Ať už jste čerstvý absolvent vysoké školy, který byl odchován novými technologiemi, anebo projektový manažer s desítkami let zkušeností ve stavebnictví, nastupující digitální revoluce v projektovém managementu (dále jen PM) změní způsob vaší práce.

„V současné době 42,5 % firem nepoužívá pro projektové řízení žádný specializovaný software. Vzhledem k tomu, že desítky tisíc stavebních profesionálů po celém světě včetně ČR i nadále spoléhají na excelovské tabulky a štosy papírů, prostor pro změnu je skuteč­ně obrovský,“ popisuje Adam Heres Vostárek expert společnosti PlanRadar zaměřující se na digitalizaci procesů během výstavby a správy realitních projektů. „Inovativní technologie nám umožňují projektovat novými způsoby, což s sebou ovšem nese nároky na nové dovednosti, které je třeba si osvojit. Hledat způsoby, jak lépe komunikovat, spolupracovat a řešit problémy na realitních projek­tech co nejefektivněji, se však jednoznačně vyplatí. Jednoduchá matematika je nemilosrdná: pouze ty firmy, které nabídnou kvalitnější projekty bez překročení časového a rozpočtového plánu, získají v budoucnu více zakázek,“ dodává Vostárek.

Profesionálové v oblasti řízení stavebních projektů nesou obrovskou odpovědnost. Jsou řídícím centrem celé stavby, kde se sbíhají všechny pomyslné nitky. Jak digitální technologie ovlivní některé jejich klíčové povinnosti?

1. Management času a rozpočtu

Komplexní plánování vyžaduje pečlivou koordinaci různých týmů, harmonogramů i stavebních fází, stejně jako efektivní rozdělování zdrojů. Zatímco náklady musí zůstat v rozumných mezích, kvalita nesmí utrpět. Zcela zásadním, avšak často podceňovaným aspektem je v tomto směru komunikace a spolupráce. Tradičně je založena na osobních schůzkách, telefonátech, e-mailech a někdy i dopisech. Takové shromažďování a sdílení informací je časově velmi náročné. Existuje větší riziko chyb a neobvyklá není ani ztráta některých dat. Navíc je občas náročné identifikovat, kdo je za konkrétní úkol zodpovědný.

Na druhé straně digitální řešení určená přímo pro stavební profesio­ná­ly nabízejí projektovým manažerům jednotné místo pro komunikaci, sdílení informací i řízení stavebních úloh. Sběr dat probíhá v reálném čase, takže všechny relevantní týmy mají přístup k aktuálním údajům, aniž by docházelo k jejich ztrátě. „Statistiky a uživatelské metriky poskytují přesný přehled o tom, co se v rámci projektu děje, a umožňují odpovídající přidělování zdrojů. Software navíc podporuje nastavení termínů a automatických upomínek, které jsou zasílány přímo konkrétním pracovníkům,“ popisuje Vostárek.

2. Průběžný reporting

Mnoho projektových manažerů musí trávit několik hodin týdně tvorbou reportů o průběhu výstavby či čerpání rozpočtů. Zcela běžně probíhá takový sběr dat z různých zdrojů a jejich „ruční“ doplňování do reportů stojí spoustu dodatečné práce v kanceláři. Zejména pokud se data nacházejí u různých subdodavatelů anebo pokud je třeba přidávat i konkrétní výřezy stavebních výkresů či fotografie.

Digitální přístup ke stejné problematice naopak umožňuje ukládat všechna potřebná data průběžně. Následně není nutné trávit hodiny jejich hledáním, probíráním a závěrečnou kompilací. „Software auto­ma­tic­ky generuje údaje například o množství závad, nákladech na přepracování či počtu absolvovaných kontrol na staveništi. Vytvá­řet a exportovat kompletní reporty včetně dokumentů, obrázků, zvukového záznamu nebo videa je pak možné jedním kliknutím. K dispozici jsou jak hotové šablony, které si jednoduše přizpůsobíte, anebo si navrhnete své vlastní na míru,“ vysvětluje Vostárek.

3. Řízení reklamací

Projektoví manažeři musí také zajistit, aby dokončená stavba nevykazovala žádné závady a byla v souladu se všemi předpisy tak, aby náklady na následné reklamace byly co nejnižší. Nicméně i přes důkladnou přípravu není žádný stavební projekt bez problémů. Každý, kdo se zabývá řízením projektů, jistě někdy zažil situaci, kdy byla při kontrole zjištěna stavební vada. Úkolem projektového manažera je zjistit, jak k chybě došlo. Byla na straně provádějícího řemeslníka, anebo za ni může problém v komunikaci mezi zaměstnanci? Které účastníky projektu je třeba kontaktovat pro rychlé objasnění skutečností? Tradiční přístupy k PM naneštěstí nabízejí mnohem méně možností, jak skutečně prokázat, kdo a co udělal. Běžně se stává, že velké množství stavební dokumentace se různým přenášením zduplikuje, částečně ztratí anebo jednoduše zestárne, protože změny nejsou provedeny včas. Vznikají pak situace, kdy projektový manažer nemůže prokázat, že závadu způsobil konkrétní dodavatel a ve finále musí nést odpovědnost sám.

V přímém kontrastu k výše uvedenému působí digitální platformy, které umožňují pracovat se stavební dokumentací rovnou na stave­ni­š­ti pomocí chytrého telefonu či tabletu. Veškerá data o závadách se díky tomu shromažďují v reálném čase ve formě textu, obrázků, videa či hlasové zprávy. Poté je lze okamžitě sdílet s odpovědnou stranou. „Žádná data se neztrácejí a jsou dostupná i několik let zpětně na jednom bezpečném, centralizovaném místě na cloudu. Tím, že snížíte rizika na vaší straně, získáte větší klid,“ říká Vostárek.

4. Předávání

Postupy při předávání zaberou hodně času, protože každý detail v budově musí být zaznamenán a zanesen do kompletních reportů. Tyto protokoly slouží jako vzájemná ochrana jak pro projektového manažera, tak investora i případné další strany. Tradiční předávání je časově velmi náročné. Informace o stavebním projektu jsou zpravidla rozptýleny na více místech, v rámci různých týmů a společností a zároveň uchovávány v širokém spektru formátů. Projektový manažer může strávit až týdny pouhým „naháněním lidí“. Navíc následné zá­va­dy nebo spontánní změny projednávané během procesu předávání v budově nelze ad hoc implementovat do předávacího protokolu.

Výhodou moderních technologií je, že protokoly lze generovat automaticky během několika sekund. Jejich formát je navíc možné přizpůsobit požadavkům klienta i smluvním závazkům. Ke každému protokolu jde připojit mediální soubory a statistické údaje, a to včetně grafů nebo tabulek. Protože je vše dokumentováno digitálně, mají projektoví manažeři i investoři neustále možnost sledovat dokončené práce, závady atd. Současně změny v předávacím protokolu mohou provést ad hoc během závěrečné kontroly na místě. „Digitální řešení významně urychluje tvorbu předávacích protokolů a znamená, že tento proces zvládnete dokončit v řádu několika hodin namísto dnů až týdnů,“ uzavírá Adam Heres Vostárek.