Když jsme se na začátku letošního roku domlouvali na rozhovor, ani jeden z nás netušil, že než si na něj Martin Válek ve svém nabitém programu udělá čas, nastane situace, která se nutně stala jeho ústředním tématem.

Podle statistiků nyní prochází ekonomika největší krizí od konce války. I přes známky oživení patrné v zemích, které se již zotavují z dopadu opatření proti pandemii, se stále mnoho firem potýká s omezením výroby či poptávky. Každá krize má ovšem nejen poražené, ale i vítěze. Myslím, že jedním z nich bude digitalizace, a bez větší nadsázky lze říct, že koronavirus se stane hlavním iniciátorem digitální transformace. Z dříve volitelného prvku pro zvýšení konkurenceschopnosti se stal základní předpoklad přežití. Potvrzuje se podle vás, že pandemie jasně ukázala význam a přínos vyspělého IT pro firmy?

Ano, z pohledu IT může současná situace působit jako jakýsi „turbo efekt“ ve vývoji využívání informačních technologií. Mnoho firem, které z různých důvodů lpěly na principech práce v kanceláři, byly prakticky ze dne na den donuceny přizpůsobit se a mnohdy obrátit o 180° způsob svého řízení. IT oddělení urychleně řešila technické zabezpečení komunikace, vzdáleného přístupu k firemním datům atd. Tato vynucená zkušenost má svou přidanou hodnotu pro všechny firmy, které se zaváděním, respektive rozšiřováním tohoto způsobu práce a komunikace váhaly. Své domněnky a obavy si sice nedobrovolně, ale zcela reálně prověřily v praxi.

Asi nelze očekávat, že všechny firmy zachovají stávající systém práce s vysokým podílem home office, ale zcela jistě se podíl práce z domova zvýší. A nejedná se pouze o technologické lídry typu Google, Facebook atd., jejichž šéfové o práci z domova hovoří jako o své budoucí strategii. Úsporu času a peněz spojeného s cestováním, klid na práci (což zejména při přechodu z open office bývá velmi silný argument), úspora nákladů na provoz kanceláří – to jsou jen některé z benefitů, které tento systém přináší.

Samozřejmě vše má svůj rub a líc. Aby byl tento systém dlouhodobě udržitelný, je třeba v první řadě změnit myšlení manažerů. Mnohdy jsou právě oni největší překážkou pro využití technologií, které máme k dispozici. Bohužel stále existuje početná skupina „manažerů“, která je zvyklá se svými podřízenými pracovat pouze tak, že kontroluje jejich přítomnost na pracovišti a snaží se využívat IT pouze k tomu, aby jim znemožnili případné prostoje při řešení soukromých záležitostí např. blokováním přístupu k internetu atd. To z mého pohledu nemá s řízením týmu nic společného a já doufám, že tento typ manažerů i díky současným změnám rychle vymizí.

Pokud je však manažer se svými lidmi zvyklý pravidelně komunikovat, má přehled o jejich práci, umí definovat očekávané výstupy a tyto objektivně vyhodnocovat a v neposlední řadě mají mezi sebou vzájemnou důvěru, není místo ani čas, kdy pracovníci své úkoly plní, absolutně důležité.

Ing. Martin Válek je generální ředitel společnosti KARAT Software, a. s. Absolvoval VŠB – Technickou univerzitu Ostrava, Fakultu ekonomickou, obor marketing a management. Od roku 1997 pracoval ve společnosti I.F.T. PROGRES, a. s., na marketingovém oddělení a následně jako manažer pro partnerskou síť. V roce 2000 zahájil své působení ve společnosti Melzer, spol. s r. o., na pozicích obchodního manažera a poté obchodního ředitele. V roce 2010 nastoupil do společnosti KARAT Software jako produktový ředitel. Od roku 2013 zde působí na pozici generálního ředitele.

Vynucená digitalizace procesů ovšem zastihla mnohé podniky nepřipravené a překotná snaha rychle se adaptovat jim přinesla i další problémy, zejména v zajištění bezpečnosti.

