Deutsch

BMD Centrální evidence výkonů (CEV) nabízí firmám speciálně v oblasti služeb možnost evidence jejich výkonů, činností a artiklů v jednom pracovním kroku, a to na úrovni zákazníka nebo projektu. Navíc mohou být zaevidovaná data automaticky převedena, a to buď do modulu BMD Nákladové účetnictví (např. pro následnou kalkulaci) nebo BMD Fakturace (s cílem fakturace výkonů a prodaných artiklů).

Základní princip evidence výkonů

Základní princip spočívá v evidenci výkonových časů jednotlivých zaměstnanců. Evidence může být přiřazena denně, a to buď na zákazníky, nebo na projekty. Zadáním konkrétní činnosti se výkony přesně specifikují, tímto se otevírá hodně možností na různá vyhodnocení. Jak pro interní účely, tak i pro externí použití, mohou být tato vyhodnocení (např. dokladovatelná povinnost u dotačních programů) jednoduše individuálně přizpůsobena a samozřejmě následně vytištěna nebo dána k dispozici ve formě excelovské tabulky. Na příkladu IT servisní firmy, která u svého zákazníka Allingera s.r.o. nastaví server a nainstaluje systém, si ukážeme, jakým způsobem se uvede do praxe motto firmy BMD Business Software „single evidence – multi výsledky“. Na tomto vzorovém projektu 1 (výkon IT servisní firmy obsahuje: nastavení serveru a instalace systému) se budou fakturovat na zákazníka jak odpracované hodiny, tak i cestovní výdaje a různý drobný materiál. Navíc musí náš zaměstnanec pan Krug následně převzít do evidence výkonů své další činnosti za tento den (např. různé interní termíny, tzv. obchodní jednání, školení atd.), tak i čas strávený na další kancelářské práci (tj. např. telefonáty, vytváření dokumentace atd.). Pana Kruga podpoří při jeho činnosti software BMD mnohými automatickými funkcemi, například importem z dalších BMD modulů: telefonních protokolů z BMD CRM nebo časového zaúčtování z BMD Časová evidence.


Obr. 1: Centrální evidence výkonů s integrovanými informacemi (např. z časové evidence)

Převod zaevidovaných výkonů do nákladového účetnictví

Po zaevidování jednotlivých činností a artiklů uzavře pan Krug zaevidované dny, a to buď sám nebo prostřednictvím svého nadřízeného (šéfa projektů nebo oddělení), a tyto výkony se zaúčtují jako interní personální náklad v kalkulačních hodinových sazbách do nákladového účetnictví, a to i podle nositelů nákladů. Toto umožňuje optimální následnou kalkulaci po projektech. Následně se mohou provádět ve správě projektů (zvláštní modul) různé užitečné sestavy a okamžité analýzy, jako například kdo se účastní projektů, kdo je vedoucím projektu, jaké k projektu existují kontaktní aktivity, popřípadě jaké dokumenty a doklady jsou s tímto projektem spojeny. Různé projektové statistiky, přehledy nabídek a další sestavy rozšiřují možnosti celkové okamžité analýzy.

Převod zaevidovaných výkonů do fakturace

Po zaevidování výkonů mohou být zaevidované výkony nebo artikly označené specifikací „fakturovatelné“ převedeny do fakturace. V našem případě se vytváří pro fakturaci artikl „cestovní výdaje“, který se znázorňuje jako služba pro zákazníka Allinger s.r.o. (km × sazba za kilometr) ve fakturační předevidenci. Rovněž mohou být zaevidovaná další data importovaná přes programový bod „předevidování zakázky“. Jakmile budou data na zakázce kompletní, může se zakázka přeměnit na fakturu. Zohlednění specifických zúčtovacích cen podle jednotlivých zákazníků, ale i podle projektových cen, vytváří základ pro správnou a diferencovanou fakturaci. Zaúčtování této vydané faktury do finančního účetnictví dotahuje celý proces do konce.


Obr. 2: Náhled na fakturu s možností analýzy a eventuální editace

Výhody

BMD vám nabízí v modulu „BMD Centrální evidence výkonů“ nepřehlédnutelné výhody:

• úsporu času,
• snížení nákladů,
• automatizaci pracovních kroků,
• úplnou systémovou integraci do softwarového řešení BMD.

Tento modul můžete získat buď samostatně, nebo společně s dalšími moduly: BMD Finanční účetnictví, BMD Nákladové účetnictví, BMD ERP, BMD CRM.

Vzbudili jsme Váš zájem?