Co je pro účtaře důležitější, než přesný záznam o skladovém pohybu? Problémem je, když si účtař slovo „přesný“ začne vykládat jako záznam ve skutečné hodnotě a začne využívat svou sílu k bezohlednému prosazení tohoto cíle přes všechna ostatní oddělení. Co to pak znamená například pro Nákup a Sklady?

 

Nákupčí objednává materiál za cenu domluvenou s dodavatelem a správně uvádí množství, cenu a termín na nákupní objednávce. Poté přichází zásoba do firmy a skladník ji přijímá na sklad. Často se však stává, že faktura přichází se zpožděním a může se na ní vyskytnout jiná cena, než byla cena na objednávce. Nejeden účtař pak v zájmu přesné účetní transakce vyžaduje, aby skladník s evidencí příjmu do informačního systému počkal, až dorazí faktura a pak opravil cenu na objednávce a zaevidoval příjem ve skutečné ceně.

Na první pohled takové vnitrofiremní pravidlo vypadá rozumně, jenže jaké jsou jeho dopady na hospodaření firmy?

Aby byl podnik konkurenceschopný, potřebuje dodávat výrobky zákazníkům v krátkých dodacích lhůtách, v dobré kvalitě a za rozumnou cenu. To vytváří neustálý tlak na Nákup nakupovat rychle a na Výrobu vyrábět rychle. Jakmile dorazí do firmy materiál a má potřebnou kvalitu, už jej potřebuje Výroba zpracovávat.

Pokud účtárna nutí skladníky ke zpožďování evidence příjmu materiálu, dochází ke dvěma zásadním problémům:

 

a) Stav zásob v informačním systému neodpovídá skutečnosti.

b) Výroba je nucena fyzicky spotřebovávat zásoby, které ještě v systému neexistují.

Tato situace způsobuje, že nikdo ve firmě nevěří údajům o zásobách uváděným v systému. Lidé pak neustále telefonují skladníkům, nebo se chodí fyzicky dívat do skladů. Příjmy polotovarů a výrobků z výrobních příkazů nelze dokončit, dokud nebudou doevidovány výdeje zásob, protože Účtárna opět trvá na správném nacenění vyrobených výrobků. Zpožděné evidence se řetězí. Otevřené doklady v systému a zpožděné evidence nabourávají plánování výroby a nákupu… A teď už mluvíme o skutečných finančních ztrátách firmy a škodách! Přitom na počátku je upřímná snaha účtařů o přesnou evidenci hodnot.

Každá firma by měla jasně definovat své priority pro implementaci informačního systému a nejvyšší prioritou by vždy měla být on-line evidence materiálového toku. Vše ostatní jsou podpůrné procesy a mají prioritu nižší.

Realizaci pak musí usnadnit informační systém s potřebnou funkcionalitou. Evidence skladových pohybů musí být snadná (nejen přes klávesnici počítače, ale i skenováním pohybů mobilními terminály nebo dokonce RFID a kamerovým snímáním) a v žádném případě nesmí být podmíněna dostupností sekundárních dokladů, jakými jsou třeba v Nákupu došlé faktury. Vždyť i se zpožděnou fakturou si dokáže dobrý systém snadno poradit: O skladovém pohybu účtuje vždy ve standardní/předpokládané ceně korigované cenou nákupní objednávky a až dorazí faktura, vytvoří odchylku fakturované ceny proti ceně z objednávky. Nákladové odchylky jsou pak vynikajícími podklady pro controllingové analýzy.

 

Moderní účtárna zná svou roli ve firmě. Pracuje přesně, ale zároveň využívá kvalitní informační systém k tomu, aby podpořila procesy vytvářející hodnotu. Na implementacích informačního systému QAD ve stovkách českých a slovenských firem spolupracuji již 30 let a jsem rád, že se setkávám se stále větším množstvím moderních účtařů.