1. mýtus: Biometrie je nejlepší

Nejvíce mýtů je spojených s tzv. „pípáky“. Odpípáte si při vstupu do práce kartičkou, nebo se dokonce musíte prokázat otiskem prstu? Váš zaměstnavatel je pravděpodobně nadmíru opatrný. Otisk prstu je biometrický údaj, a pokud je přiřazen k vašemu jménu nebo jiným údajům, jeho zpracování podléhá přísným pravidlům uvedeným v právních předpisech o ochraně osobních údajů. Zpracovávání takových údajů je vlastně zakázáno a zaměstnavatel k němu může přistoupit pouze v případě, že se na něj vztahuje několik výjimek a dokáže potřebu tohoto postupu řádně odůvodnit. Tvrzení, že nejlepší pojistkou proti tomu, aby zaměstnanci obcházeli či falšovali evidenci docházky, je skenování biometrických údajů, je proto mýtus a může firmě způsobit nemalé problémy.

2. mýtus: Docházku je třeba „pípat“ přímo na terminálu

Ok, biometrii nepoužíváte, tak alespoň kartičky. Na to už právo máte, ale není to zbytečné? Aby si „pípali“ například zaměstnanci banky nebo poradenské společnosti? Nepřijde-li přece účetní do práce, zjistíte to snadno, tam není prostor k oklamávání zaměstnavatele. Na druhé straně současné, hlavně technologické firmy umožňují svým zaměstnancům trvalou nebo příležitostnou práci z domova („home office“). Docházka se eviduje přes různé mobilní nebo cloudové aplikace a kontrolami inspektorátu práce procházejí firmy bez problémů. Pokud pracovníci mají jedinečné přihlašovací údaje a plní si své povinnosti, zaměstnavatel jim dává veškerý prostor, který mu legislativa umožňuje. Není proto nezbytné „pípat“ si docházku přímo na pobočce. Jestliže to firmy vyžadují, zbytečně si přidělávají starosti kvůli servisu fyzických terminálů, ztraceným nebo zničeným kartičkám a podobně.

Docházkový systém zkrátka není totéž jako monitorovací nebo přístupový systém do budovy. Můžete mít obojí samostatně, nebo dohromady. Ujistěte se však, že váš přístupový systém umožňuje také zadávat absence, přesčasy a jiné výjimky z docházky. Jinak se totiž obáváme, že nemáte správně zaveden docházkový systém, a látání evidence přes Excel je neefektivní.

3. mýtus: Docházkový systém je drahý a složitý rozmar

S předchozím bodem souvisí mýtus, že si firma vystačí s Excelem nebo docházkovou knihou a že sofistikovaný docházkový systém je jen pro velké a bohaté firmy. I veřejný a neziskový sektor dnes bez problémů fungují v moderních cloudech, kde za pár stovek korun měsíčně evidují docházku, absence, projekty a exportují údaje pro výpočet mezd. Žádné každoměsíční přepisování a kontrola údajů. Všechno se provádí v systému automaticky přímo při evidování docházky zaměstnancem, kterému systém nedovolí udělat chybu.

Evidence docházky nemusí být komplikovaná a drahá. Docházkové systémy nové generace jsou moderní aplikace s rychlou podporou a nízkými náklady. Už jen z toho důvodu, že se vám u nich nezničí kabel, kartička nebo čtecí zařízení.

4. mýtus: Docházkový systém se musí instalovat samostatně

Hledáte docházkový systém? Zeptejte se nejprve současných dodavatelů IT služeb, zda jej neposkytují. Možná máte nástroj na distribuci výplatních pásek, evidenci pracovních cest nebo firemních benefitů, možná používáte projektový nebo CRM systém a ani netušíte, že ve stejném nástroji si můžete evidovat i docházku. Softwarové firmy diverzifikují a často neposkytují jen jeden typ softwaru. Naopak, běžně nabízí několik oblastí/modulů/aplikací, které lze propojit, a zaměstnanci tak pracují na více úkolech v jednom online rozhraní.

Zjednodušíte tak život nejen sobě. Poděkuje vám IT oddělení, dodavatel i zaměstnanci, kteří už nebudou na každý úkol potřebovat jinou službu.

Soňa Výhonská Autorka článku je manažerkou marketingu ve společnosti TULIP Solutions.