Společnost NEXTUP s.r.o. pomohla společnosti ACTIVA zavést systém elektronické fakturace. Dodané řešení umožnilo snížit náklady na samotný proces fakturace v průměru o více než jeden milion korun ročně. Spolu s finančními úsporami se podařilo potvrdit úsilí společnosti ACTIVA být příkladem nejen konkurenci, ale i všem moderně uvažujícím a ekologicky zodpovědným společnostem.
ACTIVA spol. s r.o. je obchodní společnost zabývající se dodávkami kancelářských potřeb a občerstvení. Společnost má celostátní působnost a s obratem přes 1,1 mld. Kč ročně si ve svém oboru dlouhodobě udržuje dominantní postavení na trhu. V současné době pravidelně zásobuje již téměř 16 tisíc klientů a spravuje produktový katalog čítající více než 7 300 aktivních položek.
Celý obchodně-logistický model ACTIVY stojí na schopnosti velmi pružně reagovat na poptávku zákazníků a dodávat produkty v průběhu 24 hodin od jejich objednání. Vzhledem k vysoce konkurenčnímu prostředí, ve kterém se ACTIVA pohybuje, představuje vysoká míra flexibility skutečně existenční parametr. ACTIVA denně odbaví více než 2 500 objednávek. Každou objednávku je třeba zalistovat, logisticky zpracovat a také vyfakturovat. A právě fakturace představovala v minulosti nesmírnou zátěž z hlediska spotřeby lidských kapacit, materiálu a v neposlední řadě času, který byl potřeba na její vyřízení.

Cíle zavedení elektronické fakturace

• snížení interních nákladů na fakturační proces
• minimalizace spotřebu papíru
• zkrácení absolutní doby trvání fakturace
• zvýšení kvality služeb

Řešení

Společnost NEXTUP navrhla ucelený model cílového řešení znázorněný na následujícím schématu. V navrženém modelu jsou veškeré datové podklady pro faktury automaticky generovány firemním ERP systémem. Následně dochází k jejich automatickému spárování s připravenými šablonami ve formátu PDF.

Vznikne tak elektronická faktura, která obsahuje všechny relevantní fakturační údaje a je připravena v šabloně, která odpovídá očekáváním jejího adresáta. Doklad v této podobě má ovšem jeden podstatný nedostatek – nevyhovuje nárokům legislativy České republiky. Aby elektronická faktura mohla být uznána jako plnohodnotný daňový doklad, musí obsahovat elektronickou značku – digitální podpis.

Elektronická faktura opatřená digitálním podpisem je již plně průkazný a důvěryhodný dokument, který je možné použít jako platný daňový doklad. V okamžiku opatření elektronické faktury digitálním podpisem je zároveň provedena její automatická archivace.
Aby byl proces automatizace dokončen až do fáze předání, je následně elektronická faktura automaticky zaslána přímo na server adresáta bez zprostředkování dalším mailserverem. Tímto způsobem je možné detailně a přímo kontrolovat celý průběh odesílání a bezprostředně odhalovat a napravovat případné vzniklé chyby.

Přínosy systému elektronické fakturace

Dosažené přínosy zavedení systému elektronické fakturace lze rozdělit do dvou skupin:

Finanční přínosy

• úspora rutinní lidské práce
• úspora nákladů na papír
• úspora nákladů na tisk
• úspora nákladů na poštovné

Kvalitativní přínosy

• zvýšení úrovně ochrany životního prostředí
• zrychlení procesu fakturace
• okamžitá dohledatelnost dokladů
• zvýšení úrovně zabezpečení dokladů
• zamezení vzniku chyb