Samozřejmě, že důležitým prvkem, na který je třeba dát opravdu velký důraz, je bezpečnost. Otevírání IT prostředí pro externí přístup v kombinaci s lehkovážností až naivitou jejich správců (a je jedno, jestli se jedná o interní IT nebo externího správce) může otevřít dveře pro kyber útoky, které mohou mít likvidační následky. Proto bych rád na všechny firmy apeloval, aby se sice nebály využívat moderní technologie, ale zároveň aby činily kroky pro zajištění maximální bezpečnosti. Paradoxem mnohdy bývá, že i když si firma toto nebezpečí uvědomuje a je ochotna v oblasti bezpečnosti investovat nemalé prostředky, její snahy a investice následně znehodnotí administrátorské heslo „Admin123“…

Jaký předpokládáte další vývoj na trhu podnikových informačních systémů po odeznění bezprostředních důsledků pandemie v podobě karantény a omezení provozu řady odvětví? Po jakých typech řešení bude podle vás poptávka?

Klíčové strategie pro zvyšování konkurence firem v následujícím období budou z pohledu IT směřovat ke zlepšení komunikace, předávání informací a obecně ke zvyšování efektivity firemních procesů.

Aby bylo možné na efektivitě pracovat opravdu efektivně, je třeba mít dokonalý přehled o průběhu firemních procesů. Je proto velmi důležité soustředit svou energii na to, co firmě přináší skutečný užitek. Mnohdy je jednodušší pracovat na něčem, co je sice dobře vidět, nicméně dopad na skutečnou výkonnost je zanedbatelný. Proto budou firmy pokračovat v implementacích řešení pro sběr a vyhodnocování dat. Roste i význam systémů pro monitorování výrobního procesu s cílem maximálního využití výrobních kapacit, řešení úzkých míst ve výrobě, předcházení výpadkům výroby z důvodů poruch zařízení či nedostupnosti obsluhy. Podobně i popisy procesů a jejich vizualizace z důvodu rychlého a kvalitního zaškolení nových pracovníků. Zjednodušeně řečeno - maximalizace elektronizace dat jak na vstupu, tak na výstupu. Obecně pak přesun činností, které jsou opakované a lidé jim dávají minimální přidanou hodnotu, směrem k IT automatizaci atd.

Jak se tento vývoj promítne do konkrétních vlastností a funkcí ERP systémů? Nejen z hlediska poptávaných funkčností ERP systému, ale i z hlediska jejich způsobu a rozsahu jeho využití. Krize jistě zvýraznila možnosti ERP, které byly dříve přehlížené, nebo přinejmenším méně využívané. Změní podle vás zkušenost ze stavu nouze způsob práce firem s ERP systémem?

Výrobci a dodavatelé ERP systémů se musí novým trendům přizpůsobit a hledat cesty, jak množství existujících technologií a řešení využijí v kombinaci se svými systémy ku prospěchu zákazníka. Budou vzrůstat požadavky na procesní řešení firemních činností, úloh. Lidé nemají pracovat s jednotlivými programy, jejich moduly, hledat, kam mají zadat požadované informace, složitě získávat data pro své rozhodování. Pokud schvaluji fakturu, chci dostat úkol, ve kterém mám všechny potřebné informace tak, abych mohl rychle a zodpovědně vykonat svou práci. Chci z jednoho místa vidět původní doklad, informace, zda byl doklad vystaven na základě řádně vystavené objednávky a zda skutečně plnění proběhlo. Pokud je mým úkolem doplnit nějaké údaje (např. středisko), nechci editovat vlastní doklad a hledat, kam mám údaj vlastně zadat – chci je zadat hned v rámci tohoto jediného kroku. Tento přístup je pro firmy velmi výhodný z více důvodů. Takto popsané a elektronicky řízené procesy mohou vykonávat lidé s výrazně menšími znalostmi. Vede ke zjednodušení nastavování přístupových práv, je omezeno riziko chyb. Celý proces, resp. všechny instance daného procesu (tj. všechny faktury v procesu schvalování) lze velmi dobře hlídat a prakticky zamezit problémům vyplývajícím z toho, že doklad zůstane u někoho „na stole“ atd.

Aby takový systém byl v rámci firemní praxe životaschopný, je potřeba, aby byl schopen obsáhnout stejný procesní přístup na všechny klíčové firemní procesy – nejen ty, které se primárně obsluhují v rámci ERP systému. Nástupní proces nového pracovníka, schvalování dovolených, realizace různých akcí od výstav až po setkání se zákazníky, schvalování požadavků na materiální zabezpečení zaměstnanců… V každé firmě existují stovky různých procesů, které někdo musí vymyslet, zorganizovat, přidělit odpovědnosti, následně kontrolovat a vyhodnocovat. S podporou informačního systému je vše řádově jednodušší.

To zní hezky, ale jak se uvedené možnosti informačních systémů uplatňují ve firmách v jejich každodenní praxi?

