Na trhu dnes existují, obecně řečeno, dva druhy podnikových systémů – ekonomický (účetní) a ERP (řídící). Tyto dva typy se liší především rozsahem toho, které činnosti firmě dokážou pokrýt, a tedy také tím, pro jakou cílovou skupinu jsou určeny. Ekonomický systém plní základní povinnosti vztahující se k účetnictví a související legislativě a evidenci. ERP pomáhá firmu řídit, respektive řídit příslušné firemní procesy a vhodným způsobem reportovat. Záměrně zde zjednodušuji a v praxi není rozdělení podnikových informačních systémů tak černobílé, ale pro názornost je rozdělení na evidenční a řídící systém vhodné.

Systém pro start z bodu nula

To, pro kterou konkrétní firmu se hodí který typ systému, není primárně dáno její velikostí, ale především složitostí její struktury a činnosti. Velmi často se stává, že malá firma je procesně natolik složitá, že by jí ekonomický systém nestačil. Jenže pro malou firmu je běžný typ plnohodnotného ERP systému příliš drahý, protože zpravidla nedisponuje takovými financemi jako firma velká.

I takovým firmám se snaží výrobci ERP systémů vyjít vstříc, a na trhu se proto začaly objevovat speciální typy ERP, označované jako „startovací“, které se právě pro malou, ale procesně, evidenčně či na reportingové výstupy méně náročnou firmu velmi dobře hodí. Na rozdíl od „velkých“ ERP může takový startovací systém využívat firma, u které s ním bude pracovat jen jeden nebo několik málo uživatelů. Současně základní verze takového systému má pouze omezený počet agend, ale není omezena po stránce funkčnosti. Důležité však je, že na rozdíl od situace, kdy využíváte účetní systém a později se ukáže potřeba některého specializovaného modulu, v případě tohoto „malého“ ERP není problém příslušné moduly bez problémů (a hlavně bez ztráty dat) pořídit. A to včetně libovolného rozšiřování o další uživatele. Tento produkt tedy není vhodný pouze pro malé firmy, které však mají pokročilé požadavky na podnikový informační systém, ale také pro firmy, které tyto požadavky aktuálně nemají, ale u kterých lze předpokládat růst (a tedy, že je dříve či později mít budou). Jejich zájmem je, aby na začátku nemusely vydat příliš mnoho peněz, ale později, až peníze nebudou takový problém, mohly rychle a jednoduše pořídit vše, co budou v souvislosti s růstem potřebovat. 

Startovací verze ERP by měla zvládat veškerou obvyklou základní funkčnost, jako je účetnictví, fakturace, obchod, majetek, mzdy, apod. Přidání dalších modulů, jako například výroba, CRM, BI, či workflow, je možné bez problémů a hlavně rychle, kdykoli vedení firmy pocítí potřebu s nimi pracovat. A aby byl tento systém opravdu užitečným pomocníkem, musí být skutečně otevřený. To znamená uživatelsky upravitelný dle individuálních potřeb zákazníka. A to nejen na úrovni vzhledu formulářů či editačních oken, ale včetně aplikované terminologie, vlastní funkčnosti či propojení na jiné SW. Tuto skutečnost zmiňujeme proto, že ne všechny systémy, jejichž dodavatelé otevřenost deklarují, opravdu otevřené jsou. A zákazník, než systém pořídí, by se o tom měl určitě přesvědčit.

A pokud by firma v dalších letech vyrostla natolik, že už by ani startovací systém nepokrýval její potřeby, lze velmi rychle, bez problémů a se všemi daty přejít na plnou verzi téhož systému. Tuto možnost je třeba dobře zvážit, například podle předpokládaného počtu uživatelů nebo předpokládané potřeby dalších modulů. Ačkoli platí, že startovací systém může téměř neomezeně růst a rozšiřovat se, v určité situaci se vyplatí rozšířit stávající startovací systém, v jiné pak přejít na plný ERP. S tím, ve které konkrétní situaci zvolit kterou z těchto možností, by měli svým zákazníkům umět dobře poradit lidé z firmy, od níž mají svůj současný systém.

Host(ing) do domu…

Startovací systém můžeme samozřejmě pořídit klasickou formou „on premise“, kdy si k němu koupíme licence, nainstalujeme nebo necháme nainstalovat na vlastní servery a užíváme, spravujeme, udržujeme... Nicméně dnes již existuje ještě další možnost – ERP v cloudu využívané formou hostingu. Zákazník tak může získat ERP systém s potřebnou funkčností, přičemž zaplatí pouze náklady na implementaci a následně pak už platí jen měsíční pronájem, v němž má zahrnutou průběžnou aktualizaci legislativy, hotline a další služby. Jestliže jsme totiž menší firma, ale předpokládáme růst, je velmi vhodné zamyslet se nad tím, zda vyšší částky investované do vlastního serveru a dalšího vybavení jsou skutečně vhodným řešením, nebo je lepší hledat ideální cestu právě v cloudu. Poměrně vysoká částka, kterou je třeba zaplatit najednou – nebo měsíční částka za pronájem, s tím, že není třeba řešit údržbu.

