Hlavní strana -> Zprávy
Aktuality -> Hardware - 15. 3. 2018

GDPR ovlivní i tisk firemních dokumentů s osobními údaji

Nařízení GDPR pro nakládání s osobními údaji se dotkne i tisku dokumentů, které takové informace obsahují. Společnost OKI, specialista na profesionální kancelářský tisk, proto shrnuje nejdůležitější oblasti, na které by se firmy i úřady měly zaměřit. Mezi bezpečnostní slabiny při tisku patří například stav, kdy jsou osobní data přenášena přes síť v nešifrované podobě nebo jsou ukládána nešifrovaná na tiskových serverech a pevných discích tiskáren. Dalším potenciálním rizikem je, pokud jsou tato data uchovávána i po provedení tiskové úlohy a nejsou bezpečně odstraněna.



Typickým problémem, se kterým se lze běžně setkat, je situace, kdy dokumenty obsahující osobní údaje skončí v nesprávných rukou, protože zůstanou ležet bez dozoru na výstupním zásobníku tiskárny. Může tak snadno dojít k jejich ztrátě nebo neoprávněnému a nekontrolovanému přístupu k citlivým informacím.

Moderní řešení pro řízení tisku poskytují funkce, které zajistí dostatečné zabezpečení i plnění regulačních předpisů, a přitom nejsou náročná na implementaci ani cenově nákladná. Například OKI ke svým chytrým multifunkčním tiskárnám zdarma nabízí Sendys Explorer Lite pro správu dokumentů a Sendys Output Manager pro řízení firemního tisku.

Doporučení při tisku osobních údajů

Do interních firemních předpisů pro tisk a nakládání s tiskovými soubory je v souvislosti s GDPR vhodné zvážit doplnění následujících pravidel:

  • zabezpečený tisk a vyzvednutí výtisků výhradně po autentizaci přes PIN nebo čipovou kartu
  • bezpečné mazání HDD tiskárny a časově definované mazání tiskových souborů
  • šifrování přenosu tiskových dat mezi zařízením a tiskárnou
  • bezpečné ukládání skenovaných úloh a zabezpečení obsahu skenovaných souborů
  • bezpečné uchovávání vytištěných dokumentů s osobními údaji
  • bezpečné skartování či jiný způsob likvidace tištěných dokumentů s osobními údaji
  • zvážit nasazení malých chytrých multifunkčních tiskáren přímo do oddělení, kde se ve zvýšené míře pracuje s osobními údaji (např. mzdové, personální, marketingové, obchodní oddělení).

 
  

- PR -

Když Excel nestačí: Moderní evidence a plánování pracovní doby ve zdravotnictví

Plánování směn ve zdravotnických zařízeních je mnohem víc než administrativní rutina. Ovlivňuje provoz oddělení, dodržování zákonných pravidel, mzdové náklady i spokojenost zaměstnanců. Článek ukazuje limity tradičního plánování v tabulkách a přínosy centralizovaného systému propojeného s docházkou, personalistikou, mzdami a zaměstnaneckým portálem.

  

- PR -

Díky digitalizaci zvládneme více zakázek se stejným počtem servisních techniků,

říká Jana Dupalová, manažerka kvality společnosti ERILENS


Ing. Jana Dupalová je manažerkou kvality ve společnosti ERILENS, která se zabývá instalací a servisem stropních zvedacích systémů pro imobilní osoby. Dříve se v této firmě potýkali s extrémním množstvím administrativy v papírové podobě, která zdržovala servisní techniky a komplikovala plánování. Problémem byla i chybovost, nepřehlednost a složitý přístup k potřebným informacím. Proto firma hledala způsob, jak celý proces evidence zakázek zefektivnit. Optimální řešení našla v systému Digio, díky kterému nastoupila cestu od papírování k digitálnímu servisu.