Proč je tato novela zákona důležitá, jaké jsou její hlavní cíle?

Důležité je to, že chceme, aby lidé dělali práci, která je užitečná, která je kvalifikovaná a dobře placená, a tam, kde je naopak prostor pro počítače a roboty, tam abychom tu práci přenechali automatizaci.

Proto zavádíme strojově čitelnou vrstvu dokumentu, takže když přijde na úřad dopis od klienta, v podatelně úřadu už nebude nutně sedět člověk, aby dopis přeposlal z podatelny na konkrétní pracoviště, ale že si počítač sám přečte, čeho se to týká, a určí, kdo má ten dopis dostat do rukou, ten člověk dopis v tu samou hodinu dostane. To znamená, že přeskočíme dobu, kdy dopis leží na podatelně a čeká, než si ho někdo všimne, například v době, kdy jsou zaměstnanci na nemocenské a podatelna je přetížená. V takové situaci dochází k prodlužování vyřízení žádosti o několik dnů. Naopak při existenci strojově čitelných dat se věc urychlí o den nebo dva, což považuji z hlediska občanů za nejdůležitější.

Tím se usnadňuje digitalizace státní správy?

Ano, a novela také upravuje parametry atestace spisových služeb. Již dnes je zavedeno, že každý systém spisové služby, který zajišťu­je integritu veškerých písemností, musí podléhat atestaci. To bylo zavedeno na můj návrh již v minulém volebním období, kvůli tomu, že spousta systémů nesplňovala zákonné podmínky a obchodníci je na­bí­ze­li, ačkoli to věděli. Různí starostové a tajemníci úřadů si je v dobré víře pořizovali a utratili za ně nemalé peníze. Je to přibližně 5 miliard korun ročně, které stát a veřejná správa vydává za tyto služby. V praxi jde například o to, aby úřad nedostal pokutu za to, že dokument není možné digitálně skartovat. V tomto tedy usnadňuje­me práci šéfům úřadů, kteří, jakmile si pořídí atestovaný systém, budou mít vysokou míru jistoty, že všechno bude fungovat tak, jak má. Věřím, že tím pomůžeme i lidem, kteří pracují se spisovkou, sys­tém bude mít parametry k propojení s jinými informačními systémy. To znamená také, že když si pořídím spisovou službu, systém bude prostřednictvím rozhraní napojitelný na další systémy, které úřad používá. Další změna je, že velkou část rozhraní převádíme kompetenčně z Ministerstva vnitra na Digitální a informační agenturu (DIA), která má lepší předpoklady sladit jednotlivá rozhraní napříč resorty. Budou přesně daná jednotlivá rozhraní, kudy mají dokumenty protékat, mezi spisovou službou a jinými informačními systémy.

A samotní dodavatelé systémů?

Věřím, že jako celá vládní koalice máme zájem na tom, abychom si v soukromém sektoru vytvořili důvěryhodné partnery, IT firmy, které budou usilovat o vývoj uživatelsky přívětivých systémů a o spolupráci se státem nebo veřejným sektorem, která bude výhodná pro obě dvě strany, aniž by docházelo k tomu, že se úřad stane závislým na dodavateli a bude vystaven snahám šponovat ceny informačních systémů.

Rozhraní budou definována takovým způsobem, aby úřad mohl vyměnit software jako krabičku za jiný produkt od jiné firmy, který bude kompatibilní. To je další cíl, abychom v Česku kultivovali IT prostředí, aby ti dodavatelé, kteří poskytují kvalitní produkty, které odpovídají požadavkům zákona a standardu, a jsou atestovány, mohli úspěšně fungovat na trhu a nemuseli se uchylovat k vytváření tzv. vendor lock-in, neboli závislosti úřadu na výrobci.

Očekáváte, že novela zákona projde Sněmovnou ve druhém a třetím čtení hladce?

V tomto okamžiku se není třeba obávat, máme koaliční dohodu, která vyplývá z jednání na Výboru pro veřejnou správu Poslanecké sněmovny. A upřímně - technické detaily novely zrovna nejsou věcí, která by zajímala řadové poslance, aby o nich mohli donekonečna diskutovat.

Pokud novela zákona o archivnictví a spisové službě projde tak, jak je navržena, jaké dopady bude mít na občany/ fyzické osoby a jaké dopady se očekávají na tzv. veřejnoprávní původce?