Když růst neplánujeme

Pokud je však firma v situaci, že nyní sice vyrostla, během tří nebo čtyř let již další růst nepředpokládá, nicméně její současný ekonomický software jí už nestačí, má další možnost. Tou je sofistikovanější ekonomický systém, než ten, který užívala dosud. Některé současné ekonomické softwary totiž již ve svém základu mají některé vlastnosti vyšších systémů. Takový „lepší“ ekonomický systém pokrývá mimo jiné oblasti, jako jsou velkoobchod a maloobchod, disponuje nadstandardně propracovaným ceníkem, ve kterém lze nastavit slevy pro různé skupiny zákazníků, termínované akce a podobně. Má i mnoho dalších uživatelsky nastavitelných vlastností, které se vyskytují i ve vyšších ERP systémech, ale u nich se implementují a „přiohýbají“ na základě požadavku konkrétního uživatele, což je ekonomicky náročnější.

Takový ekonomický systém často umožňuje také provázání s e-shopy, přičemž tyto systémy mají pevně dané nastavení výstupu a vstupu v XLM formátu, které si uživatel sám přizpůsobí podle svých potřeb a následně řeší provázání mezi systémem a konkrétním e-shopem.

Když ještě nevíme

Oříškem je situace, kdy firma zatím netuší, zda ji v budoucnu růst čeká, nebo ne. V takovém případě je třeba si uvědomit, jestli je procesně jednoduchá, nebo spíše složitá. Pokud jde o jednoduchou firmu, pak jí bezesporu – nejspíše i do budoucna – postačí běžný (ovšem jistěže kvalitní) ekonomický software.

Pokud je složitější anebo má ambice svoji činnost rozšiřovat, dá se předpokládat, že bude později potřebovat specializované moduly či funkčnosti, jako jsou controlling, reporting a podobné. Pak je možností pořídit na počátku účetní systém a poté, kdy jej firma „přeroste“, pořídit si plnohodnotné ERP. Tento přechod je však v řadě případů velmi „bolestná“ záležitost jak z pohledu převodu dat, rozdílu produktů v ovládání a funkčnosti, apod. Právě pro tyto případy je „startovací“ ERP vnímán jako nejvhodnější varianta, která nebrání, ale naopak podporuje uživatele v budoucím růstu. Tedy pokud v takovém případě nevím, volme raději „startovací“ ERP než ekonomický software.

Zamysleme se nad budoucností firmy

Při volbě ekonomického či ERP systému jsou důležité především dvě věci: kdo jsem a jak vidím svoji budoucnost. Pokud jsem živnostník, například malíř pokojů či automechanik, pak je pro mě důležité, abych měl každý den nasmlouvaného klienta a moje účetnictví bylo v pořádku. V takovém případě určitě není na místě uvažovat o ERP, byť ve startovací verzi.

Pokud však mám firmu, zatím malou, ale s vizí do budoucna, pak je ERP nezbytné anebo brzy bude. Pokud si pořídím jeho startovací verzi (ať „on premise“ nebo v cloudu), mohu ji rozšiřovat nebo v případě potřeby přejít na plný systém. Pokud půjdu cestou pořízení ekonomického systému, pak mohu v budoucnu očekávat zvýšená vydání i komplikace.

Například sklady: pokud jsem majitelem malé obchodní firmičky, mám své zboží třeba v garáži. Ale co když vyrostu a místo garáže budu mít tři velké sklady? Pak se už určitě neobejdu bez podpory logistiky skladů, umístění, robustní cenotvorby, apod.

A co personalistika? Pokud je naše firma třeba tříčlenná, pak si jistě vystačíme s Excelem. Ale při 35 lidech už velmi oceníme sofistikované řešení hlídání zdravotních prohlídek či školení řidičů, evidenci a správu uchazečů o zaměstnání, obsazenost a požadavky na jednotlivé pracovní pozice, apod.

A proto závěr zní: zamysleme se nad budoucností své firmy a teprve potom nad tím, kolik co stojí.

Ing. Lukáš Ontl Autor článku je produktovým manažerem systémů HELIOS ve společnosti Asseco Solutions, a. s.