vše kromě odstranění zbytečných a neefektivních papírů šetří čas, peníze, eliminuje byrokracii, přináší rychlý a přehledný systém nebo například také zlepšuje výkaznictví klientovi v oblasti víceprací.

Selhání papírového výkaznictví

Podobně to funguje i v oblasti managementu skladů. Opět platí, že systém papírového výkaznictví je náchylný k nepřesnostem, byrokracii, průtahům a podvodům. Například jednoho našeho klienta jsme přesvědčili k digitalizaci jeho skladového systému. Zaměstnával vedoucí skladu, která pod sebou měla 25 pickerů. Část z nich byla velmi neefektivních, před prací dávali přednost cigaretě za halou. Šéfová ale chtěla mít klid, a tak zpracované kusy vždy víceméně rovnoměrně rozprostřela mezi všech 25 pracovníků.

Majitel věřil jejím papírovým výkazům, a tak mu vycházel malý průměr zpracovaných kusů na osobu. Myslel si, že tudíž potřebuje zaměstnat více lidí, jenže ti už by se mu nevešli do stávající skladové haly. Zvažoval tak, že draze vybuduje halu novou. Jenže když se odstranily papíry a rozběhla se digitalizace fungování celého skladu, ukázalo se, že problém je jinde. Efektivně pracovalo jen asi 10‒15 % zaměstnanců a vedoucí je kryla.

Místo 25 stačilo 10

Závěr zněl, že místo 25 pickerů jich bude stačit 10 a žádná další hala se stavět nebude. Nový digitalizovaný systém stál majitele cca 1,5 milionu Kč, což se mu zpočátku zdálo drahé, ale brzy změnil názor, protože se mu tyto peníze velmi rychle několikrát vrátily na mzdových nákladech a úspoře za zbytečnou stavbu.

Pokud bychom měli shrnout závěry ze všech třech uvedených případových studií, tak bezpapírové a digitalizované fungování ve výrobě či stavebnictví rozhodně není utopie, ale velmi efektivní realita. Nejlepším receptem je za mě začít sběrem kompletních dat z továrny či firmy od začátku až do konce pomocí digitálních procesů. Může jít o data z robotů, skladových systémů, z píchaček, z elektromotorů (například jestli se přehřívají, nebo ne), počet kusů zpracovaných daným dělníkem, rychlost výrobní linky a tak dále.

Dalším krokem je pak digitální integrace těchto dat a absolutní vynechání papírových procesů. A následná analýza a vyhodnocení dat včetně přijetí konkrétních praktických kroků. Někdy i očistně radikálních, jako to udělali ve skladech zmíněných výše. Možná to zní složitě, ale v praxi je to jednoduché a krátkodobé i dlouhodobé výsledky budou nepřehlédnutelné.

Hromady pomačkaných popsaných papírů s razítky pak uvidíte už jen v nočních můrách.

Daniel Hutník Autor článku působí jako konzultant e-commerce a digitalizace pro řadu českých firem, jako Mountfield, SEVT, Jersey53, KM Beta a mnoha dalších.