Přijel jsem dle dohody na devátou hodinu, recepční mě usadila do jednací místnosti číslo 6 a přinesla kávu. Dopil jsem, prohlédl si vystavené výrobky, prostudoval dekorace a můj člověk stále nikde. Objevil se v 9:45. Vymluvil se na poradu, upozornil mne, že od 10:00 má další a rychle začal vysvětlovat, co by potřeboval. Domluvili jsme se na analýze s dalšími lidmi a já jsem postupně zjišťoval, že jsem se dostal do firmy, kde všichni běhají z porady na poradu, že osm jednacích místností je neustále plných a že jsem se netrefil omylem jen do nějakého schůzovacího dne, ale že tato firma je zkrátka řízena operativními poradami.

Nikdy dříve jsem u nikoho takovou operativu nezažil, tak jsem se začal pídit po příčinách a brzy jsem na ně narazil: Firma má dvacet různých SW, které spolu jen velmi omezeně komunikují. Vyznává hierarchické organizační uspořádání namísto modernějšího procesního řízení a lidé vlastně zajišťují tok informací tím, že si je předávají na papírech a ústně na poradách.

Proč je hierarchické uspořádání v některých firmách stále používáno?

Je založeno na lidech, delegování úkolů a motivaci. Výrobní podnik je složitý mechanizmus a je jasné, že vše nemůže řídit jeden člověk. Proto si generální ředitel najímá své ředitele, spolu na poradách analyzují situaci, definují cíle a rozdávají si úkoly. Každý ředitel pak pokračuje se svými podřízenými ve stejném duchu. Čím schopnější podřízené si vedoucí vybere, tím větší šanci má na úspěšné plnění svých úkolů.

Tento přístup však má několik záporů: Propadnutí strategických cílů přes jednotlivé úrovně řízení může trvat neúnosně dlouho a současně může dojít ke zkreslení původního cíle, takže přestože všichni na všech úrovních pečlivě plní zadané úkoly, původně požadovaný efekt se nedostaví.

Proto se začal objevovat nový fenomén – procesní řízení.

Co je to procesní řízení?

Procesní řízení pomíjí všechny hierarchie a zaměřuje se na konkrétní činnosti – procesy. Vychází z toho, že pokud budou všechny procesy ve firmě efektivní, musí být efektivní i firma jako celek. Každý podnikový proces však může mít mnoho tváří a pro výkon firmy je důležité minimalizovat procesy, které nepřinášejí přidanou hodnotu. U ostatních pak je potřeba zvyšovat výkon a zajistit, aby spolu navzájem spolupracovaly.

Mnou navštívená firma měla velmi dobře zvládnutý hlavní proces – výrobu. Tok materiálu ze skladů přes výrobní linky až do skladu hotových výrobků byl prostorově dobře uspořádán a řízení probíhalo KANBAN signály. Hlavní slabina však byla v integraci s ostatními procesy. Efektivní spolupráce procesů je možná pouze tehdy, když napříč procesy protékají informace. Prodejní zakázky jsou přes kusovníky, postupy, zásoby a rozpracovanost zaplánovány do výrobních příkazů a požadavků na nákup. Požadavky na nákup jsou schvalovány a transformovány do nákupních objednávek, na které navazují příjemky a přijaté faktury. Ze zakázek je řízena expedice, vznikají vydané faktury. Všechny zmíněné procesy generují účetní transakce, aby bylo možné firmu controllingově řídit atd. Přesně toto ale tady nemohlo fungovat, protože prodej měl svůj systém, plánovač měl svůj systém, účtaři měli svůj systém a teď firma poptávala další takový fragment – systém pro technickou přípravu výroby a nákup. Kladli důraz na workflow, měli spoustu nápadů na to, jak by mělo uživatelsky vypadat schvalování nákupních požadavků, jak by měl nový SW podchytit komunikaci s dodavateli, ale zadavatel vůbec nemluvil o tom nejdůležitějším: Odkud se budou brát ty nákupní požadavky, jak budou nákupní objednávky provázány na příjemky a faktury a kdo bude synchronizovat artikly, kusovníky a postupy s výrobním a plánovacím SW?

Zjistil jsem, že v celé firmě není nikdo, kdo by měl pravomoc informační systém koupit, a hlavně pak prosadit implementaci jednotného systému. Každé oddělení si za nemalé peníze vždy kupovalo a kupuje své SW. Přesahy jednotlivých oddělení nikoho nezajímají – ty řeší neustálé porady.

Covid v dezintegrované firmě

A do toho přišel Covid. Zatímco všichni se snaží maximum zaměstnanců nechat pracovat z domova na home office, někde to prostě nejde. Jak naplánujete nákupní požadavky, když nemáte integrovaný systém? Musíte spoustu informací vyzobat z mnoha programů, další fyzicky ověřit ve výrobě a skladech. Režijní požadavky na nákup jsou na papírových formulářích, které se podepisují, projednávají na poradách a asi těžko vám je bude někdo skenovat a posílat mailem. Zkrátka do práce musíte. Z porady do porady a při tak intenzivním setkávání lidí se ten virus velmi rychle šíří. A co teprve když onemocní klíčoví lidé. Pro příklad si vezměme např. proces plánování výroby. Pokud ERP systém není schopen poskytnout adekvátní podporu, jde o velmi komplikovaný proces extrémně závislý na člověku – plánovači. Plánovač musí zjistit výchozí situaci, tedy analyzovat poptávku, rozpracovanost, materiál na cestě, zásoby a aktuální technologické podklady. Pak musí vypočítat co je nutné dovyrobit a dokoupit, aby byla poptávka uspokojena a nevznikly nežádoucí přebytky. Pak musí plán optimalizovat, aby využil co nejlépe výrobní zdroje atd. Pokud naopak ERP systém disponuje potřebnou funkcionalitou, plánování je sledem kroků spouštěných v systému a ovlivňovaných rozhodnutími plánovače, který je pak schopen pracovat i z domova.

Kvalitní integrovaný ERP systém tedy dokáže výrazně zvýšit výkonnost jednotlivých procesů i firmy jako celku. Bez interakce s lidmi kvůli vazbě na operativní řízení se však neobejde. I tady však existuje řešení. Můžete totiž využít zabudovanou operativní inteligenci přímo v ERP systému. Procesy lze sestavit do ucelených schémat a definovat pravidla pro generování akcí nebo úkolů v reálném čase v závislosti na tom, co se v daných procesech odehrává.

Podívejme se například na změnové řízení: Konstruktér založí v CAD systému nový vyráběný artikl, ERP systém jej převezme a vyzve formou úkolu technologa k doplnění technologických dat. Jakmile technolog zreviduje data, ERP systém automaticky vygeneruje úkol na kalkulanta, aby v ERP zkalkuloval plánované náklady atd.

Takové funkcionalitě se říká Business Process Management. Podle událostí aktivně upozorňuje uživatele na nutnost akce, vizualizuje plnění úkolů v rámci procesu a měří trvání jednotlivých procesů. Případná optimalizace spočívá v překreslení schémata s procesy a v úpravě pravidel.

ERP systém obsahující BPM diriguje uživatele, měří, nabádá k optimalizaci, pomáhá implementovat změny. Zkrátka, na obzoru je další konkurenční výhoda pro podniky, které si správně zvolí cestu a nástroje.

Vladimír Bartoš Autor článku je ředitelem pro strategii ve společnosti Minerva ČR.