Ze statistik vyplývá, že české podniky využívají ERP systémy v menší míře, než je průměr v EU. Navíc velká část projektů implementace ERP systémů nekončí dobře, nepřináší oče­ká­va­né výsledky.Jaké jsou podle vás hlavní příčiny této, řekněme, nedůvěry v ERP systémy a neúspěchů při jejich zavádění?

Je to hlavně o lidech a jejich myšlení. Například ERP systém Vario nasazujeme převážně u menších a středních firem, kde nahrazuje zjednodušeně řečeno systém řízení pomocí excelových tabulek. Pomáhá standardizovat procesy, které fungují „zvykovým“ způsobem a fakt je, že lidé často nejsou nakloněni změnám. Proto je třeba začít s motivací uvnitř firmy. Lidé se musí ztotožnit s tím, že jde o změnu, která pro ně bude přínosná. Když se to podaří, je vyhráno. Zaměstnanci se aktivně zapojují do výběru a zavedení ERP systému a sami přicházejí s konstruktivními návrhy. Nejhorší je, když v rámci implementace musíme přesvědčovat uživatele my jako dodavatel.

Firmy, které o zavedení nebo modernizaci ERP uvažují, by se s lidmi měly otevřeně bavit o svém záměru a důvodech. Zaměstnanci mají často zbytečný strach, že se jich firma po zavedení systému zbaví.

Pojďme se ještě zaměřit na výběr systému. Jaké nejčastější chyby podle vás dělají firmy v této fázi? Jaké jsou podle vás nejdůležitější vlastnosti ERP systému, které mají největší dlouhodobý přínos a na které by se proto měly firmy zaměřit?

Častou chybou při výběru systému jsou nerealistická očekávání. Buď firma neví, co od ERP systému chce a vnímá ho jen jako nástroj pro fakturaci a účetnictví, nebo si firmy chtějí pořídit ERP za nějakou částku, ale očekávají funkcionality systému mnohonásobně dražšího. Výběr ERP by měl začít sestavením seznamu potřeb a požadavků, včetně stanovení finančních mantinelů.

Aby byl ERP systém pro firmu dlouhodobě přínosný a udržitelný, musí být variabilní a otevřený vůči jiným systémům. Firma se nesmí přizpůsobovat ERP systému, ale systém se má přizpůsobovat jí a jejímu růstu. Když někde nahrazujeme dosavadní systém, vnímáme často jeho zbytečně složité a neefektivní procesy. A když se ptáme, proč to tak dělají, dostáváme odpověď, že to v jejich systému jinak nejde. Pak ale systém firmu brzdí, místo aby pomáhal.

Při výběru nového systému firmy trvají na pokrytí svých, někdy velmi specifických, procesů. Což ovšem může znamenat, že se snaží digitalizovat své zlozvyky. Neměla by proto před výběrem a implementací ERP systému proběhnout fáze optimalizace procesů?

Rozhodně ano, ale firma většinou sama neumí udělat potřebnou sebereflexi. Všechno je prostě nějak zaběhlé a „funguje optimálně“. V rámci analýzy, už před zavedením ERP systému, proto využíváme znalostí z jiných firem a procesy doporučujeme my.

Takže implementace ERP systému je současně i příležitostí k optimalizaci procesů?

Jednoznačně. Konkrétně s Variem se pohybujeme v segmentu menších a středních firem, kde nejsou procesy často formálně popsané. Při implementaci ale popsané být musí, protože ERP systém se podle nich nastavuje. Na začátku implementace proto probíhá podrobná analýza, což je i příležitost k optimalizaci.

Narážíte při implementaci ERP ve firmách i na nějaké technické problémy?

Dnes už prakticky ne, protože se většinou využívá umístění ERP do cloudu. Je to bezpečné a rychlé řešení přístupné odkudkoliv.

Obavy z bezpečnosti cloudu už tedy opadly?

Ano. Malé a střední firmy nemají IT oddělení, které by dokázalo systém spravovat. Proto volí raději cloud, kam ERP instalujeme. Budoucností ERP jsou čistě cloudové aplikace, ke kterým uživatelé přistupují jako k internetovým stránkám.