Teprve v okamžiku, kdy jakýkoliv proces, který je někde popsán, je skutečně využíván v praxi, existuje reálná motivace udržovat jej aktuální v čase. Proč dělat popis procesů v nástrojích, které umí jen to, že popis procesu vizualizují? Řešení se skutečnou přidanou hodnotou je založeno na tom, že popsaný proces lze spouštět jako funkční instance, které vytváří úkoly na jednotlivé role, pracují s libovolnými údaji v rámci informačního systému atd.

Potom se již nebavíme pouze o „práci s doklady“, ale o skutečných procesech vedoucí napříč celou firmou, jednotlivými subsystémy. Nicméně je třeba jít dál a dívat se na to, jak lidé využívají IT technologie pro řízení svého pracovního výkonu. Úkoly a termíny na ně padají ze všech stran a mnohdy je pro ně složité a do jisté míry stresující neustále kontrolovat několik zdrojů, ve kterých na ně mohou „číhat“ nová zadání. Nehledě na to, že většina z nás si nějakým způsobem značí soukromé úkoly, termíny schůzek, návštěv, kulturních a sportovních akcí, dovolených, co nakoupit na víkend atd. Právě přemíra informací a zejména neustálý pocit „jestli jsem na něco nezapomněl“ jsou v současné době jedním z nejvýznamnějších stresových faktorů. Budoucnost je v řešeních, která tyto aktuálně nesourodé zdroje informací propojí v jednotnou platformu, která nám umožní uklidnit se a mít jistotu, že existuje jen jedno místo, kde je potřeba mít pořádek.

Tento vývoj bude podporovat i skutečnost, že lidé si čím dál tím více uvědomují význam nezávislosti a svobody. Pokud se zaměříme na pracovní sféru, tak preference zaměstnanců se vyvíjí směrem k práci odkudkoliv, v časech, které jim vyhovují, bez komplikací s kompatibilitou techniky, nutnosti speciálních nastavení, konfigurací atd. A tyto požadavky jsou častější zejména u velmi schopných lidí, kteří mají pro své uplatnění velmi široké možnosti. Pokud si budou firmy chtít takové lidi udržet nebo je zaujmout, budou muset být schopné jim takovéto podmínky zajistit.

Stav nouze přiměl firmy řešit řadu věcí zrychleně a sáhnout například po jednoúčelových, specializovaných aplikacích, které bylo možno nasadit snadněji než komplexní řešení. Je to pochopitelné, naléhavost situace si vynutila přijmout určitý kompromis a nasadit řešení, které může být zpočátku vnímáno jako provizorní. Víme ale, jak dlouho taková provizoria obvykle vydrží. Ve firmách se tak opět diskutuje nad otázkou, zda je výhodnější vytvořit informační systém podniku integrací specializovaných systémů, nebo implementací jednotného komplexního řešení, které pokryje co nejvíce agend a procesů. Předpokládám, že vy se jednoznačně přikláníte k variantě komplexního řešení?

To ne, nelze paušálně prohlásit, že jediné správné řešení je mít pokud možno všechny firemní procesy realizovány v jednom robustním, komplexním informačním systému, nebo naopak využívat integrace menších, specializovaných aplikací. Je třeba vždy vyhodnotit konkrétní situaci a potřeby každé firmy. Zde je třeba říct, že některé firmy si zavřou dveře před výběrem optimální varianty již při výběru svého IT partnera. Těžko může vzniknout ideální řešení, když nemáte k dispozici varianty, které můžete porovnat a vyhodnotit. Např. naší strategií je orientovat se na vybrané segmenty, ve kterých jsme silní jak produktově, tak v oblasti know-how. To je velmi důležité, protože rozumíme tomu, co naši zákazníci dělají, jako celku, nejen z úzkého pohledu dodavatele IT řešení.

Naše řešení máme připravena tak, abychom byli schopni pokrýt prakticky všechny procesy, které zákazníci potřebují zabezpečit. Tím jim dáváme možnost využít možností jednotného, komplexního informačního systému bez nutnosti řešit množství integrací. Díky našim dlouhodobým zkušenostem jsme skutečně ve valné většině schopni realizovat naprosto vyhovující řešení. Samozřejmě jsou zákazníci se specifickými požadavky a tam společně děláme úvahy, zda rozšířit standard našeho řešení, vyvinout individuální firemní úpravu nebo realizovat integraci na specializované řešení daného problému.