Zaměstnanci se v práci spoléhají na nejrůznější technická zařízení, včetně chytrých telefonů, tabletů, notebooků a stolních počítačů, včetně online videokonferencí. Pokud se však používané řešení dobře neintegruje, mohou přicházet problémy. Uživatelé očekávají, že videokonference na zařízení bude fungovat jako všechny ostatní aplikace, na které jsou zvyklí.

„Je třeba zajistit kompatibilitu videokonference se stávajícími zařízeními a dalšími podporovanými aplikacemi, jako jsou kalendáře, přenos souborů a zasílání zpráv – pokud nejsou součástí samotného řešení. Zajištěním kompatibility videokonferenčního řešení se stávajícími zařízeními se vyhnete mnoha dalším problémům,“ říká Michal Černý ze společnosti Audiopro.

Mezi nejčastější technické problémy, se kterými se potýká drtivá většina uživatelů patří problémy s internetovým připojením. Ty mají za důsledek, že se obraz seká a zamrzá, přináší také komplikace s využíváním funkcí videokonference, jako je třeba sdílení obrazovky nebo přináší prodlevy mezi tím, co je řečeno a co je slyšet.

„Pokud se v práci zaměstnanci potýkají s technickými problémy jako jsou třeba výpadky či nedostatečné internetové připojení, při používání videokonferencí, má to za důsledek jejich sníženou pracovní produktivitu, často pak vznikají nedorozumění, přináší to bariéru ve využívání funkcí a přináší celkově negativní dojem z jednání,“ říká Tomáš Pavlíček z pracovního portálu Atmoskop.cz.

Mnoho zaměstnanců si u virtuálních konferencí stěžuje na zvýšenou únavu. „Dle průzkumu téměř třetina tvrdí, že jsou vyčerpaní, když schůzky vyžadují zapnutí kamer. Toto tvrzení podporují i další studie, které fenomén pojmenovávají jako Únavu ze Zoomu. Za problémy pak stojí nadměrný oční kontakt během virtuálních setkání, který je intenzivnější než osobní konverzace, což zvyšuje kognitivní zátěž,“ dodává Michal Černý.

Mezi další trable, které videokonference hojně zaměstnancům přinášejí, patří ztížená neverbální komunikace, ze které mohou plynout omezení vzájemného pochopení, časté rušení na obou stranách videokonference nebo jeho reálné riziko, což ubírá jednání potřebný klid.

„Zaměstnanci také uvádějí, že se jim mnohem hůře zapojuje do komunikace, než když je jednání či porada face to face. Přitom proaktivita všech členů týmu je nutná pro jeho dobré fungování. Na tom se shoduje většina vedoucích pracovníků,“ říká Tomáš Pavlíček.

Problémy souvisejí i s nedostatečným proškolením uživatelů. Když zaměstnanci nejsou dostatečně obeznámeni s nástroji pro videokonference, které používají, běžně se během online konferencí setkají s různými problémy. „Pokud chce mít organizace jistotu, že zaměstnanci budou dobře a produktivně videokonference používat, je třeba je ve všech funkcích nástroje dobře proškolit. Doporučuji věnovat dostatečný čas tomu, aby se seznámili se systémem ještě před jeho nasazením, aby se předešlo první negativní zkušenosti. Aby rozuměli všemu dříve, než jej začnou používat,“ říká Jan Dvořák z Počítačové školy GOPAS.