Pojďme se nyní prosím podívat na jeden konkrétní segment trhu na oblast e-commerce, která zažila v posledních letech velmi turbulentní vývoj. Během covidu zažila výrazný růst, po kterém následoval pokles nebo stagnace, což mnoha firmám způsobilo problémy s udržením ziskovosti. Jak může ERP systém mnoha firmám konkrétně pomoci zvládnout takovou situaci?

Zmíněné problémy nezasáhly jenom e-commerce firmy, ale právě zde si společnosti dobře uvědomily, že musí být mnohem efektivnější. Úspěšné e-shopy prodávají na různých marketplacech a optimalizují skladové hospodářství často s využitím fulfillmentu. A to bez kvalitního ERP nedokáží. V ERP spravují produktové portfolio, cenotvorbu, skladové hospodářství, vyřizují a expedují objednávky. ERP systém musí být napojitelný na služby třetích stran - marketplace, dopravce a další služby, které například automaticky hlídají ceny na internetu nebo spravují externí sklady. To se bez kvalitního ERP systému prostě nedá zvládnout.

Můžete uvést příklady přínosů ERP systému i z dalších odvětví, kterým se věnujete?

Hodně se věnujeme například servisním firmám. V našem ERP pro ně máme propracovaný servisní modul úzce propojený se zbytkem systému, aby mohly efektivně obsloužit zákazníka přímo u něj, např. vyplnit elektronický servisní list včetně podpisu, který jde automaticky k fakturaci.

Když jste zmínil automatizaci, okamžitě se mi vybavila umělá inteligence. Jak ji vnímáte z hlediska praktického uplatnění ve firmách?

Automatizace i AI posouvá efektivitu firem na novou úroveň. Máme popsáno mnoho scénářů, co by se pomocí AI dalo v rámci ERP systému dělat. Automatizace je o definování pravidel, co se má stát a za jakých podmínek. V tom může právě pomoct AI, protože vidí, že uživatel dělá něco opakovaně, a může navrhnout efektivnější řešení. V budoucnosti se bude také prosazovat komunikace se systémem hlasem. Automatizace procesů ale není jen o AI, ale často o běžných úkonech, třeba o automatickém odesílání faktur.

Firmy si uvědomují, že pokud něco může udělat stroj, měl by to udělat. V tom nastal v posledních letech velký posun v myšlení. Zaměstnanci mají často obavy, že s pokročilou automatizací přijdou o práci, ale tak to většinou není. Automatizace firmám spíš uvolní ruce, aby přesunuli zaměstnance na jinou a lepší práci, kde nebudou plnit roli stroje.

Jaké další trendy, kromě automatizace a nástupu AI, teď považujete za důležité v oblasti ERP?

Důležitým trendem je rostoucí poptávka po vyhodnocování dat, tedy slučování dat z různých zdrojů tak, aby se nad nimi daly dělat různé analýzy a podrobné reporty. Třeba ve zmíněném segmentu e-commerce potřebují firmy sledovat spoustu různých parametrů.

Dalším trendem je elektronická výměna dat. Tady je velkou brzdou chybějící standard pro výměnu dat. Myslím, že v tomto ohledu by velmi pomohlo definování jednotného standardu a významnou roli by zde mohl hrát stát. Máme ISDOC, který je tu už dlouho, který definuje primárně výměnu daňových dokladů. Firmy si ale potřebují vyměňovat i objednávky, nabídky, dodací listy atd. A na to standard neexistuje. Je tu sice EDI, ale to je řešení vhodné jen pro některé firmy a segmenty trhu. Plýtváme prostředky na to, abychom vytěžili data z PDF dokumentů s nějakou větší či menší úspěšností a převedli je do strukturované podoby. Přitom by to šlo dělat jednoduše a posílat strukturovaná data rovnou, ale k tomu by bylo potřeba, abychom si sedli k jednomu stolu a domluvili se na společném formátu, v jakém to budeme dělat.

Děkuji, na co byste ještě chtěl upozornit čtenáře?

Rád bych zdůraznil jednu věc ze začátku. Pokud uvažujete o pořízení nebo modernizaci systému, začněte se o tom bavit s lidmi u vás ve firmě. Komunikujte váš záměr, vysvětlujte plánované cíle a přínosy, protože to je správný začátek jakéhokoliv ERP projektu.