První oblastí podnikových informačních systémů, kterých se digitální transformace silně dotkla, tak logicky byly systémy pro péči o zákazníky a podporu prodeje, CRM. Naopak oblast ERP systémů vypadala dlouho jako stabilní a neměnná – a zdálo se to tak správně. Vždyť přece pokrývají finance a interně operační oblasti firmy, které vyžadují především robustnost a stabilitu. Samozřejmě i zde paralelně probíhala spousta dílčích i významných inovací – ale bylo to především v oblasti integrací s vnějším světem, v oblasti reportingu, v oblasti vylepšování „best practice“ procesů (rozumějme v dalším nárůstu už tak rozsáhlých funkčností).

Digitální transformace pak plně odhalila limity současných tradičních ERP systémů. Hlavní motiv digitální transformace totiž spočívá v tom, jak podnik dokáže být flexibilnější na trhu oproti konkurenci a vstřícnější vůči svým zákazníkům. A žádné „chytré rozhraní“ nedokáže plně odstranit všechny potenciální bloky v interních procesech vynucené stárnoucím provozním systémem. Tradiční ERP systémy přináší samozřejmě již zmiňovanou robustnost a rozsáhlé funkčnosti, ale to má i svou stinnou stránku v relativně dlouhé a nákladné implementaci – a posléze v pravidelných velkých upgradech na nové verze (typicky v tříletém nebo pětiletém cyklu), vyžadujícím opět obrovské časové a finanční úsilí. Pokud k tomu připočteme zákaznické úpravy, nutnost neustálé změny integrací na nové technologie a exponenciální požadavky na rozsah zpracovaných dat, v neposlední řadě i rostoucí požadavky na bezpečnost a požadavky regulatorní (viz ne tak dávná nutnost přizpůsobit se GDPR legislativě), máme zaděláno na noční můru pro všechny CIO.

Moderní ERP systém je v cloudu

Aby výrobci moderních ERP systémů vyřešili výše uvedené otázky, přistoupili k zásadní změně paradigmatu a koncepce systémů jako takových. Jedná se o několik klíčových změn v architektuře, skladbě systému a v neposlední řadě v přístupu k zákaznickým úpravám a implementaci.
Tou hlavní změnou je to, že moderní ERP je přirozeně doma v cloudu jako plnohodnotná SaaS aplikace (výrobci samozřejmě i nadále poskytují stále i verze on-premise anebo hybridní modely nasazení, ale veškeré inovativní nadšení směřuje ke cloudovým verzím). Nasazení v cloudu má mnoho výhod a samozřejmě, jak už to bývá, existuje pár věcí, na které je nutno dát pozor, aby se nestaly nevýhodou.

Jako hlavní výhody je možno uvést následující:

• Cloudová infrastruktura umožňuje ERP systémům nebývalou škálovatelnost a rychlou reakci na změny ve firmě bez nutnosti ohlížet se na hardwarové a softwarové limitace
• Výhoda koncentrované znalosti – cloudový poskytovatel má v provozu takového systému výhodu znalosti od dalších tisíců uživatelů, takže dokáže udržet moderní architekturu konstantně na špičce a bez kompromisů
• Systém je přirozeně dostupný všude a s nejvyšším standardem bezpečnosti – bez nutnosti vytvářet speciální řešení pro bezpečný přístup zvenku
• Cloud poskytuje úroveň bezpečnosti, kterou nelze v jednotlivém standardním podniku dosáhnout (od úrovně ochrany softwarové po ochranu fyzickou), stejně tak vysokou spolehlivost a dostupnost, včetně řešení disaster recovery. Dostupnost bývá jednou z hlavních obav zákazníků – ale ani ve vlastním datovém centru nikdo nikdy nedosáhne plných 100 %
• Rychlejší implementace – a to nejen vlastní technické nasazení systému, ale propracovanější podpora životního cyklu projektu. Mění se i přístup vlastní implementační metodiky, od tradičních projektů s metodikou waterfall k metodikám agilním. Jejich hlavní výhodou je, že uživatelé dostávají do rukou aplikaci dříve a mohou se s novým systémem rychleji sžít, zároveň je možno korigovat chyby v původní analýze řešení mnohem dříve
• Jednoduchý přístup k novým technologiím – v oblasti analytických služeb, zpracování dat, umělé inteligence vyžadují cloud a pracují v cloudu – díky tomu jsou jednodušeji zapojitelné do cloudového ERP
• Odstranění hrozby nákladných velkých budoucích upgradů – moderní cloud systémy pracují na bázi jedné platné a podporované verze, takže zákazník má poslední možný produkt bez nutnosti podstupovat ve víceletém cyklu velké upgrady. Nové funkčnosti bývají přidávány s ohledem na zpětnou kompatibilitu a typicky s možností opt-in
• Solidní a profesionální podpora velkých regulatorních legislativ (viz např. nedávné GDPR)

