1. Transformační mindset

Implementace ERP má firmě pomoci dělat věci lépe a efektivněji. V prvním kroku je tedy potřeba být změně otevřený. Bez správného nastavení mysli nebude 100% ani implementace toho nejsofistikovanějšího systému. K zavedení nového IS je nutné přistupovat jako k příležitosti revidovat stávající procesy, naslouchat zaměstnancům napříč všemi odděleními i doporučením implementátora, inspirovat se zkušenostmi jiných firem v oboru a hledat cesty k co největšímu souladu. Je důležité, aby se tento mindset přenesl z úrovně vedení do mysli všech zaměstnanců. 

2. Interní komunikace a motivace zaměstnanců

Nepřichází-li impulzy ke změně přímo od zaměstnanců, je o to důležitější je motivovat a otevřeně s nimi komunikovat. Když budou mít jasno v tom, proč je změna potřebná a co se od nich v rámci celého procesu očekává, je mnohem pravděpodobnější, že bude implementace úspěšná i časově méně náročná.
Připravte své zaměstnance na to, že se pozitivní přínosy implementace nedostaví hned po nasazení nového systému. Zpočátku je to spíše naopak – může převládat pocit, že je práce ještě více. Je potřeba si navyknout na nové procesy, prostředí nového systému a zautomatizovat si pracovní úkony. Ale nejen to. I samotné nasazování systému provází porodní bolesti. Často proto uslyšíte, že postaru to bylo lepší. Pokud ale zaměstnanci pochopí, že tato fáze je jen dočasná a je přirozenou součástí projektu, budou ochotnější spolupracovat. Úspěch každého ERP systému závisí na tom, jak ho lidé budou využívat.
Nepodléhejte skeptickému pohledu na přicházející změny a neustále své podřízené ujišťujte, že v konečném důsledku jim nový systém práci usnadní a čas ušetří.

3. Identifikace klíčových potřeb

Čím lépe se vám podaří nadefinovat potřeby vaší organizace, tím větší je šance, že budete s výsledkem spokojeni. Seznam požadavků by měl reflektovat reálné potřeby napříč celou organizací. Rozklíčujte, co vás momentálně nejvíce trápí, ale zamyslete se i nad budoucností v horizontu 5 až 10 let. Pokud vám to finanční mantinely umožní, je lepší systém naddimenzovat a mít jej připraven na růst a rozvoj.
Stejně důležité je sladit očekávání s rozpočtovými limity. Těžko můžete očekávat, že v rámci nízkonákladového rozpočtu získáte pokročilé funkce, které běžně najdete u výrazně dražších řešení. Hledejte co nejlepší průnik mezi aktuálními i budoucími potřebami a finančními možnostmi. 

4. Projektový manažer

Úspěšná implementace se neobejde bez zkušeného projektového manažera, který celý proces řídí a je hlavní spojkou mezi všemi zúčastněnými. Jeho hlavní devízou je komunikace. Musí ale umět také kriticky myslet, být proaktivní, organizačně zdatný a zvládat stresové situace. Dejte si na jeho výběru pořádně záležet. Bez dostatečné podpory vedení se ale ani ten nejlepší projektový manažer neobejde. 

5. Reálný time management

Neméně důležité je přemýšlet nad časovým rámcem projektu. Zásadní chybou je, když je konec projektu nastaven nereálně nebo nezohledňuje dobu, kterou jednotlivé etapy vyžadují. Když pak celou implementaci napasujete do špatně vymezeného časového rámce, nemůžete očekávat dobrý výsledek. Pokud se projekt stihne, vždy to bude na úkor kvality. Následné odstraňování nedostatků vám pak zabere času mnohonásobně více.
Dostatek času věnujte zejména přípravné fázi. Čím lépe zvládnete první tři kroky, tím snadnější a úspěšnější samotná implementace bude. Stanovujte si reálné cíle a počítejte s tím, že v reálném provozu strávíte implementací zhruba dvojnásobek času než samotný implementátor. Zkušený dodavatel by měl už během výběrového řízení vyhodnotit, zda je projekt ve vámi určeném čase realizovatelný, nebo ne. 

6. Výběrové řízení

Výběr ERP systému
Nabídka ERP systémů je široká – od těch univerzálních až po oborové, které odráží specifické požadavky daného odvětví. I každý systém má svá specifika, v zásadě mezi nimi ale moc velké rozdíly nenajdeme. Žádný z nich není dokonalý, stejně jako žádný z nich nemůžeme označit za úplně špatný. Je tedy potřeba hledat mezi nimi takový, který pokryje vaše potřeby a přizpůsobí se všem procesům. To samozřejmě sami nepoznáte. Více než na samotný software je tedy potřeba se zaměřit na jeho dodavatele.

