Pracovník v terénu má ve svém přenosném zařízení s bezdotykovou obrazovkou k dispozici inteligentní formulář, do kterého zadává data o svých zjištěních nebo jednáních. Formulář jej provádí vyplněním, automaticky doplňuje některá pole a provádí logickou kontrolu. Zadané údaje jsou přenášeny do centrální databáze buď okamžitě nebo dávkově – tedy po obnovení připojení k internetu. Data přitom proudí oboustranně – to znamená, že pokud například lékař zadá jméno pacienta, jsou do některých kolonek formuláře automaticky doplněny údaje o výsledcích předchozích vyšetření, jež jsou v centrální databázi uloženy.

Využití tohoto společného řešení není v zásadě závislé na tom, jaké informační systémy organizace využívá. Použitý formát XML je totiž natolik univerzální, že může komunikovat prakticky s jakoukoliv aplikací či platformou.