Podle mne hlavní dopad na občany je ten, že jejich dokumenty budou v bezpečí a budou vyřizovány o něco rychleji díky tomu, že se nebudou zasekávat na podatelně, jak jsem již zmínil. Pro úřady to bude znamenat, že nový informační systém bude mít atest prokazující funkčnost. V zadávacích podmínkách se mohou odkázat na vyhlášku a národní standard, který platí podle zákona. Pro dodavatele to znamená, že jejich systém musí podstoupit atestaci.

Od 1. 7. by měla být aktualizována vyhláška, měly by být zjednodušeny testovací scénáře a následně mohou dodavatelé žádat o atestaci. Měli by o ni požádat co nejdříve, protože pokud si všichni vzpomenou až na konci roku, bude atestační středisko zavalené a nestihne požadavky vyřizovat včas, což by mohlo vést k omezení soutěžního prostředí. Jakmile bude odsouhlasen zákon, je třeba, aby kompetentní úřady informovaly včas o tom, co a jak mají dodavatelé zajistit, aby se atestace systémů stihla včas a soutěže mohly od nového roku běžet hladce.

Veřejnoprávní původci budou mít nově povinnost přidávat do elektronických dokumentů strukturovaná data?

Uvedl bych to na příkladu studenta, který dostane potvrzení o studiu v digitální podobě. Dokument bude obsahovat vrstvu strojově čitelných dat a bude elektronicky podepsaný. Jakmile digitální potvrzení nahraje jako přílohu k daňovému přiznání, již nebude potřeba, aby úředníci kontrolovali dokument fyzicky, ale informační systém finanční správy vyhodnotí, že se jedná o platný dokument s platným elektronickým podpisem, a údaje si zanese automaticky, čímž se ušetří práce úředníků. V ideálním případě si potvrzení finanční správa nechá vystavit sama od systému školy na pozadí žádosti, ještě než ji člověk vyplní. Výrazně se také zjednodušší obíhání spisů mezi úřady.

Myslíte si, že by se návrh na povinné přidávání strukturovaných dat do elektronických dokumentů uplatnil i v justici? Máte představu, jak rychle by se to mohlo podařit?

Justice je velmi konzervativní složka moci ve státě. Posledních několik let se Ministerstvo spravedlnosti intenzivně věnuje vysoutěžení elektronického spisu pro insolvenční agendy, a přáli bychom si, aby to bylo rychlejší, ale nechtěl bych vyvolávat plané naděje. Pro začátek se tedy soustředíme na to, aby byl stanoven standard, který bude závazný pro všechny dodavatele nových systémů. Cokoli se bude zavádět nově, bude předpřipraveno na moderní způsob výměny informací. Tzn., že výstupy ze systému budou strojově čitelné. To může mít dopady např. v problematice omezování svéprávnosti, příkladem může být také třeba omezení rodičovských práv, kdy soud rozhodne, že některý rodič má omezená práva, ale není dořešeno, jak se o tom mají dozvědět okolí a úřady. Počítá se s tím, že by si úřady musely obstarat rozsudek. V novém systému již budou strukturovaná data přímo v rozhodnutí soudu. Všechny registry a úřady si nově údaje načtou ze strukturovaných dat přímo v rozhodnutí.

V novelizaci zákona o archivnictví a spisové službě jsou prodlouženy lhůty pro atestaci el. spisových služeb. Pomůže prodloužení lhůt k přípravě na atestace?

Ano, v tomto případě jsme vyhověli prosbám, které šly zejména od dodavatelů a od ministerstva, abychom umožnili delší dobu na atestace. Povinnost provozovat atestovaný systém nyní bude platit od 1. 1. 2025.

To je docela krátká doba, od předpokládané doby účinnosti zákona od 1. 7. 2024 je to jen půl roku.

Uvědomujeme si, že je to krátká doba, na druhou stranu je potřeba vyvinout určitý tlak, aby se digitalizace rozhýbala. Už jsme to jednou odkládali, dvojí odklad by mohl vést ke zcestnému dojmu, že to nemyslíme vážně. Po dodavatelích chce atestace pouze to, aby jejich produkt splňoval požadavky zákona, nic nového.

Výjimku z povinnosti mít atestované systémy spisové služby dostanou obce I. typu a jimi zřizované školy, školky a malé organizace. Co vedlo k této výjimce?

Jedná se o návrh STAN. Starostové si od toho slibují, že nepřibudou žádné nové povinnosti pro malé obce. Z mého pohledu není návrh úplně ideální, protože podle mne by právě malá obec nejvíce ocenila, že bude mít spisovou službu, která splňuje všechny zákonné požadavky. I nadále si však starosta malé obce bude moci vybrat atestovaný produkt.

Rozhovor připravila Zuzana Pacinová.
Foto: archiv Jakuba Michálka.