Výběr dodavatele
Implementace nového ERP je běh na delší trať, proto při výběru dodavatele pamatujte zejména na to, že spolu budete trávit hodně času. Vzájemné sympatie by tak měly být prvním kritériem výběru. Více než dokonalý ERP systém potřebujete najít spolehlivého partnera, který vám poskytne kvalifikovanou podporu a servis nejen během celého procesu, ale zejména po něm. Stane se vaším klíčovým spolupracovníkem na cestě k transformaci, je tedy důležité, abyste mu byli schopni důvěřovat. V neposlední řadě je potřeba si ověřit, zda má dodavatel dostatečné kapacity na pokrytí procesu implementace od A po Z. Poté se zaměřte na technické řešení, které nabízí. Už při výběrovém řízení nechejte potenciální dodavatele odprezentovat návrh řešení těch problémů, které vás nejvíce pálí. 

Cena
Cena je důležitým faktorem, ale neměla by být tím hlavním kritériem pro finální rozhodnutí. Pozor si dejte hlavně na slevy licencí. Licence tvoří jen zlomek celkové ceny. Mnohem více záleží na podpoře při implementaci. Zajímejte se tedy zejména o to, jakým způsobem bude práce vykazována a jak je definovaná cena podpory. Informujte se, zda základní cena licence zahrnuje všechny funkcionality, které požadujete, nebo zda kvůli nim budete muset dokoupit speciální modul. 

7. Referenční návštěvy

Pokud už máte svého favorita, ověřte si jeho kvality prostřednictvím reálných zkušeností jiných firem. K tomu jsou ideální tzv. referenční návštěvy, díky kterým zjistíte, jak se dodavatel v praxi osvědčil, jak rychle reaguje na podněty a zda i samotný systém splňuje definované požadavky. Je nutné počítat s tím, že při každé implementaci nastanou problémy. Proto se zajímejte hlavně o to, jak moc je dodavatel ochotný je řešit. Zkuste si reference vyhledat i samostatně.

8. Předimplementační analýza

Před ukončením výběrového řízení doporučujeme provést analýzu proveditelnosti, která vám pomůže včas identifikovat, zda je navrhované řešení kompatibilní s vašimi potřebami i procesy a zda je realizovatelné ve stanoveném čase a rozpočtu. Odhalí i možná rizika a preventivní opatření vedoucí k jejich eliminaci. Prostřednictvím analýzy máte možnost si s vybraným dodavatelem očekávaný výsledek namodelovat a samotný proces implementace tak zahájit s jasnou vizí a s vědomím, že vaše volba je správná. Kvalitní analýza vám ušetří peníze i čas, které byste jinak vynaložili při nápravě nebo řešení problémů při i po realizaci projektu. 

9. IT audit

Digitalizace procesů s sebou přináší větší závislost na datech než dříve. Při auditu IT je tedy potřeba se zaměřit na to, jak dlouho může vaše organizace fungovat bez dat. Cílem je zjistit, jestli je vaše stávající infrastruktura na digitalizaci připravena. Ideální je, když vaše IT i ERP spravuje jeden subjekt. V budoucnu se tak vyhnete situacím, kdy si vaše požadavky budou různí dodavatelé přehazovat jako horký brambor.

10. Zaškolení zaměstnanců

Nepodceňujte ani technickou přípravu zaměstnanců před spuštěním reálného provozu. Ne všichni zaměstnanci musí být digitálně zdatní, někdo možná bude potřebovat naučit i úplné základy. Teprve pak budou schopni pochopit a zvyknout si na specifika vybraného systému. Přínosné je určit pro každou oblast klíčové osoby, které mohou jednotlivým uživatelům poradit, případně řešit podněty a dotazy s projektovým manažerem, potažmo se servisním partnerem.
Implementace ERP je komplexní proces, kde se nevyplatí ani jeden ze zmíněných kroků vynechat nebo podcenit. Pokud se tak stane, bude to spíše sázka do loterie. Vaše investované peníze i čas se vám nemusí vrátit. Jak už bylo řečeno, cílem nového IS je dělat věci lépe a efektivněji. Pokud i celá předimplementační a implementační fáze proběhne co nejlépe a efektivně, máte vyhráno.

Ing. Gabriela Chumchalová

Ing. Gabriela Chumchalová Autorka článku je IT Solutions Sales Director ve společnosti ANAFRA