Zpočátku byl ale potenciální rozvoj BI značně omezován vysokými náklady a složitostí BI nástrojů. S rostoucí konkurencí umožňující srazit cenu řešení a s aktuálními technologiemi podporujícími zpřístupnění BI všem uživatelům jak pro strategické, tak operativní řízení je dnes BI dostupné prakticky komukoliv. Otázkou zůstává, zda má konkrétní subjekt implementaci takového řešení podloženu kvalitní analýzou a strategií a zda v dnešní nestabilní ekonomické situaci najde odvahu pro investici tímto směrem. Přitom právě BI se jeví jako jedna z alternativ, která může firmám hledajícím úspory nákladů výrazně pomoci.
V současné době je důležitější než kdy dříve dokonale využít systémy a data k posílení své pozice v podnikání a vyjít na konci recese silnější než na jejím začátku. Společnosti musí ve větší míře:

• rychle snižovat náklady, aniž by ohrozily možnost svého růstu v období zotavení,
• zlepšit využití hotovosti a pracovat s nižšími rozpočty,
• vypořádat se s tržní volatilitou a nejistotou.

Jak posílit firmu v době ekonomické recese

Realita je dnes často taková, že společnosti jsou zahlceny daty z nesourodých systémů a nejsou schopny snadno identifikovat oblasti potenciálního vylepšení či snížení nákladů. Jsou-li tlačeny k rychlému snížení nákladů, musí se rozhodovat naslepo, a ohrožují tak dlouhodobý růst. Je tedy třeba nastavit systematický přístup k získávání informací potřebných k relevantním a včasným rozhodnutím na nejrůznějších úrovních strategického či operativního řízení.

Jak konkrétně BI pomůže?

Důležitá je především schopnost znát přesný a okamžitý stav podniku, aby bylo možné včas přijmout nezbytná opatření. BI jednoduše mění data v systémech na užitečné informace a sestavy podporující rozhodování, protože umožňuje:

• monitorovat a hodnotit náklady v kontextu,
• minimalizovat objem ručně prováděných procesů,
• porovnávat výsledky s rozpočty,
• identifikovat neefektivitu v procesech,
• sledovat efektivitu prodeje,
• analyzovat provozní náklady.

BI z hromady dat vybere ta potřebná

Firma potácející se v moři dat naprosto přesně ví, že tržby v lednu byly dvě stě milionů, v únoru dvě stě padesát a v březnu dokonce tři sta, ale už neumí říct, zda je to hodně, nebo málo, zda rostoucí trend bude pokračovat, zda to náhodou nesignalizuje přicházející problém, a hlavně, čím to, že najednou tržby takto rostou. Právě k analýze libovolného množství dat slouží nástroje pro BI, které mohou být buď přímo integrovány do ERP systémů, anebo mohou pracovat naprosto odděleně, a třeba i nad několika jednotkami či desítkami různých informačních systémů od různých dodavatelů. V praxi to znamená, že se nasazením takového BI řešení například ve spojení s ERP řešením Microsoft Dynamics výrazně posunou možnosti reportování a analýz od sledování minulých výsledků tzv. ve zpětném zrcátku k analýze souvislostí a předvídání budoucnosti.

Obr. 1: Práci s daty ve formulářích a sestavách lze nahradit grafickou reprezentací dat a klíčových ukazatelů v potřebných souvislostech napříč různými aplikacemi. Ukázka z ERP systému Microsoft Dynamics NAV.

Obr. 2: Proces rozhodování lze podpořit grafickou reprezentací trendů na nadcházející období nebo geografickými souvislostmi.

Nástroje pro BI nabízí agregaci velkého množství dat z různých zdrojů do souhrnných ukazatelů. Na první pohled je vidět, zda se aktuální situace zlepšuje, zhoršuje, anebo je stejná jako loni. Stejně tak je okamžitě patrné, jak se daří plnit plán, co všechno zbývá udělat pro jeho splnění. Zkrátka a jednoduše – firma má okamžitý přehled o klíčových údajích zasazených do kontextu s minulostí, plánem, případně i forecasty vypočítanými některou ze statistických metod. BI nástroje navíc vždy umožňují přecházet z celkového pohledu na podrobnější. Narazí-li manažer na problém, je snadné a rychlé se dopátrat jeho příčiny, a to i tehdy, kdy jde o firmu s tisíci zaměstnanci působící na deseti trzích najednou.

Obr. 3: Funkce pro data mining jsou běžně dostupné i v Excelu.

Autor článku, Michal Hroch, je produktovým manažerem společnosti Microsoft.