Excel zadarmo vs. placený cloud

Pokud firma používá Excel nebo jiný tabulkový procesor pro běžnou kancelářskou práci, může podlehnout dojmu, že jeho využití pro personální agendu je vlastně zadarmo, zatímco docházkové systémy vyžadují licence, nebo předplatné v případě cloudových řešení. Zapomínají přitom na cenu práce, která je stále významnější nákladovou položkou.

V Excelu si musíte vše vytvořit sami, nastavit kontroly a jejich možnosti jsou omezené. Docházkový systém dělá vše za vás, kontroluje legislativu a dodavatel cloudu je zodpovědný také za implementaci změn legislativy. HR oddělením tak odpadá obrovské množství práce. Pokud nechcete neustále nabírat nové personalisty, potřebujete automatizovat jejich práci nebo přenést část zod­po­věd­nos­ti na zaměstnance. Cloudový docházkový systém umí obojí. Zaměstnanci se žádostmi o dovolenou a nahráváním propustek přímo v systému stávají přímo zodpovědnými za svou docházku a její evidenci.

Personalista tak získá nástroj, díky kterému se nemusí každý měsíc trápit výpočtem nároků a sběrem mzdových podkladů. Ty má v systému a jedním klikem je pošle do mzdového softwaru. Úsporu času a souvisejících nákladů si jistě dokáže představit každý.

Bezpečnost dat

Bezpečnost dat v cloudu je strašákem zcela neprávem. Na firemním serveru jsou data v ohrožení obvykle více než v cloudu. Nic není v bezpečí na 100 %. Není ale pravda, že dokumenty v cloudu jsou obecně více ohrožené. Poskytovatelé cloudových řešení berou na zřetel důležitost zpracovávaných údajů. Nemůžou si dovolit ohrozit svůj byznys. Aby mohli klientům garantovat bezpečnost, podstupují množství certifikací a testování, do kterých investují nemalé peníze. Nemluvě o tom, že aktuální nařízení GDPR nutí všechny firmy k ještě obezřetnější ochraně dat.

Je v pořádku, když se „nepípají“ příchody a odchody?

Firmy si často myslí, že docházkový systém není dostatečný, pokud nezaznamenává příchody a odchody. Ale používání přístupového systému není evidencí docházky a naopak, abyste vyhověli legislativě, není nutné monitorovat pohyb zaměstnanců.

Přístupový systém monitoruje pohyb po budově a záznamy můžou částečně sloužit jako výstupy pro docházku. Málokdy však splňují požadavky na docházkový systém. Docházkový systém musí splňovat jiná kritéria a k tomu, aby byl v souladu s legislativou, nemusí zaznamenávat průchody budovou. Systém má umožnit zaměstnanci zaznamenat příchod do práce a odchod, respektive umožnit zaznamenat začátek a konec časového úseku.

Proč mít cloudové řešení, když nemáme zaměstnance na home office?

Cloud pomáhá s evidencí docházky i společnostem, které nemohou fungovat hybridně. Například retail neumožňuje home office, zaměstnanci musí fyzicky přijít do provozovny. Lze proto polemizovat, zda je pro ně vhodné cloudové řešení. Cloudové docházkové systémy se ale snaží nabídnout výhody i retailovým společnostem. Jejich specifika jako dělení na prodejny, regiony a centrálu; docházka na směny s potřebou častých zásahů vedoucího prodejny do plánu; velké procento brigádníků, studentů a sezonních zaměstnanců a vysoká fluktuace se zohledňují v nejmodernějších cloudových systémech na evidenci docházky.

Konkrétně plánovaní směn je složitá činnost, kterou cloudový docházkový systém dokáže automatizovat a odkontrolovat soulad s legislativou pro každou směnu každého zaměstnance. Manažer ani personalista nemusí dělat nic navíc. A to je klíčové. Nikdo nemusí hlídat soulad s legislativou, aktuálnost uloženého dokumentu (jako by tomu bylo v případě Excelu), požadovat po zaměstnanci plán dovolených. Vše se aktualizuje automaticky.

Z výše uvedeného je patrné, že každá pochybnost a zdánlivá překážka se dá odstranit, je však potřebné ji prodiskutovat s dodavatelem, aby se předešlo nedorozuměním. Ta bývají nejčastějším důvodem nespokojenosti s dodávanou službou, čemuž se lze jednoduše vyhnout.

Soňa Výhonská Autorka článku je Marketing a BD specialist ve společnosti TULIP Solutions.