facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEMS 3/2022 , HRM/HCM - Řízení lidských zdrojů

Hybrid-office

Práce z domova mění i práci v kanceláři



Jak vypadá kancelářská práce v době končící epidemie Covid-19? Vrací se lidé zpět do svých kanceláří, nebo pokračují v práci z domova? Například u IT firmy Cleverlance se v její pražské centrále i dnes pohybuje stále jen okolo 30 % pracovníků oproti před-covidovému normálu. Podobně je na tom i další velká část českých firem. To si do budoucna vyžádá zásadní změny charakteru kanceláří i výkonnější technologie určené k managementu hybrid-office režimu.


„Využití kanceláří dnes vypadá úplně jinak,“ říká Jiří Voldán z Cleverlance. „Dříve jsme potřebovali kancelářské stoly na práci, a zasedačky pro meetingy. Nyní jsou však všechny zasedačky neustále obsazené, přestože nás tu sedí jen třetina.“ V současném „hybridním“ způsobu práce, kombinujícím práci z domova s prací z kanceláře, má podle Voldána téměř každý tým minimálně jednoho člena, který nesedí ve stejné budově s ostatními. Každý meeting proto probíhá současně i online prostřednictvím videokonference. Zasedačky, telefonní budky i chill-out zóny jsou proto neustále plně obsazeny pracovníky, kteří komunikují se svými vzdálenými týmy. V zasedačkách, dříve dimenzovaných obvykle pro 6-10 osob, tak nyní sedí často jen jeden jediný člověk.

Práce z domova tak návazně mění i práci v kanceláři a firmy začínají uvažovat, jakým způsobem své kanceláře přestavět, aby tomuto způsobu práce vyhověly. Klasické rozdělení na prostory pro práci, meetingy, koncentraci a komunitní setkávání tak začíná postrádat smysl. Zasedačky je třeba rozdělit na menší pro 2 - 4 lidi, přidávají se telefonní budky a další zvukově izolovaná místa pro 1 - 2 osoby, do nich se přesouvají meetingy i běžná práce. Původní pracovní kancelářský prostor se často mění na sdílený prostor pro týmová a komunitní setkání.

Tyto zásadní změny vedou předně k úplně jiným požadavkům na kapacity prostor. Držet každému „židli“ u jeho stolu prostě jednoduše už není možné. To se stává výsadou pouze pracovníků, kteří pracují z kanceláře minimálně 2-3 dny v týdnu. Ostatní se dělí o místa, která jsou momentálně volná. Ve firmách proto roste poptávka po rezervačních systémech, pomocí kterých si mohou pracovníci dopředu zarezervovat pracovní místo, které budou v kanceláři potřebovat. Podle Voldána je při hybridním způsobu práce (navíc v prostředí flexibilní kanceláře) někdy velmi těžké naplánovat setkání týmu, domluvit se kdo bude na meetingu osobně a kdo online, a zajistit podle toho vhodné prostory.

Jaké vlastnosti by tedy měl mít moderní kancelářský rezervační systém? Softwarový produkt specializovaný pro hybrid-office, který kombinuje vlastnosti rezervačního systému, umělé inteligence a sociální sítě, s přívětivým a interaktivním uživatelským prostředím.

Moderní rezervační systém pracuje s daty v podstatě ve stylu sociálních sítí. Danou sociální síť pracovníka, (jeho „přátele”) tvoří v systému jeho kolegové, se kterými často spolupracuje, nebo se kterými se prostě jen rád setkává. V rezervačním systému si je proto označí jako „oblíbené.“ Díky tomu se okamžitě dozví, že se někdo z jeho „přátel“ chystá do kanceláře, a kde bude daný člověk sedět. Při vytváření rezervace potom může pracovník označit vybrané kolegy a zadat, že chce pracovní místo pokud možno v jejich blízkosti. V seznamu pracovníků rezervační systém pro usnadnění výběru zobrazuje jako první jeho oblíbené kolegy.

Skutečná síla rezervačního softwaru se pak projevuje například v plánování týmových událostí, kdy systém usnadňuje možnost zadání požadavku, který říká, kdy se událost koná a kdo se jí má zúčastnit. Rezervační systém si počká na reakci oslovených účastníků, a jakmile zjistí, kolik jich ve skutečnosti bude, snaží se týmu zajistit potřebný počet pracovních míst (nebo zasedací místnost), která jsou pokud možno poblíž sebe, a mají potřebné vybavení. Protože někdy mohou požadavky překročit kapacitu budovy, odbavuje požadavky způsobem „kdo dřív přijde, ten dřív…“ Umělá inteligence rezervačního systému proto predikuje, na který tým by se nemuselo dostat, a včas na to organizátora upozorní.

Umělá inteligence by také měla analyzovat data z historie rezervací, a vytvářet „heatmapy,“ kde nejčastěji sedávají lidé z určitého týmu nebo oddělení. Tyto informace systém pak zohledňuje při vytváření rezervací, aby zvýšil pravděpodobnost, že pracovník bude „sedět mezi svými.“

Kvalitní rezervační systém pro hybridní office tak musí respektovat požadavky i zvyklosti pracovníků – kde potřebují sedět, s kým potřebují komunikovat, kolik potřebuje daný tým místností, jestli potřebuje jeden společný prostor, nebo jaké vybavení musí být k dispozici. Případně i „speciální přání,“ jako například místo u okna. Dalším „speciálním“ požadavkem jsou rezervace pro návštěvy. Pokud si pracovník do kanceláře firmy pozve návštěvu, většinou musí zajistit zasedací místnost s odpovídajícím vybavením, objednat občerstvení, zarezervovat parkovací místa v podzemní garáži a informovat ostrahu, aby návštěvu vpustila do areálu. I tyto požadavky by díky zásahům AI podobný systém měl řešit.

Je vidět, že nastavení požadavků na rezervaci (ať už jde o rezervaci jednorázovou, nebo obvyklé preference pracovníka), je poměrně komplikované, a pro většinu pracovníků by proto mohlo být i zbytečně složité. Osvědčilo se proto využití uživatelského rozhraní rezervačního systému ve formě chatbota, který uživatele rezervací empaticky provede formou konverzace v přirozeném jazyce, a postupně mu nabízí možnosti, které má. Pracovníci tak bez problémů zvládnou zadat i složitější požadavky, se kterými se jinak nesetkávají příliš často.

Hybridní způsob práce se začíná stávat „novým normálem.“ Firmy proto stojí na rozcestí, jak ho využijí. Buď mohou využít moderní designové a nábytkářské trendy a své kanceláře ponechat ve stávající ploše a přeměnit je na příjemné místo pro spolupráci či na „showroom“ pro potenciální zaměstnance, nebo mohou tento způsob práce využít ke zmenšení rozlohy kanceláří a snížení nákladů. Ať už se však rozhodnou pro jakoukoliv z těchto cest, pravděpodobně budou muset začít investicí do více či méně rozsáhlé přestavby kanceláří a naučit se je co nejefektivněji využívat.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.