1. Controlling na bázi manuálních reportů

Frekvence a způsob sběru dat
Při využívání přístupů bez BI bylo sbírání dat a reportování zajišťováno manuálně. Reporty měly měsíční frekvenci, což omezovalo jejich aktuálnost a pružnost v reakcích na změny. V takovém systému muselo každé dílčí oddělení dodávat své reporty, které následně procházely ruční konsolidací. Tento proces byl nejen zdlouhavý, ale i náchylný k chybám.

Zpracování a vizualizace dat
Protože zpracování probíhalo mimo jakýkoliv centralizovaný informační systém, pracovníci museli data z různých oddělení získávat jednotlivě a následně je ručně spojovat a vizualizovat. Typickým nástrojem pro tvorbu reportů a jejich grafickou úpravu byl Microsoft Excel. Přestože Excel poskytuje určitou míru flexibility při tvorbě tabulek a grafů, manuální způsob konsolidace dat vyžadoval značné úsilí a čas. Navíc, vzhledem k měsíční frekvenci aktualizací, výsledné reporty často nebyly zcela aktuální.

Shrnutí výhod a nevýhod
Controlling bez podpory BI přinášel jednoduchost z hlediska tech­no­lo­gií, ale jeho náročnost na ruční práci, riziko nepřesností a dlouhý časový interval aktualizace dat činily tento systém nevhodným pro firmy s vyšší dynamikou nebo rozsáhlejšími datovými objemy.

2. Controlling s podporou specializovaného BI

Frekvence a automatizace sběru dat
S implementací BI se výrazně změnil přístup ke sběru dat a jejich frekvenci. Data byla zpracovávána dávkově, typicky jednou denně, což přineslo zrychlení v přísunu aktuálnějších informací. V tomto modelu byla zavedena automatizace prostřednictvím datových pump, které přenášely data přímo do BI systému, kde byla následně automaticky konsolidována.

Vizualizace a náklady
Specializovaný BI systém umožnil pokročilejší a interaktivní vizualizace. Na rozdíl od Excelu zde dochází ke konsolidaci dat v rámci BI platformy, která zajišťuje konzistentní zobrazení a širší analytické možnosti. Ovšem tato změna vyžadovala investici do HW a SW vybavení, včetně datového skladu a licencí na BI nástroje, což přineslo vícenáklady na HW a SW.

Výhody a nevýhody
Díky denní frekvenci a automatizaci je controlling v BI aktuálnější než v předchozím modelu, ovšem data stále přichází s prodlením jednoho dne. Systém sice umožňuje jednodušší analytiku, ale tvorba nových analýz nebo vizuálních prvků v BI je pracná a často vyžaduje další zásahy IT oddělení nebo vývojářů specializovaných na BI.

3. Vyspělý ERP systém pro controlling v reálném čase

Reálný čas a přímé propojení s ERP
Nejnovější přístup ke controllingu představuje využití vyspělého ERP systému, jako je například QAD Adaptive ERP, kde nejsou data pro controlling přenášena dávkově do samostatného BI systému, ale jsou dostupná v reálném čase přímo v ERP. Tato integrace umožňuje okamžitou práci s daty v rámci jediné platformy a výrazně zvyšuje rychlost přístupu k informacím.

Vizualizace a úspora nákladů
QAD Adaptive ERP podporuje vizualizace přímo v uživatelském rozhraní ERP systému, což zjednodušuje a zrychluje přístup k datům bez nutnosti využití externího softwaru. Z hlediska nákladů je zásadní výhoda v tom, že zde nejsou nutné žádné dodatečné výdaje na HW nebo SW licence. Nové analýzy jsou snadno přístupné a nepotřebují složité úpravy systému ani tvorbu speciálních vizualizací, což je pro mnoho firem velkou přidanou hodnotou.

Výhody a nevýhody
Controlling přímo v ERP systému, jako je QAD Adaptive ERP, přináší maximální aktuálnost dat a významně snižuje technologické nároky na controlling, což z něj dělá optimální řešení pro organizace hledající rychlost, flexibilitu a nízké provozní náklady. Ovšem ERP systémy tohoto typu jsou náročnější na počáteční implementaci a mohou vyžadovat intenzivní školení uživatelů.

Shrnutí a doporučení

Vývoj controllingových systémů ukazuje postupné zvyšování efek­ti­vi­ty a zrychlení přístupu k informacím. Zatímco tradiční model založený na měsíčních reportech v Excelu je vhodný pro menší a stabilnější organizace, využití BI přináší větší aktualizaci dat a automatizaci, což ocení firmy s rychlejší dynamikou. Nejmodernější přístup reprezentovaný QAD Adaptive ERP umožňuje práci s aktuálními daty přímo v ERP systému, a je proto vhodný pro firmy, které hledají maximální efektivitu a zjednodušení operativy bez vícenákladů.