Konica Minolta, která je v České republice lídrem v oblasti produkčního tisku i dodávek multifunkčních zařízení, si je dobře vědoma potenciálu těsnější integrace procesu zpracování dokumentů s dalšími podnikovými aplikacemi. Přichází proto s řešením na bázi cloudového CRM systému Microsoft Dynamics CRM, který je možné propojit s již existujícím portfoliem tiskových i dokumentových řešení Konica Minolta.

Pavel Čurda
Konica Minolta

„CRM systém rozšířený o naše řešení umožňuje zákazníkům shromáždit veškerá data obsažená například i ve firemních dokumentech a využít je k dosažení vyšších zisků a lepších obchodních vztahů. Rozšiřujeme tím dosavadní služby Konica Minolta od tisku přes správu dokumentů a řízení procesů až po nové oblasti využití firemních informací,“ řekl Pavel Čurda, generální ředitel Konica Minolta Business Solutions Czech.

Schopnost propojení CRM systému s multifunkčními tiskovými přístroji Konica Minolta umožňuje například automaticky přiřadit naskenované papírové faktury ke smlouvám uloženým v systému, či dosáhnout významných časových úspor při přepisování údajů do elektronické podoby.

Konica Minolta Bizhub C454

Jak může integrované řešení fungovat v praxi, nám popsal Vladimír Horák, manažer divize Podnikové systémy a aplikace ve společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech: „Zjednodušeně se dá integrované řešení využít například následujícím způsobem: Uživatel si po přihlášení na multifunkci vybere, jaký typ dokumentu chce zpracovávat (faktura, smlouva, objednávka…), a díky tomu se následně tento dokument uloží na centrální úložiště i s vytěženou informací, o jakého zákazníka (popř. dodavatele, smlouvu atd.) se jedná. Sám systém si tyto informace převezme a zajistí, že tyto dokumenty jsou provázány s konkrétním zákazníkem, smlouvou, projektem atd. Díky tomu má uživatel tento jeden dokument k dispozici na kartě zákazníka, na kartě smlouvy atp. Výhoda spočívá v tom, že se silným nástrojem pro podporu obchodu, marketingu a servisu získá firma navíc výhody přehledného systému pro práci s dokumenty. Nemusí tedy navrhovat strukturu, jak bude ukládat a archivovat tyto dokumenty. Stejně tak získává jistotu, že všichni zaměstnanci budou pracovat stejně a systém sám bude uživatele nutit požadované dokumenty do systému ukládat. Výsledek je zřejmý – jednotné fungování, jasná pravidla a časová úspora bez navýšení administrativy a aktuální dokumenty vždy k dispozici i na telefonu."

Navíc má firma možnost výběru, jak moc chce uvedené řešení a procesy automatizovat. Např. u plné automatizace uživatel pouze dokument oskenuje (není nutný ani výběr dokumentu), o zbytek se postarají systémy. Nebo z druhé strany, dá se udělat řešení, kdy přímo na displeji multifunkce si uživatel vybere konkrétního zákazníka, smlouvu atd. V obou případech ale uživatel nemusí kvůli zpracování dokumentů ani zapínat PC. Systém je samozřejmě otevřen i pro zpracování el. dokumentů, které lze vytěžovat např. z mailového serveru, ftp serveru atp.

CRM systém lze nainstalovat na server zákazníka či využívat plnohodnotnou variantu přímo v cloudu. Systém je tak k dispozici i malým a středním společnostem, které nedisponují vlastní IT infrastrukturou, nebo si nemohou dovolit investice do jejího pořízení. Ke každé variantě poskytuje Konica Minolta služby zajištění provozu a servisu celého řešení. V současné době se oblasti CRM systémů Konica Minolta v České republice věnuje již 30 specialistů. V budoucnu se plánuje využít také brněnské vývojové centrum Konica Minolta a rozšiřovat CRM systém o nové technologie jako např. internet věcí.