Věci, které je potřeba hlídat, aby se nestaly nevýhodou; můžeme vypíchnout následující:

• Možnosti zákaznických úprav – je důležité se podívat na to, jak výrobce cloudového ERP systému umožňuje měnit aplikaci a jak se dělá vývoj specifických doplňků – každá firma potřebuje přidat nějaké další informace do formulářů a dat, potřebuje měnit obrazovky, potřebuje realizovat speciální procesy a workflow navíc
• Integrace se zbývajícími on-premise aplikacemi – je potřeba důkladně projít všechny systémy, které případně stále zůstanou nasazené on-premise – a jak budou integrovány s ERP systémem v cloudu. Bývá standardem z důvodu zajištění bezpečnosti a spolehlivosti neumožnit přímý přístup do databáze v cloudu, takže do hry pak musí vstoupit některý z integračních nástrojů
• Zkušenost implementátora s cloudovou platformou – cloud implementace je prostě jiná, a proto je dobré si ověřit, zda příslušná firma nejen věcně rozumí ERP problematice, ale je schopná provést zákazníka přechodem na cloud bezbolestně
• Změna paradigmatu 100% vlastněného IT na paradigma vzájemné velmi úzké spolupráce mezi podnikem, implementátorem a výrobcem systému

Samotnou kapitolou je otázka nákladů na cloud versus on-premise provoz. Při porovnávání nákladů a TCO na on-premise a cloud ERP systém je vždy nutno zahrnout veškeré skryté položky (včetně řešení rizik, jako je disaster recovery, fyzické bezpečnosti, lidské práce spojené se správou, spotřebu elektřiny a další často na první pohled neviditelné náklady). Cloud ve většině případů vychází jako výhodnější varianta v horizontu do 5–10 let, ve specifických situacích ale mohou být náklady podobné a pak přichází do hry kvalitativní výhody, tedy to, že IT team u zákazníka se může věnovat jiným činnostem s vyšší přidanou hodnotou, než je správa infrastruktury, která je víc a víc pouhou komoditou.

Častou chybou bývá podcenění nákladnosti upgrade necloudového řešení, který vždy po třech až pěti letech u on-premise verze nastane, jelikož požadavky businessu jdou vpřed nezadržitelně a rychleji než v minulosti, nehledě na legislativní a regulatorní tlaky. Dříve nebo později tak vyvolávají nutnost častější aktualizace IT řešení.

Jedna verze vládne všem

Velkým tématem přechodu na SaaS cloudovu aplikaci je takzvaná jedna verze systému. ERP systémy v cloudu většinou podporují minimální počet nejnovějších verzí, snaží se udržet zákazníka na takzvaně evergreen systému. Výhody tohoto přístupu jsou nesporné: zákazník může využívat nejmodernější trendy bez omezení, navíc se vyvaruje budoucích drahých a rozsáhlých upgradů spojených s verzí on-premise. Aby se nicméně z tohoto přístupu nestalo martyrium jednoho nekončícího upgradu, je důležité, aby dodavatel cloudového systému dodržoval některé důležité zásady a přístupy:

• Frekvence updatů musí být pravidelná a častá, aby šlo o minimální změny
• Pro všechny funkčnosti musí platit zásada zpětné kompatibility s důsledným regresním testováním, ideálně díky nástrojům umělé inteligence čím dál více automatickým
• Zákazník musí mít možnost přeskočit některé dílčí verze (např. kvůli sezonnímu vytížení, dovoleným), ale na druhou stranu dodavatel musí být striktní v tom, že je možno například vynechat dvě či tři změny, ale ne více
• Zákazník si určuje, kdy přesně update proběhne
• Každá verze musí být kumulativním updatem té předchozí – pokud zákazník několik vynechá, bere tu poslední z nich, která řeší vše naráz
• Striktní opt-in model pro nově přidávané funkčnosti
• Dodavatel musí poskytovat pokročilé nástroje pro rychlý uživatelský vývoj doplňků bez zásahu do jádra systému (tzv. low code/no code vývojové nástroje) a zároveň v rámci jádra aplikace otevřít dostatek bodů pro vyvolání extra kódu (např. zaúčtování dokladu probíhá u všech firem stejně, ale kroky těsně před a těsně poté se mohou výrazně lišit a tam musí být možnost neinvazivně dodat funkčnost)

Při dodržení těchto postupů praxe dokazuje, že je možno velmi pohodlně fungovat v cloudu s neustále aktuálním systémem, a přitom s minimální časovou a nákladovou zátěží.

Věřím, že tento krátký vhled do problematiky cloudových systémů ve vás vyvolal další zájem o tuto poměrně rozsáhlou, ale nesmírně zajímavou problematiku.

Petr Karásek Autor článku působí na pozici Director of Product Marketing Management – ERP ve společnosti Microsoft Central & Eastern Europe.