Ačkoliv nemáme k dispozici statistický průzkum, podle našich zkušeností s centrálními i samosprávnými úřady neodpovídá mediální obraz realitě. Mnoha orgánům veřejné moci na všech úrovních – od České národní banky přes telekomunikační úřad až po některé magistráty – se daří využívat nových příležitostí. Postupuje se ovšem rozdílným tempem. Najdete i mnoho úřadů, kde na některých odborech dokázali omezit papírování, zatímco v jiných odborech se tiskne stejně papírů a dělá stejně mechanické práce jako dříve.
Příčiny toho, proč se někde podařilo provést změny a jinde ne, jsou ve dvou oblastech:

• vybavenost informačními technologiemi (nejde jen o to, jaké má organizace systémy, ale zejména o to, jak snadná nebo komplikovaná je práce s nimi),
• procesy a návyky uživatelů.

Na základě toho bychom mohli úřady rozdělit do čtyř kvadrantů. Někde nejsou připraveni technologicky a prostě jim nezbývá, než všechno dělat stejně jako před lety. Někde dokázali zavést nové IT nástroje, ale neprovedli nutné změny procesů a předpisů. A pak jsou ti, kdo se dokázali přizpůsobit procesně i technologicky. Čtvrtý kvadrant (správné procesy, chybějící technologie) uvádíme spíše jako teoretickou možnost.

Kdo neumí elektronicky podepisovat, neušetří

Jaké vybavení informačními technologiemi máme na mysli? V první řadě jde o stahování a třídění pošty z datové schránky. To je něco, co může být pokryto spisovou službou, jiným systémem nebo třeba manuálně. V každém případě se rozsah funkcí liší – od „plnohodnotných“ řešení, kde jsou zprávy automaticky vyhodnocovány, tříděny podle obsahu, archivovány a posílány odpovědným úředníkům přes poměrně primitivní prosté přidělování jednacích čísel až po manuální stahování, ukládání na disk a posílání e-mailem po úřadu. Pochopitelně, čím primitivnější je zpracování pošty, tím větší je tendence tisknout a řešit oběhem papíru.
Dále jde o integraci řešení pro obsluhu datové schránky a agendových systémů. Až teprve ve chvíli, kdy je zpráva automaticky přenesena do agendového systému a v něm je otevřen případ, pocítí uživatelé reálné snížení pracnosti. To úzce souvisí s tím, co vlastně úřady do datové schránky dostávají. Jestli to jsou „mrtvé“ formáty typu PDF, ze kterých se musí přepisovat, nebo zda do úřadu přicházejí data.
Pak je tu otázka elektronizace interních procesů. Pokud je proces pokryt oběhem listin a spisová služba jen registruje jejich pohyb nebo pokud je nastavení elektronického oběhu dokumentu příliš těžkopádné, dá se pochopit, že uživatelé raději dokument vytisknou.
Dalším problematickým okruhem je elektronické podepisování dokumentů, včetně možnosti připojit několik podpisů k témuž dokumentu. Pokud tato možnost chybí nebo je uživatelsky komplikovaná, zaměstnanci mají opět tendenci upřednostnit papír.

Zdánlivá jistota papíru

I v případě, že se podaří všechny zmíněné IT záležitosti pokrýt, mohou být brzdou nezměněné procesy a předpisy, a pochopitelně i celková mentalita. Někteří lidé jsou na papír prostě zvyklí. Pocit, že jej mají v šanonu a mohou po něm kdykoliv sáhnout, jim dává více jistoty. To samo o sobě ještě nemusí představovat fatální problém. Přechod na elektronický proces může znamenat zefektivnění i tehdy, jestliže někteří uživatelé některé stránky spisu tisknou a čmárají si do nich poznámky. Pokud ovšem zůstává papírová definice procesu, může to znehodnotit investici do technologií. Na řadě míst vede k takovému znehodnocení i skutečnost, že zůstávají v platnosti předpisy požadující, aby určité podání bylo prováděno prostřednictvím určitého papírového formuláře. I zde se poměry mění, ale často ne dost rychle.
To vše pak může vést k tomu, že příchozí datové zprávy se tisknou a dále zpracovávají papírově. Někdy je elektronický originál archivován, jindy je využit institut konverze z moci úřední, který úřadu umožňuje převést elektronický originál do listiny se zachováním právního účinku (možná je i konverze opačným směrem). Úřad pro tuto konverzi využije bezplatné služby CzechPoint@office. Je tak vytvořen papír a ten dále obíhá.
Při elektronickém oběhu dokumentu je zase možné narazit na problém skartace. V některých úřadech totiž rozumí skartačním ustanovením zákona o archivnictví (499/2004Sb. a novely) tak, že je možné skartovat pouze listinu. Takže místo prostého vymazání elektronického souboru a pořízení záznamu, kdo jej smazal, kdy a z jakého důvodu, je elektronický dokument vytištěn a teprve poté skartován. Samozřejmě, že konkrétní úředník si zpravidla uvědomuje, že to je zbytečné plýtvání časem i materiálem. Ale není si jist, co by vyžadovala případná kontrola.

Nejhorší je elektronizovat napůl

Také vytváření dokumentu pro odeslání datovou schránkou může vypadat různě. Třeba v Českém telekomunikačním úřadu jsou klíčové agendy řešeny v informačních systémech. Proces je zakončen vydáním rozhodnutí, kdy se netiskne a nerazítkuje žádný papír. Úředník prostě kliknutím vytvoří elektronický dokument ve formátu PDF, připojí k němu elektronický podpis a odešle jej datovou schránkou. To ovšem předpokládá, že uživatelé mají k dispozici snadno ovladatelný nástroj pro elektronické podepisování, případně vícenásobné podepisování (připojení podpisu k dokumentu, který již předtím podepsal někdo jiný) a že s elektronickou verzí dokumentu počítají procesy a směrnice. Jinak jim nezbývá než dokument vytvořený v počítači vytisknout, ručně podepsat a provést konverzi z listinné do elektronické podoby. I zde obvykle platí, že nedůsledně elektronizovaný proces je nejméně efektivní.
Zkrátka těm, kdo si dali práci se změnou procesů a úpravou IT, přinesla datová schránka i nárůst vnitřní efektivity. Ti, kdo změny zatím odkládají, prodělávají. Prodělávají také ti, kdo v minulosti nasadili příliš složité systémy, jejichž přizpůsobení je náročné a trvá dlouho.

Pavel Nemrava, Antonín Drahovzal
Autoři pracují ve společnosti Software602. Pavel Nemrava je členem představenstva, Antonín Drahovzal ředitelem divize Projekty pro významné zákazníky.