Jako předběžná opatření v rámci koronavirové krize stále více společností, firem ale i vlád jednotlivých zemí doporučují, či přímo nakazují, práci z domova. IT týmy jsou nyní postaveny před úkol provést tento přechod a zajistit datové systémy, mobilní výpočetní zařízení a aplikace v nových podmínkách. Je před nimi výzva postarat se o to, aby se zaměstnanci a spolupracovníci cítili bezpečně propojeni a byli plně produktivní i při práci z domova. Dali jsme dohromady několik tipů od našich vlastních IT týmů, které vám mohou pomoci při těchto změnách a zajistí úspěšnější pracovní proces.

1) Neotálejte. Začněte ještě dnes (doslova ihned)

Většina společností a firem již část své pracovní síly přesunula do jejich domácího prostředí. Pokud je to ale jen malá část, buďte připravení na zcela odlišný scénář v případě, kdy to budou stovky nebo tisíce lidí, kdo budou současně vyžadovat připojení na dálku do virtuálních systémů. Pokud vaše firma ještě nezavedla práci z domu, nebo jen částečně, využijte tento čas na přípravu na potencionální situaci, kdy bude většina zaměstnanců potřebovat přístup k aplikacím a datům ze vzdálených míst. Pokud budete o krok napřed před vaší datovou infrastrukturou a budete mít předem k dispozici pokyny a dokumentaci, pomůžete tím v těchto kritických časech k bezproblémovému přechodu na nový způsob spolupráce ve firmě.

2) Testujte až do první poruchy

Otestujte své systémy, abyste zajistili jejich výkon, spolehlivost a škálovatelnost. Otestuje aplikace a hardwarovou infrastrukturu na maximum zátěže. Ověřte si, jaký počet připojení zvládne vaše VPN. A pošlete IT tým, ať zkusí práci z domova. Zjistěte, kde by mohly být mezery a slabé body při vzdálené práci. Je mnohem lepší zjistit, co se rozbije v průběhu testování než v době, kdy již na systém budou zaměstnanci plně spoléhat. Zjistěte tedy předem, kde jsou slabá místa, a ihned je opravte.

3) Prosaďte mezi množstvím nástrojů pro komunikaci a zabezpečení tu správnou

Existuje bezpočet aplikací pro virtuální schůzky, pracovní porady, sdílení dokumentů, pro vytváření projektů a další nástroje řízení a je pravděpodobné, že lidé ve vaší firmě dnes používají více než jeden (ať už autorizovaný nebo ne). Právě nyní je čas prosadit oficiální nástroje a aplikace, které by zaměstnanci měli používat. Ujistěte se o počtu licencí a dejte dohromady pokyny (dostupné a sdílené), jak zvolené aplikace nainstalovat a používat.

4) Připravte se na nonstop monitorování a podporu 24/7

S každou novou situací budete muset pečlivě monitorovat infrastrukturu a být schopni reagovat v reálném čase na výpadky. Buďte připraveni poskytovat IT podporu ve větší šíři a v různých částech dne.

5) Zaveďte politiku používání notebooků, periferií a přístupu ke službám

Budete muset zavést pokyny a nařízení, jak může vaše společnost podpořit zaměstnance při práci z domova nástroji, jako je připojení k internetu a technické vybavení. Měli byste získat odpovědi na následující otázky:
Kolik zaměstnanců bude potřebovat pro práci z domu notebook? Kolik notebooků můžete zajistit?
Bude firma platit za internetové připojení a telefonní hovory?
Co v případě, že někdo internetové připojení nemá nebo je nedostatečné?
Jaký je přístup a pokyny při objednávání periferií, jako jsou klávesnice, monitory, headsety atd?

6) Vytvořte praktickou dokumentaci (a dostupnou)

Čím více budete moci podpořit vzdálenou pracovní sílu, aby mohla využívat ty správné nástroje, tím více ovlivníte produktivitu firmy, ale také pozitivní náladu ve firmě. Připravte správnou dokumentaci a podklady pro to, aby každý mohl pracovat lépe – jak zaměstnanci pracující nyní z domova, tak váš vlastní IT tým. Ujistěte se, že jste vytvořili jednoznačné místo, kde mohou zaměstnanci nacházet instrukce a návody, jak instalovat zvolené aplikace a nástroje a kde tyto aplikace nalézt. Věnujte také chvíli tomu, že se ujistíte, zda jsou všechny vaše dokumenty, soubory a přístupy k účtům všech systémů dostupné pro všechny hlavní členy vašeho IT týmu.

7) Automatizujte. Opakujte

Nyní je také vhodná doba zjistit, co dalšího může být ve vašich pracovních postupech zautomatizováno. Zejména otázky směřující na technickou podporu. Setkáte se s mnoha podobnými otázkami a nástroje, jako jsou chatboty s umělou inteligencí, pomohou zmírnit tlak na váš IT tým. Cokoli, co lze zautomatizovat, uvolní ruce vašemu týmu, který se může věnovat složitějším úkolům.

8) Společně můžeme vytvořit lepší Home Office

Tipy a rady, jak vytvořit pracovní kout, uspořádat pracovní plochu, jak spolupracovat s rodinou ve sdílených prostorách, či plán přestávek a odstávek – i s tím možná budete muset pomáhat spolupracovníkům proto, aby dosáhli maximální produktivity při bezpečném připojení ze svého domova. Využívejte celou řadu prostředků komunikace – návody, výměnu zkušeností, sdílené pracovní schůzky – a pomáhejte najít způsoby, jak být efektivnější a jak být ještě lépe připojen do virtuálního prostředí. Můžete nabízet virtuální služby pro o trochu více osobní komunikaci typu helpdesk, můžete vytvořit prostor pro neformální mimopracovní diskusi. Buďte kreativní.

Technologie nyní hrají klíčovou roli. Je nutné pomoci lidem zůstat ve vzájemném kontaktu v době, kdy máme dodržovat sociální izolaci. Tyto neočekávané změny představují výzvu jak pro IT infrastrukturu, tak pro morálku zaměstnanců. Lépe pracující IT týmy mohou výrazně přispět k úspěšné změně v komunikaci. Čím více budou IT týmy pomáhat, tím větší podporu budou zaměstnanci cítit a udrží si pozitivní odhodlání. Zůstávejte zdraví, co nejvíce komunikujte a nezapomeňte… zálohovat!